提高檔案管理工作科學化水平的路徑選擇

朱志濤　韓良杰

摘? 要：檔案承載著發展的歷史軌跡，是對發展過程的真實記錄，以其所載信息的原始性、真實性，技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值。貫徹落實新時代對檔案管理工作的要求，更好地使檔案資源得到科學合理的管理和利用，提升檔案管理科學化水平是當前工作的迫切需要。

關鍵詞：檔案管理;科學化;路徑選擇

正? 文：

新版《中華人民共和國檔案法》將于2021年1月1日起實施，這對加強檔案管理，規范檔案收集、整理工作，以及有效保護和利用檔案有著非常重要的規范作用。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作主要有兩項重要的作用：

其一，作為考察依據的作用。檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：重要文件存檔、手稿、印信，會議紀錄、紀要，重要事件的圖片、音像和相關文字材料，以及重要工程的立項、審批、建筑、圖紙等資料。

其二，作為參考的作用。檔案屬于最可靠的參考材料，具有原始性，都是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。因說，每個單位都應該依法依規做好檔案的科學收集、分類和整理歸檔工作。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作的思想認識還有欠缺

做好檔案管理工作，首先要有領導思想上的高度重視。但從調研的情況來看，存在問題有：一是沒有檔案管理機構，只將檔案管理納入到辦公室管理，因此造成檔案管理工作失去了應有的獨立性。二是沒有專業檔案管理人員，大多單位檔案管理人員都是兼職，缺少專業的檔案管理人員且流動性較大。三是沒有專用檔案室，只是在辦公室增加了幾個柜子，既不安全，也不規范，影響檔案日常的收集、整理和歸檔。四是沒有檔案管理經費預算，認為檔案工作可有可無，長期在經費保障上得不到重視，很難滿足新形勢下檔案管理工作的需要。

（二）檔案管理工作的機制創新還有不足

從目前來看，很多單位的檔案管理制度不夠健全完善。主要表現為：一是沒有檔案管理工作的相關制度規范，僅僅是按照上級的要求進行檔案信息的簡單采集、整理和分類歸檔，沒有從規范性的角度進行操作整理和全面加強管理。二是管理機制創新不夠，不能適應新形勢下檔案管理工作的要求，一味的以傳統思想和傳統觀念來對待和管理檔案。三是制度未能落到實處。雖然建立了相關制度，但由于分工不明確，制度如同虛設，使管理工作混亂。

（三）檔案管理的信息化設備還較落后

一是基礎設施過于落后，許多單位都存在檔案管理設備較為陳舊和落后，檔案庫房構建不完善的情況，做不到辦公、閱覽、庫房三分開。二是配套設備缺乏，有的單位檔案室除了幾組檔案柜外就沒有配備其他設備，檔案安全和利用存在很大隱患。三是信息化建設投入不足。原有的檔案管理方式和更新速度不能適應新形勢下檔案管理的信息化需求，從而導致檔案管理難以適應現代網絡化的發展。

（四）檔案管理人員的專業素質還有差距

表現在：一是專業知識欠缺。受編制的約束，多數檔案管理人員都是由兼職人員擔任，沒有受到過專業培訓，工作能力較差。二是工作責任心欠缺。主要是對檔案管理工作職責，以及檔案的記錄、整理和分類都未進行嚴格要求，導致部分工作人員在工作中不能認真負責地按照統一標準進行檔案管理。三是組織專業培訓不足。沒有形成對檔案管理工作人員進行專業培訓的長效機制，導致工作人員的綜合素質不能適應新形勢下檔案管理的需求。

三、提高檔案管理工作科學化水平的路徑選擇

（一）加強宣傳，提高對檔案管理工作重要性的認識

《檔案法》規定，堅持中國共產黨對檔案工作的領導，各級應當加強檔案工作。一是要增強檔案工作意識，要積極學習《檔案法》和相關法律法規，充分認識檔案管理工作的重要性。二是要按照國家規定設立相關檔案管理機構，建立檔案工作責任制，分管領導要親自問、親自抓，發現問題、解決問題。三是要依法健全檔案管理制度，使檔案管理工作有據可行、有章可依，落實檔案管理獎懲制度，從而確保檔案工作的高效運行。

（二）加強培養，提高檔案管理人員的綜合素養

《檔案法》規定，檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能。一是配備專業的檔案管理人員，專業的人干專業的事。二是加強培訓，使檔案管理人員對整理規范、具體操作和檔案法律法規有深刻的理解和掌握，努力提升綜合業務能力和專業水平。三是加強檔案管理人員管理思維的轉化，提高信息化的認識和接受能力，掌握檔案管理業務流程、手段和方法，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養。

（三）加大投入，更新設備實現檔案管理信息化

《檔案法》規定，應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。一是要加大對檔案管理經費的投入，只有經費充足才能保證基礎設施的合理建設。單位需要結合檔案管理的實際需要和實際情況，將不符合檔案管理需求的設備進行及時更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎。二是要推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結合在一起，采用先進技術，實現檔案管理的現代化，可以提高檔案應用于管理的效率，進而實現對檔案的資源共享和有效管理。三是按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。

（四）統一規范，實現檔案管理工作科學化

《檔案法》規定，應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。為此，針對檔案管理要制定具備良好操作性、實用性與可行性的規章制度，不僅要對檔案管理工作進行規范，還要通過機制對工作人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科學性。

新形勢下為提高信息化檔案管理的有效性，需要創新管理模式，改變領導者的思維，培訓專業的檔案管理人才，對管理制度和流程進行完善，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合，實現檔案管理的科學化水平。

參考文獻

[1]? 張虹.檔案管理基礎（第四版）[M].北京：中國人民大學出版社，2019.

[2]? 陳琳.檔案管理技能訓練（第2版）[M].北京：機械工業出版社，2018.

[3]? 田岳海.事業單位檔案信息化管理路徑研究[J].記者搖籃，2019（08）.