如何做好高校基建檔案信息化建設

安麗君

摘? 要：隨著科學技術的迅速發展，現階段的社會已經步入到信息化的時代。在高校基建檔案的建設中也需要做好信息化建設工作，充分利用信息化技術的優勢，提高檔案管理人員的信息化技術水平，從而實現對高校基建檔案管理的有效性以及質量的提升。基于此本文分析研究做好高校基建檔案信息化建設的措施。

關鍵詞：高校基建檔案;信息化;建設

引言

高校基建檔案信息化建設是通過利用信息化技術將原來的紙質檔案轉化為電子文檔的形式實現對其的儲存，以計算機技術和網絡數字化平臺為基礎，有效的提高檔案信息管理的工作效率。在當前的信息化時代背景下，高校基建檔案的信息化管理水平直接對高校的整體檔案管理工作的信息化發展造成影響，所以學校的相關部門和人員必須做好高校基建檔案的信息化建設，推動檔案管理工作的高效開展，強化對基建檔案的保管。

一、高校基建檔案概述

（一）高校基建檔案的概念

高校基建檔案是指在對高校進行管理工作和對高校進行建設工作的過程中產生的一些信息檔案資料，是對高校管理和建設工作具體情況的真實反映，同時也可以滿足相關人員對高校基建工作的審查、審計、監督以及管理等方面的工作，此外還可以將高校基建檔案作為高校之后進行修整、擴建等行為的施工憑據。

（二）高校基建檔案的特點

高校基建檔案的特點主要體現在三個方面：第一專業性和整體性，在高校基建檔案中記錄了基本建設項目中對各種施工技術應用，如土木工程試驗、地形地質勘探等施工專業技術，又如墻體澆筑、鋼筋焊接、水泥配比等施工材料的專業建設方式，都展現了其較高的專業性;同時高校基建檔案也是對基本建設項目全過程的記錄和反應，從基建項目的設計決策階段一直到竣工驗收階段都進行了完整真實的檔案記載，展現出其整體性的特點。第二復雜性和廣泛性，由于高校基建項目中所涉及到的知識面較廣，如環境、建設、地質、水電等方面的內容，對這些信息進行記載時為確保其準確性必須了解相應的專業知識，體現了基建檔案的復雜性和廣泛性。第三滯后性，基建工程檔案的形成與基建項目的工程進度相比具有一定的滯后性，當基建項目竣工后不僅需要使用檔案記錄的資料進行對比驗收，而且在驗收完成后還需要對基建檔案進行進一步的細化整合歸檔，因此體現出檔案與項目進度的時間差異。

二、高校基建檔案信息化建設中存在的問題

（一）基建檔案的相關制度不夠完善

由于高校基建工程的開展需要高校內多個部門的相互配合，因此對檔案的管理工作也需要多部門的協調，然而實際管理工作中缺少相關制度的規范，導致部分人員對待工作時出現懈怠情緒，沒有嚴格的依據對其工作進行約束。

（二）信息化技術存在限制

基建檔案的信息化建設需要具有高水平的信息化技術作為應用基礎，但由于對信息化技術的掌握程度不夠深，相關人員不能有效的完成對紙質檔案的掃描以及電子化轉換工作，缺乏相應的技術手段，進而也難以實現對檔案資料的分析、統計等處理工作，受到信息化技術的限制。

（三）缺乏信息化管理人才

高校在進行基建檔案的信息化建設中存在關注重點偏斜的情況，過于關注相關信息化技術設備的應用而忽視對信息管理人才的引入，檔案管理人員的信息技術水平無法滿足設備的使用需求，對基建檔案的信息化建設管理工作造成阻礙。

三、做好高校基建檔案信息化建設的措施

（一）建立健全基建檔案的相關制度

高校在進行基建檔案信息化建設之前首先需要建立健全相關的管理制度，明確相關人員的具體權限和職責，落實責任管理制度，確保其都能嚴格遵守職責規定，同時通過職責的確定還能夠在遇到問題時及時找到應該負責的人員并快速處理問題。對相關制度進行完善，規范基建檔案的整個工作流程，相關人員依照制度規范開展檔案管理工作，提高檔案資料處理的準確性、合理性。

（二）提升基建檔案管理人員的專業素質

基建檔案管理人員的專業素質是做好基建檔案信息化建設的基礎，相關人員不僅需要具備專業的檔案管理知識，還應該對信息化管理技術有相應的掌握。信息化技術的發展速度較快，檔案管理人員必須不斷的進行學習，提高自身的信息技術水平，實現對檔案資料的信息化處理。此外高校管理部門還需組織開展對檔案管理人員的專業培訓，提升檔案管理人員的信息化處理能力，從而滿足檔案信息化建設的技術要求。

（三）加強信息化基建檔案的收集和保管

在高校基建項目施工的初始階段就可以將相關資料進行信息化的處理，如工程設計工作可通過相關的設計軟件完成，將設計完成的電子圖紙通過互聯網傳輸給管理人員進行整理保存。管理人員在對相關的基建檔案資料進行收集時可以利用現階段高校中的自動化辦公系統而完成，將電子形式的檔案資料通過信息網絡進行格式、內容等不同方面的分類處理，提高基建檔案信息化管理的規范性，方便未來相關人員對檔案資料的查閱和使用。對基建檔案的信息化保管工作一方面是做好檔案資料的入庫收集工作，確保信息化檔案資料的格式內容完整合格，另一方面對檔案的保管還需要將所采集的所有檔案數據進行合理的備份，避免數據庫出現問題而導致檔案資料的遺失。

（四）建立統一的檔案數據平臺

為確保高校基建檔案信息化建設能夠順利的進行就需要建立統一的檔案數據平臺，使用專業的檔案管理和處理的網絡平臺，充分利用信息化技術的優勢對檔案資料進行處理，當檔案的掃描上傳工作完成后，數據平臺能夠對其進行加工提煉、統計整合以及實現對檔案數據的備份轉換，實現基建檔案信息化的有效管理，其次需要完善數據平臺的功能，對各種不同基建信息都實行統一標準的處理方式，將基建檔案資料實現統一的轉化和編排，在發揮信息化檔案數據平臺功能的同時確保基建檔案管理的統一性、科學性。

四、結束語

綜上所述，目前的生源數量呈現逐年增長的趨勢，高校為滿足發展需求而進行的基建工程會越來越多，因此必須做好高校基建檔案的信息化建設工作，提高基建檔案管理的現代化管理水平，有效的實現基建檔案質量以及管理水平的提升，從而促進高校檔案管理工作的高效完成，滿足高校的總體需求在一定程度上還能夠促進高校的整體進步和發展。

參考文獻

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