檔案管理工作中人工智能技術的應用探索

劉曉紅

摘 要：隨著信息技術的日新月異的發展，信息技術所帶來的新成果、新科技被運用到各行各業中，當然檔案管理工作也不例外，特別是檔案管理工作與人工智能技術的有機結合為檔案管理技術、檔案管理理論、管理方法為高質量開展檔案管理工作，提供了強有力的信息技術支持。為此，筆者根據自己的工作經驗，剖析了檔案管理工作中人工智能技術的應用重要性，并提出了檔案管理工作中人工智能技術的具體應用策略。

關鍵詞：檔案管理;人工智能技術;應用

隨著信息技術和科學技術的高速發展，當前人工智能技術被都有效應用到各領域中，促使了工作效率的提升。人工智能作為互聯網移動時代的核心，是今后科學發展的重要方向。現階段在檔案管理工作已經引入了人工智能技術，由于這項工作的特殊性，需規范檔案管理工作的服務內容和應用范圍，同時需根據相關標準來開展工作，在檔案管理中應用人工智能技術，一方面可以豐富檔案應用價值，通過多元化的方式，打破傳統檔案管理的局限性，共享檔案資源，促使檔案管理效率的提升，從而夯實現代檔案管理事業的穩固發展的基礎。

1 檔案管理中人工智能技術應用的重要性

第一，有助于提升檔案管理工作效率，在檔案管理工作中應用人工智能技術，可以打破傳統檔案管理的局限，優化或是改革傳統檔案管理工作模式，通過合理應用人工智能技術，能夠簡化傳統檔案信息的錄入、信息分類歸檔、信息整理復雜化的流程，全面提升檔案信息準確性，規避傳統因為人工錄入所出現的數據信息丟失，錄入不全面，信息失真的現象。人工智能技術的應用可以精準的收集數據、排列、存儲數據，促使管理效率的提升[1];其二，有助于用戶便捷查閱檔案，人工智能技術的應用便于用戶借助信息設備終端，檢索檔案關鍵詞，及時查閱想要的檔案信息，并且還能滿足無紙化、自動化的需求，實現檔案信息數據的共享，滿足用戶對檔案信息的需求;其三，提高檔案管理的安全性，安全問題是頭等大事，在傳統檔案管理工作中，絕大多數都是依靠人工來完成這項工作，難免會存在問題，在檔案管理工作中使用人工智能技術，有助于保障信息的安全，相關工作人員根據前期編程員的所設置權限，只有具備一定權限的人員才能查閱檔案，并且檔案信息也是在多重安全密鑰的加密下，保存到計算機硬盤當中的，通過牢固的防火墻，防止黑客或是病毒風險的入侵[2]。

2 檔案管理工作中人工智能技術的應用

2.1 檔案資源整理中人工智能技術的應用

縱觀當前的檔案管理模式，為保護傳統口述檔案、實物檔案以及紙質檔案，檔案管理人員在收集到原始檔案后，會數字化加工檔案資源，確保檔案資源的永久保存。隨著的不斷發展，當前很多檔案管理部門，都緊隨時代，構建了檔案數據庫，將檔案資源錄入到數據中，檔案使用者只需使用檢索就可。時代更迭，當前我們已經邁入了大數據時代，各種信息資源呈爆炸式。檔案資源信息數據也不例外。面對海量的檔案資源，如何有序高效的收集信息是亟待解決的，對此，可以在檔案管理中使用人工智能技術，檔案管理工作可以借助智能Agent，及時收集各類信息資料，由于信息量大，信息雜亂無序，不同的信息還存在格式差異。對于檔案管理人員來說，分類整理檔案信息具有較大的難度，為最大化地可以及時精準地找到信息，就必須要預處理信息。基于此，這就要求檔案管理人員綜合能力強，借助人工智能分類技術，嚴格按照一定的標準將雜亂無章的數據信息進行整合分類處理，將檔案進行電子歸檔，問問形成一個檔案信息庫，從根本上促使檔案管理信息的準確性和效率。

2.2 檔案資源搜索中人工智能技術的應用

隨著人工智能技術不斷發展和完善，進一步拓展了其應用范圍，傳統檔案管理模式面對海量的信息數據，可以說疲于應對。在信息時代，要想從根本上促使檔案資源檢索效率的提升，需投入大量的資金和人力，優化傳統檢索模式，夯實檔案信息檢索的智能化。在當前的檔案資源檢索過程中，檔案管理人員主要利用智能技術來進行檢索，比如，自然語言處理等，然而受影響檢索效率的因素是非常多的，一方面是技術因素，另一方面是檔案管理工作人員的因素，檔案管理人員在實際操作中，由于數據線信息量大，加之各種因素都會影響檔案管理效率[3]。如此一來，就會影響用戶體驗。因此，需要將人工智能技術引入檔案檢索中，充分利用人工智能技術當中的神經網絡技術和搜索技術，讓用戶可以及時便捷的獲想要的資料，滿足用戶的需求。

2.3 檔案安全管理中人工智能技術的應用

安全問題是檔案管理中重要的問題，如果無法保障安全問題，就會導致檔案信息的泄露，特別是涉及一些機密文件和經濟項目的時候。安全是重中之重。為保障檔案信息的安全可以使用人工智能技術中的虹膜識別技術和指紋識別技術，規避安全問題的發生。比如，在查閱機密文件的時候，查閱人需要通過人工智能技術中的指紋技術和虹膜技術進行識別，同時還要符合權限才能閱讀文件。又如，一些單位中的人事檔案和文書檔案，涉及了機關內部的編制職數和人事調整，上述這些信息都是機密內容，所以在開展工作的時候，需要將單位主要領導、主管領導以及檔案管理人員作為查閱人員，錄入其虹膜和指紋，在后期的檔案管理中，上述人員要想查閱檔案，檔案管理系統就是掃描查閱人的虹膜，如果與系統不匹配，就會產生警告信息，同時系統還會以電子郵件或是短信的方式，將信息發送到檔案管理人員手機中，通過這樣的舉措，預警檔案管理風險，相應地檔案管理負責人知曉了部分不法分子，妄圖窺探單位機密檔案的時候，就可以及時采用措施，進行處罰，針對性地調整管理制度，確保檔案管理的良性循環。

2.4 檔案管理信息共享中人工智能技術的應用

毋庸置疑，檔案的借閱、查閱以及歸還是一項較為復雜的工作，縱觀傳統檔案管理模式，主要是檔案管理人員通過紙質文件的方式一層一層向上審批，特別是在涉及一些機要文件和機密文件的時候，審批流程是非常復雜的。如果在這個階段是使用網絡平臺共享技術，就可以簡化檔案審批流程，還可以利用平臺共享技術在內部共享文件，對于單位內部人員來說，主要登陸自己的ID或是賬號就可以查閱和登陸局域網，查閱檔案信息。比如，在新人的培訓環節中，為讓剛入職員工了解企業文化或是發展歷程，可以讓職工登陸系統，在系統當中搜索檔案關鍵詞，系統當中記載的發展歷程是共享的，如此，員工的查閱資料和借閱資料就可以直接利用網絡平臺共享技術來進行，減輕檔案管理人員的負擔，做到簡政放權，優化檔案管理流程，促使檔案管理效率的全面提升。

3 結語

總之，隨著云計算、大數據技術的日益發展，人工智能技術的運用越來越廣泛，將人工智能技術運用到檔案管理工作中，一方面可以促使檔案管理效率的提升，另一方面還可以促使檔案管理安全性和準確度，為檔案管理工作的有序開展奠定了良好基礎。因此，在今后檔案管理工作中，要突出智能化管理應用，從智能化設備購置、檔案管理人員綜合素質等方面全面深入的開展智能化檔案管理工作，促使檔案管理效率的全面提升。

參考文獻

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[2]張鴻艷，王中秋.人事檔案管理中人工智能技術整合應用探尋[J].蘭臺內外，2019（29）：33-34.

[3]張蕾，吳娜，劉冰潔.大數據時代企業檔案管理模式的改變及優化途徑探討[J].科技風，2019（27）：214.

[4]李潔.人工智能與數字化檔案管理相結合初探[J].機電兵船檔案，2019（04）：34-36.