政務服務事項電子文件歸檔策略研究

莊穎

摘 要：在檔案管理中運用信息化技術進行管理，可以有效提高檔案管理及利用效率。隨著我國檔案信息化建設的不斷推進，各級機關單位積極開展數字化檔案室建設。但是在進行檔案數字化管理的過程中，不可避免的會出現軟件和硬件方面的問題。這些問題可能會造成數據的泄露，更甚者會造成數據的損壞及數據的永久遺失。因此，必須進行檔案管理系統(tǒng)的日常管理及維護，并對所使用的電子設備進行維護。

關鍵詞：檔案管理系統(tǒng);數據;維護

在新時代高度發(fā)展的電子信息技術影響下，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質檔案管理向著以信息化為基礎的電子檔案管理方向發(fā)展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質量，也使傳統(tǒng)檔案管理中紙質檔案保護工作困難情況得以改善。但是由于我國電子檔案管理事業(yè)處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現實問題，給電子檔案管理工作的開展帶來了不利影響。

1 電子檔案管理中存在的問題

1.1 電子檔案管理人員的綜合能力有待強化

電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質量的基礎因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應用能力、信息化辦公能力等等。而在現階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設備的操作能力都有所不足，這就造成了現階段電子檔案管理工作的效率和質量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現代化發(fā)展帶來了不利影響。

1.2 電子檔案管理中大數據平臺建設不足

電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數據平臺的建設，實現對檔案數據信息的永久儲存以及對檔案數據的全面分析，便于行業(yè)進行檔案對比，以實現行業(yè)的最優(yōu)化選擇。而在現階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數據平臺構建不足的現實問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設備損壞而發(fā)生檔案數據信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發(fā)揮，沒有辦法實現檔案數據的對比，因此給檔案管理工作的開展帶來了嚴重的不利影響。

1.3 在系統(tǒng)設施方面

當前，計算機信息化技術的發(fā)展速度日益加快，導致計算機信息技術內部的硬件與軟件系統(tǒng)設施，常常會出現無法相容、匹配不當的情況。因而，醫(yī)院在實行電子檔案的管理過程中，由于老計算機與新計算機之間存在著一定的系統(tǒng)差異，無法切實進行數據信息的轉換與兼容，影響醫(yī)院內部數據信息的傳遞。在一定程度上，直接制約著電子檔案綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化及完善，難以為醫(yī)院各種醫(yī)療活動提供完整的數據信息檔案。

2 電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

2.1 落實培訓計劃，強化電子檔案管理人員的綜合能力

管理人員作為電子檔案管理工作效率和質量基礎影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務就是建立培訓計劃，通過高質量的培訓工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機設備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質量的人員基礎，推動電子檔案管理工作的落實。

2.2 建立完善的檔案管理制度

要讓醫(yī)院檔案管理工作更加的科學化和系統(tǒng)化，就需要一個完善的檔案管理制度。一個良好的管理制度對檔案管理工作有著非常積極的促進作用，建立一個科學的檔案管理體系，完善的檔案管理制度，也是保障整個醫(yī)院檔案管理工作向著系統(tǒng)化和科學化方向發(fā)展的重要保障。科學制度的建立要以法律體系作為基礎，將醫(yī)院實際黨員管理工作與法律體系相結合，制定出與醫(yī)院實際相符合的檔案管理制度，檔案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要根據醫(yī)院的實際情況做出調整，不斷地完善檔案管理制度，才能夠讓檔案管理制度更好地為醫(yī)院的檔案管理工作服務，將檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來。制定一個完善的檔案管理制度要聯(lián)系整個醫(yī)院的實際情況，耐心地傾聽醫(yī)院上下所有人員的意見，將這些意見更好地收集起來為檔案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能讓檔案管理更好地為醫(yī)院各個部門提供幫助，讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮積極的作用。

2.3 建立檔案大數據平臺，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮

大數據平臺建設是現代電子檔案管理的重要特征體現，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數據平臺，對檔案數據信息進行平臺數據的云端儲存，實現檔案數據的長久保存。同時，也能夠通過大數據平臺對數據檔案進行篩選對比，為行業(yè)決策的落實提供數據分析保障，推動檔案管理工作現代化發(fā)展。

2.4 構建安全防范綜合體系

醫(yī)院的檔案資料所在管理部門，需要高度重視系統(tǒng)安全風險的防范工作，先從人員安全防范的意識方面入手，加大宣傳教育力度，普及安全風險識別及防范的相關常識，以避免不規(guī)范化的系統(tǒng)操作促使病毒侵入電子化的檔案資料管理系統(tǒng)內部，影響系統(tǒng)安全、正常的運行。還需注重系統(tǒng)的安全維護，聘請具備較強系統(tǒng)安全員定期維護電子化的檔案資料管理系統(tǒng)，做到及時識別、篩選、規(guī)避、殺除病毒風險，控制系統(tǒng)安全風險的發(fā)生率，提高醫(yī)院內部電子檔案的管理系統(tǒng)整體運行安全系數。

2.5 重視專業(yè)性的培訓

由于醫(yī)院多數檔案資料相應管理人員，在信息化科學技術及系統(tǒng)軟件的應用操作能力上還有待于強化。對此，要求醫(yī)院應當對這一方面工作予以高度重視，加強對這一方面管理人員的專業(yè)性培訓，主要包含著信息化科學技術、軟件系統(tǒng)、系統(tǒng)風險識別及其防范、電子化檔案資料管理實操等相關知識、能力的強化培訓，確保檔案的管理人員能夠具備較強的技術實操能力，掌握檔案資料電子化管理這一方面能力，確保此項工作高效完成。

3 結束語

檔案管理系統(tǒng)的維護直接影響電子檔案的管理質量和利用效率，使用和維護人員必須有較高政治素養(yǎng)和專業(yè)技能。在使用和維護過程中，需要注意硬件和軟件可能出現的數據泄露問題。同時，必須對進行檔案系統(tǒng)訪問的密碼定時更新，保證檔案數據的安全。另外，檔案系統(tǒng)使用和維護工作人員，需加強專項培訓，提高檔案工作人員政治素質和業(yè)務能力，以適應不斷更新?lián)Q代的大數據時代。

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