某科技檔案組卷存在的問題及解決方案

孫美娟

摘 要：科技檔案是科學技術成果的載體，科技檔案驗收是科研項目驗收的前置條件。某軍工科研項目由于科技檔案驗收未通過，而制約其課題驗收。針對這一情況，特總結其在科研項目檔案組卷中存在的問題以及后續的解決方案，為后續重大科研項目檔案組卷提供參考。

關鍵詞：科研項目;科技檔案;存在問題;應對措施;組卷原則

科技檔案是指在科研項目的規劃、論證、組織實施、監督評估、考核評價等全過程中產生的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是重要的科技資源和知識資產。具有種類多、成套性、電子與紙質并存、全過程記錄等特點。做好科技檔案管理工作已成為企業建設與發展的一項重要任務。

1 科技檔案的重要性

某軍工科研項目于2012年底批復立項，批復總經費一千多萬元，項目研究周期：5年（2013年1月-2017年12月）。2018年5月，項目依托工程實體研究工作全部完成;2018年6月，完成全部研究任務。項目組于2018年9月組織專家對課題成果進行了鑒定，專家組對課題成果給予了較高評價，認為課題完成總體質量較高，研究成果總體國內領先，部分成果達到國際先進。2018年10月完成財務決算審計。

由于檔案驗收未通過，至2020年仍未結題，除去特殊時期影響驗收的情況，也足可見科研項目檔案驗收的重要性。

2 常見問題

加強科技檔案管理工作，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，而從目前企業的科技檔案管理工作來看，存在諸多問題。

1）領導重視程度不夠。從施工企業角度而言，領導更重視生產經營活動環節，對檔案的管理工作，一般只有在出現一定問題的情況下才會提及，平時沒有管控意識，使得科技檔案管理只有在最終影響驗收的情況下才予以重視。

2）制度不完善?？萍紮n案涉及科研項目的方方面面，如果沒有從立項申報就建立相關的制度予以保障，無法將全過程的資料都收集完整。在檔案驗收時發現，無檔案收集方面支撐性文件，未體現在實施方案，兼職檔案人員亦不知哪些資料需要歸檔。

3）檔案人員意識不強。諸多科研項目未配備專業的檔案人員，均由科研人員兼任，科研人員無專業的檔案歸集知識;且科研人員流動頻繁，存在私自保管、不及時歸檔的情況，無法保證文件的時效性和完整性。

3 應對措施

1）規章制度健全，職責分工明確。在科研項目立項之初應制訂檔案管理相關規定和工作方案，同時加強培訓工作，從思想教育、職業道德方面予以提高，將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規律和發揮人的積極作用的基礎上。從規劃階段著手、申報立項階段正式固化，在實施方案和年度計劃中進行細化，形成有效的管理機制。

2）強化培訓工作，提高人員素質。企業為檔案管理提供人員、資金及檔案保管場地等必要支撐條件，加強對課題檔案管理的組織協調、聯絡溝通、培訓指導及監督檢查工作。檔案人員要嚴格按照科技檔案管理規程，做好科技檔案的收集、整理、保管等工作，做到科研相關方面歸檔文件能及時、有效、準確的歸檔。同時，科技檔案人員應積極參與檔案形成的工作中，以保證資料的完整性。加強對兼職檔案人員的培訓，不僅學習檔案知識，還要加強檔案管理業務水平，提高檔案工作效率。

3）完善法人管理責任制。課題組建立和完善法人管理責任制，組織課題檔案的收集、整理、歸檔及移交工作。收集、整理、歸檔及移交自身產生的專項管理檔案。課題組負責指導和監督檔案管理、檢查工作，指導課題承擔單位開展具體檔案管理工作。

課題組負責檔案的管理、監督和檢查。如技術、財務、管理、文書等，其中技術檔案是指研究開發過程產生的技術類檔案，如設計文件、試驗報告，科技報告等。財務檔案是指研究開發及管理過程中與財務相關的文件，如預算書、審計報告等。管理檔案是指專項（課題）全過程管理中產生的管理類文件，如評審意見，會議紀要等。文書檔案是指往來函件（通知、批復）等。

4）強化規范化管理。在健全各項檔案方面的規章制度的基礎上，按階段強化科技檔案的規范化管理，科技檔案按階段劃分為：規劃階段、申報立項階段、過程管理階段、綜合績效評價階段等方面。將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規律、發揮人的主觀能動性的基礎上。

4 總結的組卷原則

以某軍工科研項目為例，總結如下組卷原則：

檔案以卷為單位，按照封面+卷內目錄+卷內文件+備考表的順序進行組卷;紙質檔案與電子檔案同步建立，并保持信息一致。按照專題組卷，各專題相對獨立，如有交叉，可在備考表中進行描述;卷內文件按時間順序排列，編制卷內目錄;封面、卷內目錄、備考表有固定的格式，不可隨意調動;確保文件的獨立性、原始性、真實性;一套檔案中，文件是唯一不重復;同一文件的不同載體之間文件內容、版本等信息一致。

檔案材料不僅包含紙質文件，同樣包含聲像;外協外包方文件;電子文件;樣機、樣品、探傷膠片等實物收集和整理。

管理類文件以任務書為收集依據，歸集、匯總、檢查同樣是以任務書中的條目進行查看。

技術類文件要求編校審齊全，不造假，不違法，實事求是的記錄研究全過程，成功的試驗檔案要歸集，失敗的試驗檔案同樣也需要歸集。

驗收類文件：課題驗收、決算、審計，驗收階段文件等。

成果類文件：論文、專利、軟件著作權等以匯編的形式，由課題組統一歸檔。

聲像類文件：聲像文件采用“保管期限代碼—項目（事項）—事由—時間—編號.擴展名”格式命名。保管期限代碼：分別用“YJ”“30”“10”代表永久、30年、10年。時間用8位阿拉伯數字。聲像檔案資料整理目錄包括序號、內容、密級、攝制者、攝制日期、備注等。一盒（盤）錄像帶（光盤）為一個保管單位。一個保管單位有一個唯一號。錄像帶（光盤）的盒套外應貼標簽，并進行標注。主要標注元素有：編號、片名、內容提要、時長、制作單位、制作時間、保管期限、密級等標識。

外協類文件：合同、采購過程、合同或技術規格書要求提交的相關文件、合同驗收相關文件。

5 對后續的啟示

科技檔案管理工作，對企業的發展具有重大作用和意義，其作用及價值體現在以下方面：課題完成情況以任務合同書中的考核指標為依據、財務審計需要審計報告、收支執行情況報告及支出憑證;為文件追蹤、過程監督、問責等提供原始依據，能夠“追根溯源”，明確責任?？捎糜谥R管理和知識傳承;為后續研發及應用提供參考借鑒。

所以企業應重視科技檔案管理工作，讓科技檔案發揮其應有的作用。由于科研項目千變萬化、日新月異，同理科技檔案也是不斷推陳出新，在今后的工作中一定會出現新問題、新狀況、新難點，需要檔案人員不斷學習和進步以適應科研項目管理需要，更好的為科研項目服務。

參考文獻

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