新時(shí)期關(guān)于行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的意義和對策探究

摘要：新時(shí)期下的檔案信息管理更趨向于便捷與高效化，對我國的行政事業(yè)單位而言，其主要是面向社會(huì)來供應(yīng)公共服務(wù)以及管理，而優(yōu)化、良性的內(nèi)部管理對其服務(wù)與管理水平有極大的催化效用。又人事檔案管理屬于單位內(nèi)部管理的主導(dǎo)內(nèi)容，常會(huì)對單位人力資源管理等產(chǎn)生較大影響，因此，人事檔案管理的優(yōu)化與完善工作尤其關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;人事檔案;現(xiàn)代化管理;探析

引言：

經(jīng)由適時(shí)探析，本篇有針對性地對新時(shí)期下既定單位人事檔案的現(xiàn)代化管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了闡釋，具體如下文所述：

一、新時(shí)期行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理的必要性

（一）利于處理行政事業(yè)單位管理期間的相應(yīng)現(xiàn)實(shí)困惑

針對任一行政事業(yè)單位，自初始建構(gòu)即會(huì)自然形成對應(yīng)的人事檔案，其中涵括的內(nèi)構(gòu)要素較多元，譬如，包括職員的自身基礎(chǔ)履歷信息、人事管理維度的工作底稿、特殊材料等，并在后續(xù)隨著單位的規(guī)模化擴(kuò)大而日益豐富。另外，行政事業(yè)單位的人事檔案在單位的發(fā)展進(jìn)程中價(jià)值深遠(yuǎn)，特別是在為對應(yīng)單位實(shí)際施管以及服務(wù)維度，可有效針對相關(guān)疑難問題予以更客觀、優(yōu)化的協(xié)助，譬如，可以為既定的行政事業(yè)單位創(chuàng)新化發(fā)展與革新供應(yīng)有價(jià)值的參考性素材輔助，還可為單位內(nèi)部的職崗位系統(tǒng)優(yōu)化與完善提供基礎(chǔ)性前提，其中所有相關(guān)于內(nèi)構(gòu)人員變動(dòng)、部門組織優(yōu)化、專項(xiàng)人員科室調(diào)動(dòng)等具象工作，都無不體現(xiàn)出人事檔案的展現(xiàn)效用。因而，為了更可視化地提升人事檔案管理的與運(yùn)用的高效率，以及催化新時(shí)期下行政事業(yè)單位的穩(wěn)定化發(fā)展，積極、妥善地完成好對單位人事檔案的現(xiàn)代化管理格外關(guān)鍵。

（二）有助于解決行政事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理的問題

1、當(dāng)前社會(huì)發(fā)展那階段下，相當(dāng)部分的行政事業(yè)單位依然延用較為滯后發(fā)展的人事檔案管理方式，譬如，還是通過紙質(zhì)版檔案素材的留存方法，依然還是用一般化的檔案儲(chǔ)存柜來放置等，諸如此類的傳統(tǒng)性手段常會(huì)產(chǎn)生后續(xù)一系類的阻礙問題，比如多數(shù)檔案人員對細(xì)化人事檔案的目錄刻畫缺少精細(xì)、精準(zhǔn)化，實(shí)踐調(diào)閱查看時(shí)也常只能依靠自身的主觀臆斷，該方式會(huì)極大影響實(shí)際有效信息地提取等。

2、大多數(shù)的行政事業(yè)單位往往將內(nèi)構(gòu)職員的人事檔案統(tǒng)一性置放于指定地點(diǎn)，當(dāng)出現(xiàn)職員異地辦公或出差，以及單位其它城市分支部門需求調(diào)閱檔案時(shí)，往往只能倚靠“特派遣人員”代理進(jìn)行檔案調(diào)閱以及有效信息搜尋，該類方式常會(huì)產(chǎn)生相關(guān)不必要的麻煩，比如專屬派遣員往返兩地會(huì)耗費(fèi)較大的時(shí)間、精力，以及成本等;實(shí)際對檔案的外方調(diào)閱，常需要向單位相關(guān)部門逐層申請與報(bào)批，這些流程一一完成勢必需要一定的時(shí)間，并且若出現(xiàn)信息提取有誤等狀況時(shí)，又需要同樣的步驟重復(fù)機(jī)械運(yùn)作一遍等。這些不良境況常會(huì)極大影響到具體單位人事檔案運(yùn)用的高效率，還會(huì)對具體行政事業(yè)單位的內(nèi)部性管理產(chǎn)生較大阻滯影響。

3、固式化的紙質(zhì)檔案在常規(guī)保存、整理以及后續(xù)養(yǎng)護(hù)方面都困難重重，比如紙張材質(zhì)比較“脆弱”，常會(huì)受自然氣候的影響，尤其是在北方的秋冬季、南方的特殊梅雨季節(jié)，以及各類潮濕天氣狀況下，固定化的檔案放置地點(diǎn)若未能時(shí)刻完善好排氣與祛濕等環(huán)節(jié)工作，就極易于引起紙質(zhì)版本檔案的濕潮、變黃發(fā)霉，甚至質(zhì)變等。而新時(shí)期下，現(xiàn)代化的檔案管理方法常會(huì)應(yīng)勢運(yùn)用電子信息技術(shù)，譬如，以一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人的特殊性檔案為例，其參軍較早，內(nèi)部紙質(zhì)檔案信息繁復(fù)且冗長，對此，可能動(dòng)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將較模糊的紙質(zhì)材料與圖片進(jìn)行精細(xì)高清化，再將其它各項(xiàng)材料進(jìn)行詳盡、真實(shí)地電腦錄入，最終所有環(huán)節(jié)都有序完成以后，將整體電子版信息進(jìn)行光盤刻錄等進(jìn)行更好地置放與保存。

二、關(guān)于新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理

（一）現(xiàn)代化人事檔案管理及優(yōu)勢闡述

對單位內(nèi)部人員檔案的現(xiàn)代化管理，即運(yùn)用計(jì)算機(jī)等優(yōu)化媒介，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化實(shí)操與管理，最終達(dá)成單位檔案管理創(chuàng)新方式革變。

該項(xiàng)創(chuàng)新常可處理模式轉(zhuǎn)變期間頻現(xiàn)的各類困窘;也可極大提升單位內(nèi)部檔案調(diào)閱與信息提取的高效、精準(zhǔn)性，同時(shí)還能催化單位檔案管理部的工作效率等。

（二）具象應(yīng)對要措

1、對既定的行政事業(yè)單位而言，應(yīng)積極提升資金方面的支持，依據(jù)新時(shí)期發(fā)展變化，有機(jī)購進(jìn)人事檔案電子化管理方式轉(zhuǎn)變途中所要運(yùn)用的必備電子技術(shù)以及配套硬件設(shè)施。

2、目前較為先進(jìn)的檔案電子化優(yōu)化方法，多是基于信息影像介質(zhì)來實(shí)踐達(dá)成對以往紙質(zhì)版檔案的升級性管理，具體的內(nèi)容即是將既定行政事業(yè)單位中的紙質(zhì)化人事檔案通過電子高清掃描的方法，轉(zhuǎn)變?yōu)楸憬莸碾娮影鎴D像;最后再將完成掃描后的電子圖像調(diào)試整合，并有機(jī)導(dǎo)入至專項(xiàng)化的應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部。實(shí)操期間還需更多注重實(shí)際掃描環(huán)節(jié)中勿進(jìn)行重復(fù)性操作，否則圖像資料會(huì)出現(xiàn)復(fù)數(shù)疊加現(xiàn)象，當(dāng)然，掃描環(huán)節(jié)以前，對于具體檔案的紙質(zhì)材料還需進(jìn)行相對客觀的類別分化與順序排列等。

3、電子化檔案形式轉(zhuǎn)變以后，單位相應(yīng)人員若出現(xiàn)調(diào)閱等實(shí)需時(shí)，便可直接運(yùn)用單位配套的計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，比如可通過其間的專屬化設(shè)計(jì)進(jìn)入系統(tǒng)，期間在根據(jù)自身需求進(jìn)行相應(yīng)流程環(huán)節(jié)的運(yùn)作，而計(jì)算機(jī)在后臺(tái)也會(huì)實(shí)時(shí)詳盡記錄實(shí)操人員的各項(xiàng)檔案信息運(yùn)用狀況，譬如會(huì)記錄檔案的查閱時(shí)長與內(nèi)容、是否有下載記錄，以及所有下載的時(shí)間點(diǎn)與頻次等。此外，其應(yīng)用界面為更便利用戶運(yùn)用，還進(jìn)行了系列人性化巧妙設(shè)計(jì)，比如檔案圖像的縮放以及信息共享等。

4、還須應(yīng)勢做好電子化檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)構(gòu)建與開發(fā)，譬如單位可有機(jī)與相應(yīng)發(fā)展較成熟的科創(chuàng)公司合作，以更好提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。另外，還可能動(dòng)開展人員專項(xiàng)培訓(xùn)，以更好保障電子化管理系統(tǒng)的后期問題反饋與升級等。

三、結(jié)束語

綜上述，對既定單位檔案管理的優(yōu)化處理，可極大提升單位基礎(chǔ)管理能力，還可有機(jī)處理施管期間各類頻現(xiàn)問題，因此，既定單位應(yīng)順勢發(fā)展，能動(dòng)強(qiáng)化對內(nèi)部人事檔案的現(xiàn)代化管理等。

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作者簡介：李靜（1977.7）女，滿族，籍貫：內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理，所在省市：內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市。