現代檔案的特點以及檔案管理工作的發展趨勢

摘 要：社會的發展和科學的進步，使得檔案管理工作產生了巨大的變革，相較于以往的檔案管理，現代檔案管理工作特點發生明顯變化。現代檔案管理工作者要找準檔案管理發展的方向，推動檔案管理工作改革創新，真正適應社會發展的客觀需求。

關鍵詞：檔案管理;發展趨勢;內容特點

1 檔案以及檔案管理工作的定義與特點

檔案是各類主體，包括國家機關、社會組織和個人在實踐活動中直接形成的歷史記錄。檔案的特點：檔案的內容反映了事物事件的歷史真相和事實。檔案記錄了社會制度的變遷，歷史、文化的發展，機構的沿革和家族的淵源。檔案的原始記錄性決定了其對于文明傳承、文化傳播和家族尋根的重要紐帶作用。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作的特點：檔案資源積累的緩慢性。檔案是隨著人們實踐活動的開展而逐步積累起來的，它不能大量印刷和廣泛發行，大多是“孤本”，不能隨意復制。檔案管理過程的階段性。處于不同階段的檔案具有不同的價值，檔案的管理方式以及服務對象也由此有所不同。檔案管理工作對社會的相對封閉性。檔案直接關系到其形成者的切身利益，并且有相當一部分檔案涉及政治、軍事、經濟和技術秘密。

2 現代檔案的特點

2.1 數量激增，種類多樣

由于社會的發展和科學技術的進步，檔案的數量與日俱增。20世紀40、50年代開始，以原子能、電子計算機和空間技術的廣泛應用為主要標志的第三次科技革命浪潮的興起，推動科學技術的迅猛發展，社會分工日趨加細，而20世紀90年代開始的互聯網技術革命和人工智能技術革命將進一步改變社會職能分工。科技檔案和其他專門檔案的數量激增導致檔案種類的多樣化和檔案管理范圍的擴大。

2.2 來源廣泛，內容繁雜

科學發展的分化與綜合以及相互滲透的特點，科學與社會、經濟日益密切的關系等等都反映在檔案內容上，使檔案的成分和內容更加紛繁復雜。

2.3 載體形式多樣化

特殊載體形式的檔案，包括縮微檔案、聲像檔案及電子檔案等大量出現和普及，尤其是電子檔案現在的數量以及類型越來越多，推動了整個檔案管理工作的變革。檔案載體形式的變化促使人們尋找檔案長久保存、檔案信息的傳遞和利用的新手段和新方法。相較于紙質檔案這類檔案的特點：容量大、占用空間小，但是這些特殊載體的檔案，對庫房、裝具、設備的要求更加苛刻。

2.4 社會對檔案的需求增長

檔案是一種不可替代的原始信息源，互聯網時代。人們對檔案的需求不斷增長，對檔案信息的存儲、傳遞、利用提出了更高的要求。現代檔案數量大、門類廣、內容復雜、形式多樣的特點以及社會對檔案需求的增長，對檔案管理工作提出了新的要求，推動其發展和變革。社會對檔案的需求增加，也對檔案工作提出了新的要求，推動改革已有的檔案工作，比如在檔案工作的方式、方法、體制等。

3 檔案管理的發展趨勢

3.1 管理模式的變革，文檔管理的一體化

從文書和檔案工作的全局出發，實現從文件的制發到歸檔管理的全過程管理，將文件管理和檔案管理融為一體。即將現行文件的產生、歸檔及檔案管理納入一個管理系統，采取統一的工作制度、程序和方法，而不再將文件管理和檔案管理視為兩個相互獨立、界限分明的管理系統，從而有效的減少了重復勞動，提高了文檔管理工作的效率。

3.2 圖書、情報、檔案的一體化管理

圖書、情報、檔案各有其特點，但三者都是信息的重要來源，在功能上可以互補，隨著現代信息技術的發展，三者的一體化管理方案日趨成熟。

3.3 管理手段的變革—數字化

可借助計算機技術等現代信息技術，直接生成數字檔案信息，或通過數字化技術，將存儲在傳統介質上的模擬檔案信息轉換成數字信息，便于檔案信息的網絡傳輸和共享。通過數字化的手段使得信息在不同的載體中可以進行流轉。

3.4 管理對象的變革—紙質檔案與電子檔案長期并存

電子文件在電子政務、電子商務等各類數字業務中大量產生，是人類各種社會活動的數字記憶，如何鑒定、歸檔、長期保存并提供利用電子檔案，是數字時代檔案管理工作者的重要使命。現在各類業務都是在各種數字平臺、電子平臺上完成，那么在各類數字業務中產生的這些記錄，是非常重要的數字記憶，作為檔案管理工作者，有職責、有義務選擇保管和提供利用這些數字記錄，數字記憶。把它通過電子檔案的形式來進行存儲、進行管理和提供利用，這是數字時代檔案管理工作者肩負的一項重要使命。

3.5 管理工作內容的深入—由實體管理深入信息組織

檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作的內容在社會信息化進程中正逐步發生著一個明顯的變化，即從對檔案實體的管理深入到對檔案信息的組織和管理。 檔案管理工作從以往強調對檔案實體的管理深入到對檔案信息和內容的管理，現在數據科學，深入到對數據單元的管理。

4 現代化檔案管理的意義

在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。檔案管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變 為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間。檔案管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。

參考文獻

[1]盛春虹.關于檔案管理現代化的若干思考[J].蘭臺世界，2019，（z1）：79-80.

作者簡介

朱峰，海南省海口市疾病預防控制中心助理館員，研究方向：檔案管理。