高校檔案保護系統的現狀及對策研究

摘 要：檔案作為一種珍貴不可再生的資源。如何有效延長檔案的壽命，本文以四川大學檔案館為例，就創新高校檔案的保護模式，拓展檔案保護工作的新途徑和新方法，完善檔案保護體系做一些探析。

關鍵詞：高校檔案;保護體系;現狀;對策

基金項目：本項目為四川大學檔案和校史研究專項項目（項目編號：daxs2020-07）。

檔案保護問題，一直是檔案管理部門的重點和難點。四川大學檔案各類館藏檔案真實地記錄了我校教學、科研、管理活動的歷史歷程，是不可再生的、寶貴的精神和物質財富。而在大數據背景下，云計算、云平臺等新技術的應用，也為檔案保護體系的完善和改進提供了新的思路和方法。

1 檔案保護體系的現狀

1）檔案的原始性和唯一性，就注定了檔案的珍貴性。隨著檔案利用的頻率越來越高，傳統的頻繁的物理接觸的檔案查閱方式以及復印等對檔案造成的損害也越來越大。而檔案從產生、整理到利用各環節都存在被破壞的風險：隨著時間的流逝，紙質檔案紙張會變質、字跡會逐漸模糊不清;不適宜的保管環境會加速檔案發霉、變質、蟲蛀。為了更好地保護四川大學各類珍貴的館藏檔案，我校于2015年成立了珍品檔案陳列室，為此使用了樟木柜，并配備了專用的恒溫恒濕設備，更新了消防控制系統，檔案保護效果非常明顯。但由于經費的限制，普通檔案庫房大多由教室及辦公用房改建，同檔案庫房“八防”的要求想去較遠。

2）檔案管理人員均沒有經過檔案保護技術的專業培訓，不能夠根據本單位館藏檔案的具體情況采取相應適當的檔案保護措施。在高校檔案館這個群體中，作為西南地區規模最大的四川大學檔案館，卻沒有一個檔案管理人員接受過檔案保護的系統教育（檔案保護技術專業畢業的本、碩、博）。這既是人才儲備上的缺失，同時也在整個檔案保護體系中埋下了隱患。

3）災害性事件的應急處置，在檔案保護體系中是非常重要的一環，但制訂應急處理程序時，各檔案管理機構普遍存在應急處理程序不完整;程序缺乏針對性的演練;更別說對演練結果的評估及后續的改進。各單位的應急演練內容大多重于消防和逃生，對如何在緊急情況下對檔案實施有效保護反而極少涉及。

4）隨著辦公自動化和檔案信息化的迅猛推進，電子檔案資源不斷豐富和發展。數字檔案的出現，改變了紙質檔案時代的實體保護觀念，導致部分檔案管理人員忽視了對紙質檔案的管理與保護。同時對數字檔案本身固有的風險意識不足，缺乏對數字檔案長期保存的風險分析和相關安全策略的研究。

2 構建檔案保護體系的對策

檔案保護體系建設是一項需要不斷完善和改進的系統工程。四川大學檔案館很早就啟動了檔案保護體系建設，也取得了一些成績。對傳統檔案數字化處理，部分檔案已經可以在線查閱、全文收錄，但仍存在一些問題：如覆蓋面不全、部分標準缺失等。這就需要整體規劃，加強標準建設擴展性和系統性，以便涵蓋檔案保護現實工作全流程。下面就從下幾方面就構建檔案保護體系的相應對策作一些探析。

1）對館藏的紙質檔案和聲像檔案采取預防性和搶救性保護措施。四川大學歷史悠久，留下了眾多紙質檔案和聲像檔案，它記載著學校的教育及成長歷史，是我校寶貴的財富，對我校未來的建設發展具有重要的歷史查考價值。一些年代久遠的紙質檔案和聲像檔案由于保管條件限制或其它原因需要修復的越來越多，如果得不到及時修復，紙質檔案和聲像檔案的老化程度將不斷惡化甚至最終消失。而紙質檔案和聲像檔案保護工作是技術性非常強的工作，它離不開人工操作并需要在實際操作過程中不斷進行經驗的積累，四川大學檔案館沒有專業的檔案修復人員，導致整個檔案保護體系存在明顯的短板。

2）設立專門從事檔案保護的科室。四川大學檔案館目前業務科室有：管理利用科、收集與信息化科及研究開發科，但卻沒有專門負責檔案保護的科，三個業務科室也沒有專職檔案保護崗位。檔案保護涉及到物理、化學、生物和信息技術等諸多專業領域，如果純粹依托現有崗位兼職負責檔案保護的相關職責，是不能滿足檔案保護體系的需求。因而筆者建議設立檔案保護科，下設檔案修護崗位和檔案保護崗位，引進專業人才，從而提高檔案保護標準化的整體水平，促進檔案保護的管理流程更具針對性，更加有序、高效，檔案保護的技術和方法得到持續改進和提高。

3）建立健全電子檔案的保護措施。電子檔案載體主要是光盤、磁盤、移動硬盤等，其耐久性普遍相較差，載體易老化，需要定期檢查復制。在管理軟件升級換代后，出現新系統無法順利讀取老載體數據的等隱患尚在。

目前，四川大學檔案館大部分傳統檔案都進行了數字化處理，離線存儲依然停留在依賴移動硬盤和光盤。因此，引進專業的檔案保護技術人員，對電子檔案長期保存的風險進行評估并采取相應的安全措施，探討云計算、區塊鏈技術、人工智能等新興技術對檔案保護的作用和影響。在此基礎上，普通電子檔案可在校內同其他相關部門建立互為備份的協作關系（涉密的電子檔案則應由專人負責管理），還可以同其他高校檔案館建立電子檔案異地備份的協作關系，并探討普通檔案云存儲的可行性。

4）加強與相關機構的交流合作。在對紙質和聲像材料的修復保護方面，圖書館、博物館都有著自己的經驗和方法。因而檔案館應加強與圖書館、博物館的業務交流和合作，這對檔案保護體系建設具有重要戰略意義。

5）改善檔案保管環境，建設符合國家要求的數字檔案館。隨著檔案的數量越來越多，需要的儲存空間也越來越大，現有檔案館的容量遠遠不夠，需要擴容。因此，建設符合國家要求的數字檔案館迫在眉睫。

3 結論

檔案保護體系的建設既要兼顧檔案保護發展的實際需要又要考慮檔案長期保護的目標。要立足檔案保護環境的現實，動態調整，及時擴充、補充、升級或完善。

在大數據背景下，高校檔案館應以“電子化、數字化”為契機，以新技術為基礎，創新高校檔案的保護模式，拓展檔案保護工作的新途徑和新方法，把“死”檔案變為“活”資源，樹立檔案保護意識，對檔案進行科學管理，將傳統的檔案保護辦法與現代化、信息化手段有機結合，突破了傳統檔案保護方式的局限性，充分保護高校檔案，盡可能減少檔案的破損，最大化地體現檔案的價值，更好地為高校師生和社會服務，為學校的教學管理和運行提供強有力的教學和服務保障，在利用中體現高校檔案工作的價值，在利用服務中贏得高校檔案工作應有的地位，從而發揮高校檔案工作在學校可持續發展中的重要作用。

參考文獻

[1]陳晶.檔案保護體系的現狀淺析[J].辦公室業務，2017（11）：120.

[2]劉穎.信息時代高校檔案館檔案保護體系構建[J].蘭臺世界，2010（08）：54.

作者簡介

陳晶（1970-），女，四川成都人，四川大學檔案館，館員，大學本科，研究方向：檔案管理與利用。