大數據背景下醫院文書檔案管理模式研究

殷小龍

摘 要：醫院文書檔案是在醫院的行政、黨務管理過程中形成的重要信息資源，其檔案管理質量與效率的提高，為醫院的醫療管理、科學研究提供了重要的支撐。大數據時代為醫院文書檔案管理帶來機遇和挑戰，本文闡述大數據給醫院文書檔案管理工作帶來的新變革，分析當下醫院文書檔案管理存在的不足，提出構建醫院文書檔案管理新模式的保障策略。

關鍵詞：大數據;醫院管理;文書檔案;一體化

醫院的文書檔案是在經過辦理完成的現行文件轉換而成的檔案材料，是醫院管理活動的真實地歷史記錄。伴隨經濟的快速發展和智慧醫院的開展，大數據、云計算等信息技術的廣泛應用在醫院領域中，

醫院文書檔案管理工作如何緊跟時代發展要求，轉變文書檔案管理模式是亟待解決的問題。

1 大數據給醫院文書檔案工作帶來全新變革

1）醫院文書檔案管理模式發生新變革—文檔一體化。所謂文檔一體化管理是指從文書和檔案的全局出發，實現文件的制發到歸檔全過程管理，不再將文件管理和檔案管理視為兩個獨立的系統，而是將現行文件的產生、歸檔和檔案管理納入統一的生命周期系統中。大數據環境使得檔案資源體系更加多樣化，推動醫院文書檔案管理一體化步伐。首先，在醫院內部各個部門之間形成文書檔案資源的共建共享，其次，打通信息孤島，文書檔案資源經過系統整合、提煉和優化，可以打破時空界限，在各個醫院之間實時傳遞。

2）醫院文書檔案管理手段發生全新變革—數字化與信息化。以大數據技術為代表的新型信息技術革命，使醫院文書檔案管理方式發生變革，由傳統的手工管理方式向數字化和網絡化發展，隨著醫院的文書檔案逐年增多，如果仍然采取傳統的手工方式無法滿足醫院各方面對文書檔案的需求，大數據的嵌入能夠將數字化的文書檔案系統分類、存儲、網絡傳輸，還能夠將其中的重復內容和缺失內容準確標記出來，提高文書檔案工作效率的同時，為醫院各部門提供高效優質的服務。

3）醫院文書檔案工作內容發生全新變革—紙質與電子并存。醫院文書檔案包括醫院日常管理過程中的多種載體的材料，比較繁雜，比如，包含文件、圖表、影像以及盤片等等，大數據時代，醫院文書檔案雙軌制管理方式，即紙質檔案與電子檔案并存管理成為主導。依托紙質與電子文件相結合的同步文書歸檔管理模式，增強醫院文書檔案管理的實效性，提升管理質量與水平，能夠為醫院穩定運行營造優質環境。雙軌制的實施，需要以文書檔案管理系統為基礎，對醫療相關業務信息進行錄入，再借助打印系統，實現電子文書檔案向紙質文書檔案的轉變，最終實現歸檔保存;同時，電子文書檔案依托醫院管理信息系統，實現上傳、共享及保存的目的。

4）醫院文書檔案服務職能發生全新變革—廣泛多樣化。醫院文書檔案的服務性是文書檔案的重要特性，文書檔案管理的最終目的是為用戶提供方便快捷的服務體驗。首先，大數據時代使一站式檢索成為可能，借助于醫院內部網絡促進檔案數據信息的整合，完善檔案數據的檢索查詢功能，促進檔案服務網絡化、智能化、多樣化。其次，大數據時代促使文書檔案管理員轉變觀念，增強了他們的緊迫感，盡快融入現代化的管理工作中去，創建醫院文書檔案電子資料庫，通過與醫院信息管理中心共同協作，成立電子檔案管理中心，電子檔案數據庫對各科室形成的電子文件實施統一管理，管理平臺也可以提供檔案文件信息查詢服務，進而實現電子檔案數據共享，提升文書檔案的利用率和服務效率。

2 目前我國醫院文書檔案管理工作存在的問題剖析

筆者結合工作實際，對醫院文書檔案管理工作中存在的問題進行歸納總結，主要表現在以下幾個方面：

1）收集不齊全不完整存在各部門“各自為政”現象。據調查，目前某些醫院的文書檔案存在收集不齊全、不完整的情況，比如一些重要的文件只有請示沒有復印，重要文件只存檔復印件，而沒有存檔原件;另外，由于醫院文書檔案往往涉及各個部門的工作，各個部門沒有配備專門檔案員，對文書檔案重視程度不高，導致不能及時歸檔等“各自為政”的現象。

2）文書檔案管理制度不健全管理體系不完善。長期以來，受“輕檔案 重醫療”傳統思維的影響，很多醫院沒有制定適合本單位的規范化的規章制度，領導干部不重視文書檔案管理工作，并未把檔案管理工作納入工作日程，造成職責模糊、配合力不足等情況普遍存在，進而對整個檔案管理工作帶來許多問題，導致文書檔案質量不斷降低。

3）軟硬件保障不足信息化水平較低。軟硬件質量的高低與文書檔案的質量息息相關，受思想認識制約，醫院檔案部門的硬件方面雖然配備相應的計算機、掃描儀等基本設施，但有的醫院沒有檔案專門庫房，庫房所需要的溫濕度計、空調配備不充分，軟件方面，沒有專門的檔案管理系統，也沒有構建專門的文書檔案數據庫，嚴重影響文書檔案管理質量。

3 如何構建醫院文書檔案管理新模式的保障策略

1）夯實制度保證構建科學合理檔案管理制度。科學合理的檔案管理機制和管理制度的構建是醫院文書檔案管理的有力保障和重要支撐，醫院文書檔案管理部門需要遵照國家相關法律制定專門的文書檔案管理流程，明確文書檔案的職責劃分、立卷標準、人員工作要求等相關情況，實現文書檔案統籌管理，增加科室之間的協作信息溝通能力，把文書資料前后端銜接起來，堅決杜絕資源浪費和管理不到位的情況，從根本上提高文書檔案的管理質量，實現全過程的高效化、統一化管理。

2）樹立正確思想觀念增強檔案管理意識。首先，領導重視是關鍵，成立由職能部門主要領導為組長的檔案工作領導小組，檔案部門負責人為副組長，確保文書檔案收集齊全完整。其次，增強檔案管理者的責任意識，變“坐等上門”為主動服務，充分調動積極性，發揮主觀能動性，比如，可以通過建立專門的責任機制、獎懲機制等方式，敦促檔案管理者在工作中履職盡責，維護醫院的良好形象，突出管理效果，保證醫院工作的順利穩定開展。

3）合理嵌入新型信息技術提高信息化水平。首先，醫院要增加資金投入，將所需硬件設備配置齊全，加快檔案室基礎設施建設步伐。其次，軟件方面，購買檔案管理軟件，加快館藏文書檔案數字化步伐。最后，醫院要重視建設信息網絡平臺，在其中錄入所有文書檔案信息都和大數據有著密切的聯系，醫院在文書檔案管理中也要充分應用大數據技術，讓各項信息數據得到分布式處理，通過對信息數據的提煉、整合與優化后，選擇分布式儲存方式，在各計算節點分布文書檔案信息數據，讓醫院文書檔案信息數據更好的儲存、查詢、提取和更新，促使醫院檔案信息數據平臺管控水平的提升。另外，醫院文書檔案信息化管理平臺要加強對服務器節點數據管理和構架管理，在大數據支持下讓服務器所有節點數據與大數據控制要求相符，這樣才能在醫院經營業務數據與規模增長下更好地管理新的文書檔案信息數據。

4）打造一支高水平、高素質專職檔案員隊伍。首先，吸納計算機專業、檔案專業等多學科交叉的檔案管理人才，定期的組織檔案業務培訓，通過派出學習交流、邀請檔案專家蒞臨講座等形式，讓他們掌握更多的檔案管理知識。其次，大數據時代，雖然不需要文書檔案管理員會編程、會開發軟件，但也要提升信息化水平，能夠熟練掌握數據庫等先進信息技術的操作能力。

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