科技檔案管理的創新路徑探究

米曉霞

摘 要：檔案作為非常重要的信息資源，深受大眾關注，特別是科技檔案。當前，依然沿用傳統的管理模式進行科技檔案管理工作已無法適應社會發展要求，所以要重視科技檔案管理工作的創新優化和改進，讓科技檔案的利用率得到提升，發揮科技檔案重要價值，不斷加強科技檔案管理工作的水平。本文通過探討科技大管理工作中出現的弊端，給出了相應的優化創新路徑，以供參考與借鑒。

關鍵詞：科技檔案;管理;創新路徑

科技檔案與傳統檔案相比具有明顯的特殊性。科技檔案中會保存具有價值的材料，影像資料和圖紙等。因此，科技檔案的保管工作難度相較于傳統檔案來講較為復雜。隨著當前信息技術的不斷發展，科技檔案的管理工作備受重視[1]。

1 科技檔案管理工作出現的弊端

1.1 重視程度不足，利用效率低下

科技檔案本身沒有直接的經濟效益，所以許多單位并不重視科技檔案的管理工作，也未能認識到科技檔案存在的潛在價值，因此單位對科技檔案管理的人力和資金投入比較欠缺，導致科技檔案管理設施嚴重不足，不利于檔案工作的有效開展。此外，領導層不重視科技檔案，導致相關管理人員沒有強烈的工作意識，在實際工作中往往存在消極工作的態度，再加上科技檔案中的信息資源未能獲得有效利用開發，造成當前形勢下的利用率偏低。傳統的檔案管理模式比較重視，對檔案的收藏整理，并未能發揮檔案的真正價值，導致檔案管理工作形同虛設，因此科技檔案管理工作的利用率普遍偏低[2]。

1.2 管理制度不健全，工作欠缺規范性

目前對檔案管理構建的相應管理制度并不完善，致使檔案管理工作中存在明顯的隨意性，這也造成許多具有潛在價值的檔案資源未能及時收集整理，存在明顯的漏歸、錯歸現象，甚至部分課題還未驗收成果和鑒定就隨意歸檔，導致檔案利用率受到嚴重影響。另外，整理的檔案內容并不全面，且檔案內容中的紙質材料偏多，沒有相應的影像資料，導致檔案的真實性受到質疑，這也讓檔案工作的完整性受到破壞，再加上檔案管理工作人員在分工上并未明確，致使工作人員在工作中的主動性受到影響，工作人員并不及時收集科技檔案并移交歸檔，造成工作效率不佳，或由于人為原因導致檔案受損，例如檔案被確認后未能及時歸還，甚至造成資料缺失，這些損失都是造成檔案資料價值下降甚至喪失的問題[3]。

1.3 現代化管理程度不夠

當前，信息技術的廣泛運用使各行各業都得到發展。基于此，科技檔案的管理工作卻存在明顯的技術落后。由于科技檔案的管理設施設備陳舊，在檔案管理工作中只有幾臺電腦進行所有檔案管理，電腦中的軟件也未及時升級優化，導致科技檔案管理工作的開展不盡如人意，尤其是在檔案進行收集整理與檢索工作中，依然采用人工的方式進行，這不但大大降低工作效率，還會存在人工失誤的現象導致資料不完整的問題，這也讓后期檔案的開發利用難度大大增加，導致科技檔案管理工作無法適應當前形勢下的發展需求[4]。

1.4 檔案管理工作人員綜合素質能力不足

目前進行檔案管理工作的工作人員都是年齡較高或即將退休的工作人員，即便有少數年輕的工作人員，他們也非檔案專業的學生，且許多在崗員工并未接受過系統的培訓與考核，根本無法適應當前形勢下的科技檔案管理工作需求，不能將歸檔工作完整進行，最多只能作為一名資料保管員。此外，還有部分檔案管理工作人員是屬于兼職類型，從事檔案管理工作的人員流動性較大，并未全身心投入到管理工作中。再加上檔案管理工作人員的工作量較大，科技檔案管理更加復雜，但本身從事檔案管理工作的人員較少。因此，檔案管理工作人員的工作量增加的同時，若由于一件小事未做好，就容易對所用工作進行否定。以上情況，都讓科技大管理工作的開展受到嚴重阻礙[5]。

2 科技檔案管理創新路徑研究

2.1 及時轉變觀念，正確認識檔案管理工作

為了提高科技檔案管理工作的有效性，要及時轉變觀念，正確認識科技檔案的重要性。第一，科技檔案信息是以后科技活動開展的重要依據，完成對科技檔案的深入分析，找到原有檔案資料中的問題并解決，能讓今后的科技活動成功率大大提高。第二，檔案分析結果還會對培訓做出貢獻，由于資料的真實性，其在教學中通過科技檔案信息還能達到良好的培訓效果。所以要重視科技檔案管理的重要性，提高對科技檔案的認識。

2.2 建立健全檔案管理制度

科技檔案管理工作未能得到有效發展的一大因素是管理制度不健全，因此健全完善管理制度讓檔案館工作更具科學性和規范性，不但能有效保管科技檔案，還能完成對檔案管理工作人員的工作績效考核。通過完善的管理制度，讓檔案管理工作有制度可循，確保檔案管理工作的有效開展。為科技檔案功能打下堅實基礎，比如檔案查閱情況、檔案下載方式及檔案借閱時間等進行多方面管理，以保障檔案管理質量。此外，科技檔案部門還要重視對科研成果的鑒定、儀器設備的驗收和新產品開發的具體工作制度的制定。

2.3 完善檔案管理現代化建設

完成科技檔案的現代化管理是社會發展的必然需求。它能有效解決傳統檔案管理中的許多弊端，比如傳統檔案中紙質檔案容易受潮、發霉等，造成許多檔案信息的丟失，對今后工作的開展造成不可挽回的損失。而通過現代化信息技術完成科技檔案管理，不但能減少實際的檔案存儲空間，還能保障檔案信息的完整性，提高工作效率。因此重視對科技檔案管理工作的資金投入，及時引進先進的技術設備，完成科技檔案管理的設備更新，實現檔案管理的現代化，提高檔案管理的有效性，為今后信息資源整合提供方便。

2.4 提高檔案管理工作人員的綜合素質

為促進科技檔案管理工作的高效進行與發展，應不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質。因此，首先，要對在職的檔案管理員工進行定期培訓，提升其綜合業務水平和綜合素質;其次，為適應現代化信息技術發展，要對在職員工進行信息技術培訓，保障其在日常信檔案息管理工作中的正常操作，完成數據庫與網絡安全管理，讓檔案管理員工能對檔案的信息編號、內容有明確了解，并將正確的信息管理方式運用到檔案管理工作中;第三，通過定期培訓，讓檔案管理工作人員及時了解檔案管理工作的開展需求和未來發展形式，讓工作人員及時了解檔案館工作的開展前景，保障檔案資源的合理開發與利用及人才吸引。

2.5 完善科技檔案的多樣化管理

在科技檔案管理中開展多樣化服務，將傳統的檔案管理工作服務過程刪繁就簡，便于檔案下載，使服務質量有所提高。比如，在借閱檔案時要求借閱人如實填寫借閱時間、借閱用途、歸還日期和借閱檔案編號，若在規定時期內未及時歸還要予以相應懲罰，保障多元化服務的最終質量效果。

3 結語

綜上所述，科技檔案在當前信息化時代發展下具有重要的資源，應受到極大重視。信息時代下進行科技檔案的管理創新，以保障科技檔案管理工作的質量得到提高，在科技檔案管理工作中不斷研究創新管理模式，讓科技檔案管理工作有所突破。

參考文獻

[1]張小靜.檔案管理工作創新路徑研究[J].城建檔案，2020，04：80-81.

[2]連杰.大數據背景下人事檔案管理的創新路徑探討[J].科技經濟導刊，2020，2815：244.

[3]于萍.科技檔案管理的創新路徑[J].蘭臺內外，2020，19：10-12.

[4]李大鵬.科技計劃項目檔案管理體制發展及創新研究[J].產業與科技論壇，2018，1716：222-223.

[5]宋艷.信息時代檔案管理創新路徑[J].中國管理信息化，2017，2011：126-128.