電子檔案管理中的風險與不安全因素防范策略

郭曉娜

摘 要：作為一種基于互聯網技術形成的檔案，電子檔案相較于傳統的紙質檔案，不僅具有更高的安全性和更大的存儲容量，而且也能夠有效降低檔案存儲的時間，電子檔案管理工作的效率也因此得到大幅提升。然而，在實際開展電子檔案管理的過程中，還是會遇到這樣或那樣的風險以及不安全因素，如果未能夠對其進行全方位且有效的防范與控制，則會帶來令人不堪設想的嚴重后果。因此，電子檔案管理人員急需提升自身的風險防范意識，采取有效策略來盡可能地降低因各種不安全因素所帶來的不良影響。文章首先對電子檔案管理中的風險與不安全因素進行了分析，然后就其具體的防范策略展開了較為詳細的探討。

關鍵詞：電子檔案管理;風險;不安全因素;防范策略

在信息化時代背景下，傳統的紙質檔案存儲管理模式顯然已經無法適應當前檔案管理工作的要求，以磁帶、光盤以及云端網絡等形式為主的電子檔案存儲管理模式也隨之出現，并得到了各領域、各企業及單位的廣泛推廣與應用[1]。盡管利用電子檔案可在實現資源共享的同時，在很大程度上提高檔案管理工作的效率，但是與此同時也帶來了諸多挑戰。其中，受檔案信息系統以及網絡環境等因素的影響，使得電子檔案管理中遇到了各種各樣的風險，比如病毒的攻擊、黑客的侵襲以及系統出現漏洞等，不僅很容易造成檔案信息數據的丟失、泄露以及被篡改，而且也會使得電子檔案管理工作下降，甚至還會導致更多更嚴重后果的發生。為此，電子檔案管理人員需對實際工作中所存在的風險和不安全因素進行全面地識別與分析，并采取更具針對性的有效措施加以防范。

1 電子檔案管理中的風險與不安全因素

1.1 管理方面的因素

在電子檔案管理過程中，由于管理不得當所帶來的風險與不安全因素主要體現在以下幾個方面：其一，在實際管理的過程中，過于重視技術而忽略了管理的重要性，而且想當然地認為只要加強防火墻以及入侵檢測等安全技術便能夠保證電子檔案安全，實則需要依托技術與科學管理的共同支持才能獲得更好的管理效果。其二，過于重視外部安全管理而忽略了內部控制，比如在對崗位及其職責的劃分范圍不夠明確、業務操作權限配置出現混亂以及設置的計算機密碼安全系數不夠高等內部問題，都會大大降低電子檔案的安全性。其三，當前電子檔案管理人員的綜合素質依舊有待于提升，這不僅要求其需具備過硬的操作技能和專業知識，而且還需不斷強化自身的安全責任意識。

1.2 技術方面的因素

在對電子檔案進行管理的過程中，只有依托于強大的技術，才能夠最大程度地保證電子檔案信息的安全性。盡管近年來信息化技術在電子檔案管理中得到了更進一步的推廣和應用，但是信息就好似一把“雙刃劍”，在保證電子檔案信息安全的同時，也帶來了一些不利的影響，其主要體現在以下幾個方面：其一，在實際管理過程中所應用的硬件，依舊存在著質量不合格、功能不夠齊備以及性能相對落后等問題，這些問題的出現往往會導致硬件系統功能失常，最終使得電子檔案信息數據丟失[2]。其二，由于在設計環節便出現了漏洞，在使用環節出現了不恰當操作，所以便很容易導致軟件在實際運行過程中出現這樣或那樣的差錯，最終就會使得系統發生崩潰，這對電子檔案管理勢必也會帶來巨大的損失。其三，計算機遭到黑客以及病毒的入侵，同樣也會導致電子檔案信息數據發生泄漏，進而造成更為嚴重的后果。

1.3 制度方面的因素

電子檔案管理工作的施行，離不開制度的保障，這也是保證電子檔案信息數據安全、推動各項工作有序進行的重要支撐[3]。然而，從現實情況來看，電子檔案管理制度建設步伐仍然相對滯后，其主要表現在以下幾個方面：其一，所制定的電子檔案管理制度不夠合理，所以便很容易導致實際管理無章可循;其二，未能緊跟時代發展的要求，對電子檔案管理制度進行及時且全面的修訂與完善，同樣也會導致制度落實過程中遇到諸多阻礙;其三，電子檔案管理中的很多標準，都是簡單地照搬了傳統紙質檔案的管理標準，而未能夠結合電子檔案的特點及規律進行深入研究與探索，同樣也會導致電子檔案安全得不到有效的保障。

1.4 人為方面的因素

盡管當前的電子檔案管理已經朝著信息化、便捷化的方向發展，但是其中依舊存在很多工作需要由人工操作完成。只是，在實際開展工作的過程中，由于受到工作態度以及個人情緒等因素的影響，所以便很容易導致人工操作具備著較強的不可控性，這無疑為電子檔案管理埋下了一定的安全隱患。而從現階段電子檔案管理制度工作的實際情況來看，除了大型的檔案室以及綜合檔案館以外，一般單位的檔案管理工作崗位多為兼職人員，而這些人員又缺乏專業的素質，業務能力也有所欠缺，再加上操作熟練度不高，所以難免就會使得一些安全問題變得尤為突出。除此之外，領導層對電子檔案管理工作不夠重視，投入力度不足，同樣也給電子檔案管理帶來了諸多安全隱患。

2 電子檔案管理中的風險與不安全因素防范策略

2.1 加強對內部的控制管理

為了能夠對電子檔案管理工作中存在的風險以及不安全因素進行有效的控制，加強單位內部的控制工作顯得尤為重要，這需要公司與相關工作人員的共同參與，對整體的工作流程進行全面的掌握并予以執行，才能實現電子檔案的科學管理。在實際控制的過程中，需注意以下幾點：其一，在選聘電子檔案管理人員時，不僅要考核他們的專業能力以確保其能夠勝任崗位工作，而且還要對其操作技能以及信息化軟件應用程度進行考量，此外還需將其職業道德與操守納入選聘依據之中。其二，為確保電子檔案管理工作的規范性以及有序性，一方面需明確各個工作人員的職責，增強其責任意識，另一方面還要對整個工作流程進行控制和優化，有效預防其中可能存在的風險。

2.2 完善電子檔案管理的安全技術體系

除了要加強內部控制以外，加強對電子檔案的安全管理也具有重要意義。因為在實際管理的過程中，一旦缺少安全技術的保護與支持，則很容易導致電子檔案信息和數據丟失，進而引發一系列不良后果。在借助現代化科技手段完善電子檔案安全技術體系過程中，可從以下幾個方面入手：其一，為了避免因電子檔案信息丟失所帶來的不良影響，可對電子檔案進行備份處理;其二，為了能夠有效防范病毒以及黑客等的惡意攻擊，可對電子檔案信息進行多重加密處理;其三，為保證電子檔案管理的正常進行，可配備一些計算機人才對所用電腦以及網絡進行定期的維護和管理，并對其進行全面的病毒檢測;最后，配備專業技術人員往往需要投入較高的成本，為提高自身的效益，公司可將電子檔案信息委托至第三方，交由其對數據進行存儲和防范。

2.3 進一步強化電子檔案管理制度建設

安全管理制度是確保電子檔案安全運行的重要基礎和前提，為此，進一步強化電子檔案管理制度建設尤為必要。在實際完善的過程中，需以國家頒布和出臺的相關文件為依據，結合公司的實際情況以及電子檔案管理人員的業務水平，對電子檔案安全管理制度、具體操作流程以及相關的技術規范等進行科學合理的制定，并將各項細則真正落實到日常電子檔案信息收集、整理、保管以及利用等工作環節中，以此來確保電子檔案管理的安全性，并提高電子檔案管理的規范化水平及制度化水平。

2.4 加強對電子檔案的技術監控

為了進一步強化電子檔案的安全管理，在運用各項信息技術時，還需加強對電子檔案的技術監控，以此才能夠為電子檔案信息提供強有力的安全屏障。在實際落實的過程中，可在檔案管理系統內增設管理監視子系統，以便能夠實現對電子檔案存取的全程監管[4]。除此之外，為保證計算機系統的安全運行，還可將安全監測以及訪問控制技術等應用其中。

2.5 加大電子檔案管理人才的培養力度

電子檔案管理隊伍整體素質水平的高低，在一定程度上也能夠影響到電子檔案安全管理水平。為此，提升電子檔案管理人員的綜合素質以及專業能力顯得尤為重要，這也是有效防控風險及不安全因素的重要路徑。在實際培養的過程中，一方面需要加強電子檔案管理人員的職業道德及操守，優先錄用那些有責任心、愛崗敬業的人員;另一方面也要加大《保密法》以及《檔案法》相關法律法規的宣傳，以此來提高電子檔案管理人員的安全意識以及保密意識。除此之外，公司還可以定期開展各種各樣的培訓，比如研討會以及座談會等，使其在不斷學習中提升自身的工作技能及業務水平。

3 結論

綜上所述，不管是從宏觀上還是從微觀上來看，電子檔案管理工作的開展極具重要意義。只是，在電子檔案管理工作中，受到管理、技術、制度以及人為等方面因素的影響，使得實際工作中出現了諸多風險，如何采取有效的策略加以防范，以盡可能地降低因各類風險和不安全因素所帶來的不良后果，已成為當前電子檔案管理人員所需共同面臨的重要問題。為此，在實際開展電子檔案管理工作的過程中，相關工作人員則需要對其中所存在的風險及安全隱患進行積極且全面的評估和防控，立足多個方面，采取針對性的策略確保檔案信息的安全性及其完整性。

參考文獻

[1]王進.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范策略[J].企業文化（中旬刊），2018，24（5）：128.

[2]高巖.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].數碼設計（上），2019，33（9）：223.

[3]郭宏瑩.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].建筑工程技術與設計，2017，24（15）：3352-3352.

[4]李寶華.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].中國高新技術企業，2017，15（1）：193-194.