農業科研院所檔案管理信息化建設淺析

蘇娟

摘 要：本文對檔案信息化建設的內涵以及其在農業科研院所工作中的意義進行了介紹和分析，并對當前農業科研院所檔案信息化管理存在的一些問題和不足進行了討論，對如何有效的完善檔案信息化建設提出了幾點對策和建議。

關鍵詞：農業;科研院所;檔案;信息化建設

隨著現代信息技術的不斷發展，辦公自動化的程度也在逐漸提高，尤其是對于檔案管理工作來說，信息化的檔案管理能夠有效的實現對大量數據資料的快速、準確處理，能夠大大提高檔案工作效率和質量，為相關單位以及人員提供更好的檔案服務，充分發揮出檔案的利用價值。本文針對農業科研院所中檔案信息化建設相關工作進行了分析和研究，希望能夠為檔案工作以及農業科研工作的開展起到一些促進作用。

1 檔案信息化建設的內涵

檔案信息化建設是指在檔案管理工作中科學、靈活的運用信息技術，如數據庫、大數據、數據掃描、壓縮等，從而提高檔案工作的效率和質量，實現檔案管理現代化發展的一項重要工作。檔案信息化建設不僅僅是對檔案管理相關技術的發展，更需要在信息化建設的同時對檔案管理的新理念進行研究和思考，建立起符合新時期檔案工作需要的管理新框架，從而使檔案的價值得到更好的開發和利用。

對于農業科研院所來說，檔案管理信息化建設對于其相關工作的開展有著重要的推動意義。

一方面，檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，在我國供給側結構性改革不斷深化的背景下，信息技術在農業經濟發展中的支持作用逐漸凸顯出來，通過對過去農業科研資料中成果、技術、思想、數據等信息資源或歷史經驗進行分析并進行合理的開發利用，推動信息資源的共享，能夠使這些檔案資料更好的為農業技術研究、農業活動提供服務。

另一方面，檔案信息化能夠有效的提高檔案管理效率，是相關單位檔案創新管理的必然選擇。隨著我國農業技術的發展，農業科研院所中的項目也在不斷增加，與之相對應的檔案資料也大大增多，加強檔案信息化建設能夠更好的對相關資料進行收集、整理、保管以及開發利用，建設科研檔案信息化管理平臺，提高檔案工作效率，并借助相關技術實現檔案管理理念、方法等的創新，為農業科研相關工作提供有力的保障。

2 農業科研院所檔案管理信息化建設中存在的不足

2.1 對檔案信息化建設的重視不足

當前部分農業科研院所對于檔案信息化建設的重視程度相對不足，其具體表現為對檔案信息化建設的支持力度不足，缺乏完善的信息化建設思路與規劃，相關檔案管理人員素質水平無法滿足信息化管理的需要。造成這一問題的主要原因是很多農業科研院所沒有專職檔案管理人員，多由科技人員或行政后勤人員兼職管理檔案，相關人員缺乏良好的檔案意識與信息化管理意識，對于檔案信息化的重要性認識不足，部分單位檔案管理人員不足也給信息化建設的推進造成了一定的影響。

2.2 檔案信息化建設下的管理不夠規范

檔案管理信息化建設帶來的不僅有技術方面的提升，其對于檔案管理人員的管理理念以及檔案管理相關制度等方面都提出了新的要求。然而在當前部分農業科研院所的檔案信息化建設進程仍然是采取傳統的檔案管理方法及制度，無法滿足信息化管理的需要，進而導致了檔案工作效率低下、不規范等問題。如，傳統文件向電子文件的轉化兼容性較差;電子檔案缺乏統一的格式要求;相關設施、設備沒有得的良好維護等。

2.3 檔案信息化管理平臺、系統的研發落后

在檔案信息化建設的過程中，相關的硬件設施是重要的基礎，但要想充分的體現檔案信息化的優勢，相關管理平臺及系統的研發成果有著重要的意義。由于在當前的農業科研院所中信息技術、軟件工程等方面的專業人才較為缺乏，因此檔案信息化管理平臺通常是從軟件公司直接購買或者進行外包研發，但這些管理平臺、系統往往與農業科研院所的一些特點存在偏差，可能無法滿足單位的檔案管理需求。

2.4 檔案信息化管理的實際效果有待提高

當前在檔案信息化管理工作中還存在一些問題有待商榷，相關工作的實際效果有待提高。例如，電子檔案相較于傳統檔案更容易修改且不留痕跡，電子檔案的憑證效力有待研究，當前只能夠采取紙質檔案與電子檔案并行的管理方式，反而增加了檔案工作量;電子檔案儲存載體需要進行良好的維護管理，如果管理不當就可能會造成數據大量丟失;網絡安全、電腦病毒等對科研院所檔案管理系統造成較大安全威脅等。

3 農業科研院所檔案管理信息化建設的完善措施

3.1 轉變檔案管理理念，明確信息化建設思路

針對當前部分農業科研院所對于檔案信息化建設重視程度不足的問題，相關單位要積極轉變檔案管理理念，充分認識到檔案工作對于農業科研工作的重要性以及信息化建設在發揮檔案價值上的優勢，積極推動檔案工作的信息化、自動化、智能化發展。

其次，農業科研院所在轉變檔案工作理念的同時還要建立起明確的檔案信息化建設思路和目標，結合當前我國農業發展形式、農業科研工作現狀、檔案管理需求等對檔案信息化建設進行統籌規劃，逐步推進農業檔案目標數據庫建設、豐富電子檔案類型、增量檔案全文數字化、存量檔案電子化等相關工作的落實，切實提高檔案工作的服務質量和檔案利用效率。

此外，農業科研院所還要加快檔案管理人才隊伍建設，加強對檔案管理人員信息技術方面的培訓和學習，建立完善的人才引進和激勵機制，使檔案管理人員能夠適應、滿足現代互聯網、信息技術理念下的檔案信息化管理工作需要。

3.2 加強檔案信息化管理平臺、系統建設

農業科研院所要在檔案信息化相關思路、規劃的基礎上加強對檔案信息化管理平臺、系統的建設和完善，保證相關功能能夠符合單位科研工作以及其他相關工作的實際需要。

檔案管理系統要保證基本的檔案錄入、查詢、瀏覽以及用戶管理等基本功能，并根據農業科研院所的實際情況對文書檔案、科技檔案進行分類管理。針對不同檔案的內容、特點建立起相應的數據庫結構，對檔案的字段類型、索引、屬性等方面進行差異化標注，為后續檔案管理、檔案服務奠定基礎。在檔案管理工作上，該系統要具有檔案自動化錄入、圖片文字自動化識別，根據檔案屬性或字段進行動態管理、提供多種查詢機制、具有較高的查詢效率和性能、檔案資料維護、更新方便、檔案資料共享等功能。在檔案系統安全性上，要進行嚴格的用戶管理以及權限設置，能夠自動記錄檔案資料的錄入、更改、查詢、刪除等日志且不可更改。在檔案開發利用上，該系統平臺要能夠對單位所收集、記錄的相關檔案資料進行自動分析，并結合大數據技術對相關農業技術研究、成果轉化、農業活動現狀等信息進行綜合分析，充分發揮檔案資料在實際工作中的應用價值，從而使農業科研單位的工作水平得到有效的提高。

4 結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是現代檔案工作發展的必然趨勢，同時也是檔案創新管理的必然選擇。針對當前農業科研院所檔案信息化建設中存在的一些不足，相關部門要積極采取有效措施，完善檔案信息化建設，提高檔案工作效率、質量，充分發揮出檔案在農業科研、農業活動等方面的利用價值。

參考文獻

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