大數據視角下的高職院校檔案管理研究

鄧福明

摘 要：目前社會發展中信息化是主要的標志，其推動了各行各業的發展。大數據是新時代重要的技術之一，對高職院校而言無疑是帶來新的發展機遇。與此同時，檔案管理是內部管理工作的重要組成部分，而檔案管理質量直接影響高校管理質量，因此為了提高高職院校檔案管理效率，很有必要在大數據視角下優化并創新檔案管理理念?；诖耍P者以大數據視角下高職院校檔案管理發展情況為切入點探討大數據視角下的高職院校檔案管理。

關鍵詞：大數據視角;高職院校;檔案管理

大數據時代的到來信息呈爆炸式增長，無疑給高職院校檔案管理人員開展檔案管理工作帶來諸多挑戰[1-2]。在此背景下傳統檔案管理模式無法適應時代的發展潮流，且從長遠來看阻礙高職院校的發展，這就需要高職院校檔案管理人員采取有效的措施改革傳統檔案管理，進一步優化檔案管理方式，從而適應大數據時代的發展需要。

1 大數據視角下高職院校檔案管理發展情況

1）缺乏完善的檔案信息化管理體系。大數據時代下我國高職院校檔案管理體系并不完善，具體表現在三個方面：首先，基礎設施不完善。受到傳統檔案管理模式的影響，部分高職院校并沒有從根本上改變檔案管理方式，且很少在檔案管理中投入建設資金，使檔案信息化管理在發展資金的限制下得不到發展。其次，檔案管理人員很少有統一培訓機會，因此大多數檔案管理人員沒有掌握熟練的信息化技能，這一定程度上阻礙了高職檔案管理的發展，不利于其朝著信息化方向發展[3]。最后，沒有形成信息化數據庫資源。雖然當前大多數高職院校已經意識到建立科學信息系統的重要性，也逐漸應用科學信息系統保存與收集信息，但是缺乏大型數據庫的支撐，因此很難發揮其最大效用。

2）缺乏專業檔案管理人才。高職院校檔案管理人員除了要掌握專業的檔案管理知識之外還要具備高效、科學管理與分析學員檔案的能力。然而當前很多高職院校在檔案管理人員配備方面存在諸多問題，缺乏檔案管理能力較強的且具有大數據操作水平的人才。目前我國已經處于大數據時代，檔案管理模式發生了巨大的變化，使得部分檔案管理人員無法勝任當前的工作，因而很難保證高效、高質完成檔案管理工作。此外，部分檔案管理人員無法利用大數據的價值，因此在實際的工作中只能在原有基礎上管理，創新能力不足，這與大數據背景下檔案管理的要求差距較大。

3）數字化信息系統發展不成熟。目前我國在信息化發展方面取得一定成效，然而仍然有部分高職院校沒有重視檔案管理工作，在檔案管理中仍然以傳統管理模式為主，不重視檔案信息化管理，更沒有更新檔案管理模式。在儲存檔案時以紙質保存為主，但是該保存方法管理難度較大，并不利于查閱與保存檔案[4]。當前各高職院校因為受到諸多因素的影響，在檔案信息數字化管理中僅建立表面的局域網管理系統，并沒有在資料管理中落實信息化管理，這種管理方式過于簡單化，整體檔案管理效率不高，無法進行細致與復雜的處理，因此很有必要建立系統的檔案管理模式。

2 大數據視角下的高職院校檔案管理策略

1）建立完善信息化檔案管理制度。完善的信息化檔案管理有利于推動檔案管理科學化發展，這是推動高職院校管理朝著科學化方向發展的關鍵，同時也是深化高職院校檔案管理的保證。但是在建立完善的信息化檔案管理制度時需要結合目前高職院校檔案建設的情況進行。首先，加大力度宣傳信息化檔案管理理念，強化全院師生對檔案工作的認識。其次，在校園宣傳欄等宣傳檔案管理對學校發展的作用，讓學校內部形成“大檔案觀”理念。最后，針對檔案查詢、收集以及借閱等環節建立完善的檔案管理制度，保證各個環節都能有相關制度保證，且將檔案管理人員培訓計劃納入制度當中，切實提高檔案管理工作人員素質。

2）配備綜合素質較高的檔案管理人員。開發與利用檔案信息資源除了需要依賴先進儀器設備之外最重要的是具有綜合素質較高的專業檔案管理人員的高校管理[5]。要想推動檔案管理工作的開展，使其順應時代發展潮流，很有必要強化培養檔案管理專業人才，配備且配齊專業化檔案管理隊伍，給其注入新的血液，讓更多有創新意識的且具有大數據素養的年輕血液注入高校檔案管理團隊;建立健全培訓體系，給其接受專業化培訓與訓練的機會，使其在大數據背景下逐步提高自身信息化能力以及大數據技能等。與此同時，學校應高度重視檔案管理人員梯隊式建設，充分整合具有豐富檔案管理經驗的老員工與具有專業大數據素養的年輕團隊，使其在各類專業研討、專業講座中得到梯隊式發展，穩定高校檔案管理隊伍的同時推動檔案管理工作可持續發展。

3）大數據采集與分析數據。大數據視角下需要高職院校結合檔案管理目標采集、分析與搜集工作。首先，發揮信息技術的作用智能搜集院校各項活動產生的數據。在電子掃描與系統分類中進行智能化管理，讓檔案信息管理變得模塊化。在此之前管理人員應意識到自身工作職責，做好檔案信息排查工作。集中處理重復或錯誤的信息，確保檔案信息的針對性與真實性。此外，加大力度做好檔案信息智能統計工作。發揮計算機等平臺的作用智能分析檔案數據，最大程度發揮其作用。

4）檔案資源平臺化、動態化管理。我國信息技術快速發展，在此背景下高職院校教學管理檔案、社會服務檔案都需要朝著平臺化與動態化管理模式發展[6]。情況不同的學生、教學計劃實施方法、學生掌握的情況等內容都需要實施可視化與動態化管理模式，因此需要及時、準確地采集教學信息。平臺化管理模式的應用讓教學檔案朝著可視化方向發展，且各種信息都可以通過智能終端平臺了解，如學生學習情況、教師教案等。檔案平臺化與動態化管理減少了檔案操作步驟，因此教學檔案可追溯性與真實性更高。

5）數據歸檔與保存。就實際的檔案管理中，高職院校應以大數據平臺為基礎對檔案進行歸檔與保存。結合信息技術進行智能分類，構建更加便捷、高效的歸檔操作體系。與此同時，強化檔案安全管理思想，加強建設檔案安全管理環境，監督檔案管理人員在具體的工作中做好信息備份[7]。積極引入殺毒、防火墻等軟件保護檔案，避免出現病毒入侵、信息泄露等風險，提高檔案管理安全性。此外，強化檔案管理人員職能素養建設，加強對檔案管理人員進行培訓，做好密鑰管理工作。深入分析檔案數據化管理中遇到的風險，制定相關預防機制，保證檔案信息安全。

3 結束語

總之，大數據時代給高校檔案管理人員做好檔案管理帶來更多機遇，這就需要其把握時機，發揮現代科學技術的作用建立完善的信息檔案管理系統，發揮現代科學技術與基礎設施的作用優化檔案管理，實現信息化檔案管理目標，發揮檔案管理工作的價值。

參考文獻

[1]孫紅梅.大數據視角下的高職院校檔案管理研究[J].才智，2018（14）：254.

[2]曾娟.基于大數據視角探究高職院校檔案管理模式的改革[J].辦公室業務，2017，（015）：128.

[3]李晶國.從大數據視角探究高職院校檔案管理模式的改革[J].考試周刊，2018，（044）：24.

[4]李超.在大數據背景下高職院校人事檔案管理芻議[J].讀天下（綜合），2018（1）：124-124.

[5]張永花.大數據時代高職院校檔案管理的優化策略[J].智庫時代，2019.

[6]陸冬梅.淺析大數據背景下高職院校人事檔案的管理與利用[J].中國管理信息化，2019，022（002）：187-188.

[7]賀雯.大數據時代下的高職院校檔案管理研究[J].人力資源管理，2017，000（007）：P.336-337.