信息化背景下水利部門檔案管理工作的初探

鐘思銘

摘要：進入21世紀以來，隨著現代科技的不斷進步，其對檔案管理電子化發展起到推動作用，各類組織的檔案工作正在經歷一場深刻變革。檔案管理的電子化、數據化、信息化和智能化水平需要持續提高，管理者不僅要接收和保管紙質檔案，也要處理和保存電子檔案，而且檔案資料信息的應用價值和方式越來越受到重視水利部門的檔案資料分為內外兩個部分，內部檔案與行政單位組織的職能性質有關，涉及到人事、法規、政策、文件等信息;外部檔案多來自被管理的企業或工程項目，工程項目檔案是主要形式。許多行政單位重視內部檔案管理，而輕視項目資料信息等外部檔案管理，導致檔案應用水平難以大幅度提升。

關鍵詞：信息化;水利部門;檔案管理;水利工程項目

我國行政組織的內部檔案管理工作已經十分完備，各級政府和各類行政職能組織都建立了專業的文書檔案管理部門和管理制度。總體上，內部檔案管理的目標與國家行政管理目標基本一致，形成最終目標、職能目標和直接目標三個層次的檔案管理體系[1]，雖然各單位的內部檔案管理水平存在差異，但整體上都處于規范運行之中，并無明顯的漏洞和失誤。有些行政單位對外部檔案管理的重要性認識不足，在管理內容和管理方式上存在問題，需要行政單位及管理者結合當代信息化給予妥善解決，以不斷優化檔案管理體系。

1強化水利工程項目檔案管理的重要性

檔案工作是企事業單位不可缺少的基礎性工作[2]，《檔案法》第一章：“為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務[3]”，說明了制定法律目的，也指出了檔案管理的目標。

水利機構是指中國地方各級政府主管水行政的職能部門，分為省、市、縣三級，其作用推動了涉及水資源事務的綜合管理。水利工程及相關資料可真實、全面地反映工程項目的整體狀態，此類檔案對水利部門提升職能管理有重要意義：（l）有助于提高水利單位的管理效率。檔案資料信息龐雜、涉及面廣，在目前信息時代，檔案工作者對其進行收集、整理和歸檔，能夠讓水利部門及時獲取相關信息，對提高整個單位的管理效率十分有幫助。（2）有利于提升水利部門的管理效果。檔案的兩大價值，一是保護，二是利用。檔案工作者對工程項目檔案進行電子化處理和錄入系統，方便查詢，可避免因信息不全而產生的管理失誤，進而輔助取得更好的管理效果。

2水利工程項目檔案管理存在的主要問題

檔案管理的重要環節是收集、整理、保管、鑒定、統計和利用。很多單位提出建設“五個一流”檔案管理，即思想認識、組織管理、督促引導、效果評估和人才建設五個要素。項目檔案管理存在的問題主要集中在前三個方面：（1）思想認識上。檔案管理思想不夠統一，對項目檔案的重要性認識不夠。由于目前國家對建設項目檔案信息化還處于試點階段，尚未出臺具體的標準或規范。因此，水利部門在思想認識上，仍把內部檔案看成管理重點，對有大量資料信息的項目檔案缺乏重視，實施電子化處理的比例有限。（2）組織管理上。工程項目檔案管理的規范性不足，先進技術應用不全面。南于水利工程建設項目的參建單位較多，電子文件形成于不同單位和不同信息管理系統，有的單位缺少協同管理平臺。因此，管理上比較混亂，有的紙質資料未被錄入電子檔案管理系統，管理方式落后或滯后，無益于查詢和應用。（3）督促引導上。水利部門對檔案管理的督促工作投入較少，不注重引導工作人員對重要資料進行及時的電子化處理。由于電子簽名的長期有效性未得到保障，以及受到保密因素的影響。水利部門不重視投入資金和時間，對有些項目資料進行電子化處理，檔案人員在未獲得明確指示下，依然采取傳統歸檔方式，降低了檔案的應用程度。

3信息化背景下優化水利部門檔案管理工作的建議

有專家指出：為了解決項目檔案管理存在的問題，應當重視項目檔案管理工作，從管理機構、人員配備、制度建設和設施設備方面都給予充分保障，并采取有效措施確保項目檔案收集完整、立卷科學、整理規范和歸檔及時。下文綜合存在的問題與工作實踐，提出三點建議：（1）重視項目電子文件歸檔。水利部門不僅要重視內部檔案的歸檔，也要重視對外部檔案的收集與歸檔。首先，從制度上明確管理信息系統的功能要求，對項目相關的電子文件與流轉有效控制，保障資料信息真實、完整和安全，實施分類整理和歸檔。其次，從流程上確定電子文件歸檔要求，對電子文件、電子化處理資料，按照收集、整理、保存、共享、關聯、標識、存儲、加密、檢測、處理和應用等大項制定標準或方案。（2）規范項目檔案電子化要求。對項目檔案進行電子化、數字化處理，可以參照紙質檔案的分類方法。首先制定數字化要求，第一，規定范圍，如項目立項、設計、征地、合同、工程資料、驗收報告、圖片等都是可轉變為電子檔案。第二，處理方式，可以采取錄入、掃捕、拍照等多種方式，保汪檔案信息的完整，便于應用。第三，應用先進技術和系統進行電子化處理與安全管理，規范存儲、備份和遷移等方法與程序。（3）完善項目電子檔案管理。項目電子檔案的保管、有效性保汪、鑒定和利用應符合GB/T18894的規定。在信息化背景下水利工程檔案管理工作應加強資金投入[4]，支持檔案管理系統建設，可分為內部系統、外部系統、協調管理平臺等幾方面。對管理系統的要求，首先要滿足現代檔案管理的基本功能;其次，支持內部系統的安全運行、保存和應用;第三，按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級，建立管理系統和內容的安全保密防護體系，并且培訓管理人員，明確分工和職責。

4結束語

市級水利單位是直接管理水利工程項目最多的一級國家機構。在信息化時代背景下，如果只專注于完善內部檔案管理，不重視和徹底解決外部檔案管理存在的不足，其結果必然是降低本單位、本系統的管理效率和效果，難以對水利工程項目進行精細化、動態化的管理。因此，在檔案管理系統建設中，需要科學的分類建設和分類管理，充分發揮現代信息技術的便利條件，持續優化檔案管理，為水利部門整體的職能發揮貢獻專業化力量。

參考文獻

[1]羅浩.論檔案行政管理的總目標與任務[J].科學與財富，2018（ 01）：115.

[2]龍建強.企事業單位檔案管理工作應做到“五個一”[J].機電兵船檔案，2015（03）：22-25.

[3]全國人大常委會.中華人民共和國檔案法（2016修正）[Z].2016-11-07.

[4]聶丹萍.信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對策[J].中國管理信息化，2013（09）：91.