大數據時代下檔案信息化管理發展的有效途徑探討

王琦

摘 要：伴隨著互聯網技術的飛速發展，各種新興技術也隨之誕生。大數據作為近年來熱議的技術話題，在快速發展的同時也給各行各業的發展帶來了顛覆性的改變和巨大機遇。即便是相對比較傳統的檔案領域也受到了巨大的影響。檔案作為信息資源的重要載體，檔案信息化建設的利用價值不容忽視。本文將主要分析大數據時代背景下檔案信息化工作的一些問題及相應解決策略。

關鍵詞：大數據;檔案;信息化;管理;途徑

如今是知識經濟的時代，強調高效、重視管理。在大數據時代檔案信息化管理，有效實現了檔案信息的有效利用，不斷擴大了大數據的影響力。人們認識到只有通過各項舉措讓檔案信息化管理發展管理水平得到大幅度的提升，相關單位的發展才會更加持續穩定。

1 大數據時代下檔案信息化管理存在的問題

1）檔案信息管理工作者的素質不高。要進一步開展檔案信息管理工作，就必須有具有專業知識的人才來管理，但是由于多方面的因素導致現有檔案管理人員對大數據知識一知半解，甚至“不了解”“沒聽過”的人大有人在，無法達到大數據技術要求。許多傳統檔案信息管理工作者只停留于現有知識和以往工作經驗的狀態，無法跟上大數據模式檔案管理需求。所以說，檔案信息管理工作者的素質不高，缺乏應有的專業技能和綜合素質，這樣的問題是特別嚴重的，有著十分顯著的緊迫性。所以在大數據時代背景下，針對檔案管理工作而言，必須要有效解決，使其綜合素質得到切實增強，而且已經到了刻不容緩的地步。

2）檔案管理的基礎設施落后，沒有專業的信息知識庫。在大數據時代，由于傳統檔案管理的局限性，其基礎設施長期處于落后狀態。由于一些單位對檔案管理基礎設施投入在資金上越來越少，導致其設備和設施得不到及時更新，無法實現先進設施與設備的引進，導致其檔案管理松散、無序、浪費人力，實現大數據檔案管理困難重重。有的檔案管理單位認為投資實業是企業獲得回報的最佳方式，故而一味地購買房產等固定資產，從而導致沒有足夠的資金來支撐檔案管理專業信息知識庫的建立。

3）檔案信息化的管理制度并不完善。目前，檔案信息化的管理制度并不完善導致檔案信息混亂無序，各單位檔案信息化的管理制度不統一，在查詢問題上，沒有應急方案，導致單位的檔案信息隨著時間的推移越來越多。一些單位在檔案信息化的管理制度并不完善，不少單位認為檔案信息以存儲方式進行管理，而且還沒有一個合適的信息管理系統來計算，導致該方法應用時候并不精確最終影響檔案信息真實性。

4）信息化建設需要進一步加強，同時要提升服務和管理水平。在全新的大數據時代背景下，針對檔案管理信息化建設而言，要進一步有效關注傳統檔案的更新和升級。然而，從實踐情況來看，在信息化建設方面并不夠健全完善，仍然沿用傳統的檔案管理模式，信息化建設力度不足，由此導致傳統的檔案收集、整理、歸檔等相關方式仍然普遍存在，而這樣的情況和信息化現代化的發展形勢不相融合。除此之外，要充分看到在新時代背景下，檔案信息化建設方面的服務和管理內容以及質量要進一步提升，充分滿足時代的發展需求，而在具體的管理過程中，相關人員并沒有轉變服務理念和管理模式，檔案管理質量和效率提升都受到嚴重阻礙，由此使得檔案管理工作無法呈現出應有的價值。

2 大數據時代優化檔案管理發展的應對措施探究

1）加強培訓檔案管理人員素質。首先需要保證檔案管理人員素質培訓機制的確立，保證各行政部門之間權責明晰，分工明確，建立健全考評機制，對檔案管理人員素質培訓的能力進行監督和約束，尤其是需要在一定范圍內鼓勵檔案管理利用業余時間進行自我提升，其形式不拘泥于培訓進修活動，還可以進行在職研究生的學習，通過系統的進修學習來提升綜合素質，使得檔案管理隊伍能夠從本質上提升，強調“大數據”檔案管理人才的培養。同時，為了緊跟大數據教育體制中人才培養的步伐，需要針對檔案管理人員多開展微課、慕課活動，能夠互相學習，提升教學能力。

2）加強基礎設施建設，實現大數據技術的充分利用。與傳統檔案相比，信息檔案具有許多優勢，與未來的發展趨勢高度吻合，因此要進一步有效加強基礎設施建設，針對各項基礎工作進行有效方式，不斷的引進先進的技術設備，更有效的利用多媒體手段，針對軟件設備，硬件設施等等進行大力的投資。同時要充分利用信息化手段，有效加強硬件設備的投資，同時加強大數據檔案信息模塊的系統建設，強化大數據環境下檔案軟件的分析能力。

3）采取措施完善檔案管理制度。針對檔案管理制度不健全此種情況，應重點探討計算機檔案管理系統的完整性和信息化，宗旨在幫助人們更好地了解大數據在完善檔案管理制度應用中的有效性，及時做好制度更新以及規范工作，采取措施完善檔案管理制度要重視檔案信息的宣傳普及教育，在日常檔案管理工作中，結合信息技術管理工作向社會廣泛宣傳，還可以通過網絡、電視以及報紙等形式對相關的檔案管理制度以及相應的典型案件進行宣傳，使宣傳得到擴大，使得群眾更加的了解檔案管理制度，提高員工的檔案管理制度意識，防止因為過失而做出錯誤事情，降低檔案管理信息的缺失發生概率。從有關規則和條例的保護來看，這是不可分割的。大數據自身的特點將使檔案管理更加方便和有效，但同時也需要加強學院和大學檔案管理的監督和管理系統。為了整合多媒體和大學檔案管理機構，需要建立相關系統，確保多媒體在大學檔案管理中的應用。從管理、部門合作或運營的角度來看，這一新的管理概念和技術的應用必須依法加以管理，以確保檔案管理能夠在正確的軌跡上完成。大數據庫的管理提高了檔案管理制度實效性，實現了檔案管理制度的管理目標，在一定程度上還能顯著地提升檔案管理工作者的管理水平和管理質量，進而為檔案管理相關單位和個人的信息完整性打下堅實基礎，提升檔案數據庫的管理能力，加強檔案數據庫的管理對網絡和信息系統有很強的依賴性。

4）充分樹立大數據意識，使檔案管理質量和服務水平顯著提升。首先，要從根本上樹立大數據意識，對管理意識進行不斷的創新和優化，以大數據時代為契機，確保檔案管理技術和信息化建設能夠實現不斷的創新和優化，在思想和觀念方面要積極創新并著重關注，在實踐的過程中充分落實。其次，要針對創新能力進行不斷的提高，在實際的檔案管理環節要以信息化為抓手，針對管理內容和服務手段要不斷的創新和優化，對信息化的建設內容有更深的理解，從單位的實際管理現狀出發，在更大程度上提升相關人員的信息操作能力和綜合技能，確保信息化技術能夠充分應用在檔案管理的各個環節，以此確保檔案管理質量和服務水平得到充分的提升，以此為著手點，在更大程度上加強大數據時代背景下的檔案管理信息化建設，使其呈現出全新的發展面貌。

3 結束語

總而言之，在科學技術發展越來越迅速的今天，將大數據信息技術進行廣泛的應用，并將檔案人員從傳統的繁重的檔案核算中解脫出來，是現階段大數據下檔案管理發展的新方向。大數據環境下的檔案信息化管理是社會現代化的必然趨勢，我們應深入研究保證了檔案信息系統的管理的方法，有效地提高了計算機在系統中的應用效果，實現了檔案管理信息系統的現代化，為控制和提升檔案管理的能力添磚加瓦。

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