淺議新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革

霍耀東

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)后，我國許多行業(yè)均逐步引入了信息化管理，但是根據(jù)調(diào)查研究，我國事業(yè)單位檔案作為無形的資產(chǎn)記錄著事業(yè)單位的歷史與現(xiàn)在的實際情況。在現(xiàn)如今的社會背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢。那么，如何在新形勢下事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行改革呢？本文圍繞著我國事業(yè)單位檔案管理給予幾點改革思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;新形勢;改革

1 事業(yè)單位檔案管理改革必要性

隨著上世紀(jì)十九年代電腦以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，信息化的概念也開始逐步卷席世界各行各業(yè)。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)隨之時代的步伐前進(jìn)，因此，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化便迫在眉睫。所謂的事業(yè)單位檔案管理信息化就是指的打破以往的紙質(zhì)檔案管理，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺以此實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化?？梢哉f，在這個高速發(fā)展的時代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)如今社會的發(fā)展，因此，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個必然的過程。

除此之外，目前我國事業(yè)單位正在處于深入的改革階段，事業(yè)單位不僅僅是黨和政府各項公益事業(yè)的主要承擔(dān)者，更肩負(fù)著搜集社會相關(guān)信息以及有效服務(wù)于人民群眾的重要職能。隨著我國公共事業(yè)的迅速發(fā)展，社會公眾對于事業(yè)單位的檔案資源方面也提出了更高的要求，不僅僅政府的相關(guān)決策要調(diào)用事業(yè)單位的檔案資源，人民群眾的生產(chǎn)生活也需要事業(yè)單位定期公布相關(guān)社會公益事業(yè)的信息。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，人民群眾對事業(yè)單位公布檔案信息的形式也有了更高的要求，對其形式、樣式以及途徑的要求也隨之提高，對事業(yè)單位檔案的準(zhǔn)確性、實時性也有了新的期待。因此，只有事業(yè)單位加強(qiáng)信息的保存與高效的使用能力才可以更好的滿足于社會的需求。

2 論如何在新形勢下實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革

現(xiàn)如今，我國事業(yè)單位檔案管理相對于過去已經(jīng)步入了一個新階段，但是依舊不能滿足當(dāng)下需求，存在著很多問題。許多事業(yè)單位管理層都認(rèn)為，檔案管理需要幾個人整理便可以了，實際則不然，這種老套的思想就是不對的。實質(zhì)上檔案管理是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，若在管理上松懈，便會?dǎo)致檔案丟失與實務(wù)，從而影響事業(yè)單管理的改革。綜上兩章節(jié)所述，檔案管理改革的目的就是充分實現(xiàn)高效的運作系統(tǒng)，使之更加簡易，因此，管理信息化是未來發(fā)展的必然。那么，究竟如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革呢，以下本文給予幾點建議：

2.1 重新構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程

首先，需要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，需要對事業(yè)單位部門的環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理，充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來，然后對事業(yè)單位全體成員對于檔案信息的錄入、編制，以及對信息的檢索、利用、處理等各個流程做出具有針對性的設(shè)計和職業(yè)規(guī)劃。第二，通過制度的方式將事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，重新對流程規(guī)劃以及未來發(fā)展進(jìn)行審視。最后，將電腦技術(shù)充分納入人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，使得事業(yè)單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運作。

2.2 充分提高檔案管理服務(wù)能力

檔案管理的本質(zhì)就是服務(wù)，因此，需要提升其服務(wù)能力。以往的檔案管理緊緊重視職能，在新形勢下的改革需要讓服務(wù)“動”起來，從而拓展檔案管理等服務(wù)職能。比如說，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分實現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的自動檢索、自動歸類、自動分析以及自動篩選等，從而完善事業(yè)單位內(nèi)部信息服務(wù)。

2.3 建立檔案管理信息化平臺

事業(yè)單位可以開發(fā)一個系統(tǒng)且與之相對獨立的平臺，從而實現(xiàn)檔案管理的信息化。將整個檔案管理工作納入這個平臺，同時也可以借助這個平臺讓檔案管理信息化發(fā)揮到其最大的功效。

2.4 重新組建檔案管理組織的架構(gòu)

通過以上的討論，我們可得知，若想充分實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理方面的改革，就需要在它組織框架上大下功夫。對于事業(yè)單位檔案管理的本身，我們可以借助現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺去實現(xiàn)管理的信息化，對于組織結(jié)構(gòu)的改革，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才歸入到管理組織的結(jié)構(gòu)中。然后大力培養(yǎng)專業(yè)人才、現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才與檔案管理人才，從而達(dá)到雙管齊下的目的。并且要不斷的引進(jìn)新技術(shù)，吸引大量人才，進(jìn)而充分實現(xiàn)改革創(chuàng)新。比如說，單位需要積極引進(jìn)新型人才，注重管理團(tuán)隊的同時，要對檔案管理工作人員的職業(yè)技能進(jìn)行考核，從而對職業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，這樣便可以從本質(zhì)上提高檔案管理服務(wù)的工作質(zhì)量。除此之外，需要事業(yè)單位有意識的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維，改變以往的定型思路，從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，進(jìn)而為檔案管理模式的平穩(wěn)過渡提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

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