新形勢下公共圖書館辦公室精細化管理對策分析

張貝

摘 要：公共圖書館辦公室擁有與黨委、政府和行政主管部門辦公室部分共性特征，同時有其獨特的地方，新形勢下研究辦公室精細化管理，增強“三個服務”針對性和有效性，對提升讀者服務工作具有實踐意義。

關鍵詞：辦公室職能;精細化管理;對策分析

1 引言

黨的十八大以來，習近平總書記對黨委辦公廳（室）工作高度重視，提出“五個堅持”的重要要求，賦予黨委辦公廳（室）抓落實的基本職能[1]。國務委員兼國務院秘書長肖捷同志在2019年12月19日全國政府秘書長和辦公廳主任會議上強調“新的形勢和任務對做好政府辦公廳工作提出了更高要求，要主動擔當作為，積極統籌協調，暢通政策傳導，增強“三個服務”針對性和有效性”[2]。辦公室管理一直是行政管理中一個十分重要的研究課題，圖書館辦公室擁有與黨委政府或行政主管部門辦公室部分共性特征，也有其獨特的地方，圖書館職能決定了其辦公室的基本特征，新形勢下強化圖書館辦公室精細化管理，增強“三個服務”針對性和有效性，實現圖書館資源利用率提高、服務優化、讀者滿意度高的目標定位，具有重要意義。

2 關于辦公室職能定位論述

2.1 從“三辦”看辦公室職能定位

辦文、辦會、辦事是做好服務工作、統籌協調、發揮參謀助作用的基礎性工作，直接關系全局工作工作效率[3]。

1）高標準、高質量做好辦文工作，是發揮辦公室以文輔政作用的基本手段。辦文，簡單的來說就通過公文流轉實現上傳下達，包括收文和發文辦理，收文辦理：收文登記、提出擬辦意見、領導批示、分辦流轉、督促落實和歸檔等環節;發文辦理：收集材料、擬定初稿、審核、簽發、印制、分發及歸檔等。

2）高水平、精細化做好辦會工作，把會前中后工作落實落細是基本要求。辦會，會議是研究決策、安排部署、統籌協調推進工作的重要方式，辦公室負責統籌日常會議管理包括會議制度建設，組織承辦會議、議定決策落實等事項。

3）講規矩、嚴要求在辦事方面，做到辦事雜而不亂、有章有法、有理有據。按辦公室所承擔的事務性質可分為常規性事務和日常事務，常規性事務從辦理流程看，有相對固定的規律，比如來文辦理;日常事務主要體現在統籌和協調上，與部門性質有關，存在工作量大、事無巨細、臨時多變的特征，這將要求辦公室管理既要突出重點，又要注重細節，既要注重管理的標準化，又要強調“柔性管理”，在辦事方面做到事雜而不亂、有章有法、有理有據。

2.2 從“三服務”角度看辦公室職能定位

辦公室是參謀層，不是決策者，其價值和作用通過具體服務行為體現[4]。“三服務”通常被認為是辦公室職能的代名詞，最先提出時，其內涵是為領導工作服務、為同級和上下級機關服務、為人民群眾服務。最近幾年“三服務”的內涵多指“服務發展、服務決策、服務落實”，這是從服務性質對辦公室的基本職能進行了定位。服務發展也就是服務全局工作，要求對工作要有能動性，努力增強工作的計劃性以體現超前服務理念;辦公室作為輔助決策機構，要多思考、善謀劃，找準其職責與中心工作的結合點，積極主動為領導決策出謀劃策;服務落實就是抓執行、抓落實，確保各項決策落地生根，新時代新要求，要努力增強“三服務”針對性和有效性。

2.3 要做到“五個堅持”定位辦公室抓服務促落實的基本職能

習近平總書記在《辦公廳工作要做到“五個堅持”》的講話中指出：“堅持絕對忠誠的政治品質、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責的工作作風、堅持無怨無悔的奉獻精神和堅持廉潔自律的道德操守”[5]，就是要求辦公室增強政治意識、大局意識、責任意識、奉獻意識、廉潔意識，賦予新時代背景下辦公室抓服務促落實的基本職能。

3 貴州省圖書館辦公室運行情況分析

3.1 工作點多面廣，精細化要求高

黨政機關辦公室工作量大且繁雜已成一種共識，麻雀雖小五臟俱全，館辦公室與黨政公室一樣，區別是規模大小和服務對象不同。從服務對象看，館辦公室對上級部門及館領導、對內是館內各業務部門、對外是各社會主體來訪，工作點多面廣;全館在崗職工近150人，內設機構15部門，全館政務服務工作千頭萬緒，看似不涉及辦公室具體業務，但往往是這一系列工作的交叉點，具體角色多為統籌、協調、配合，具體工作量不能直接體現;館辦公室處于上傳下達、左右協調的節點位置，業務工作協調、部門間工作協調、人際關系矛盾協調等，有效增強全館工作協同性和整體效能。辦公室工作涉及方方面面，任務繁雜、線條卻十分清晰，一個小問題解決不好就會出大亂子，可能會牽一發動一身，精細化要求高，但館辦公室人員配置不足，一人履行多崗位職責，精細化服務難以實現。

3.2 工作政策性強，要求做到精準

館辦公室工作對上是領導的安排部署要求及時下達督辦落實，對下是圖書館為一線窗口部門直接服務讀者，其工作效率直接關系領導決策的貫徹落實和業務部門執行決策的效率。在工作中，上級安排部署沒有落實到位就是辦公室工作的失職，違規服務讀者造成后果將會被問責，從細節方面看，重要公文起草一字之差面對廣大讀者可能會造成重大誤會或負面影響，說話辦事或行為不當可能會影響部門乃至全館工作。辦文辦事政策性強，必須力求十分精準，做到有法、有理、有度、有據。

3.3 重事務輕管理，要求機制明確

由于工作線條多、事務繁雜、工作量大，常常疲于處理日常事務，長期以來館辦公室在管理方面相對弱化，存在重事務處理，弱化內部標準化管理的現象。當前，在新形勢下對辦公室工作的標準和要求越來越高，總體趨勢從“三辦”向輔助謀劃決策，從被動接受向主動作為，從傳統經驗向現代化管理轉變，在機制建設方面，要正確認識辦公室工作的“經驗”管理問題，科學建立機制、規范辦事流程，兼顧好科學管理與經驗管理的關系。

4 公共圖書館辦公室管理精細化的對策探析

4.1 精準職能定位是前提

社會文化發展和環境變化要求公共圖書館在管理上不斷創新發展，深化改革，立足服務公共文化發展大局，結合實際需要，精準定位館辦公室基本職能，科學界定新時期、新階段下辦公室在全館管理工作中的職能和角色;把握館辦公室與業務部門的特點及內在規律，理順館辦公室與業務部門之間的關系;從法律關系角度入手，圍繞“三辦”、“三服務”要求確定其業務范圍，做到權責明晰。

4.2 精準制度設計是基礎

美國行政論理學家特里·L·庫珀認為：“好的政府被理解就是標準化的政府，反之， 標準化的政府也就是好的政府和有效率的政府，規范化是標準化的基礎，標準化是規范化的目標和最高形式”[6]。無規矩不成方圓，結合辦公室事務處理的內在規律，建立相應工作機制、工作流程、創新工作方式，用制度化、規范化推進工作精準化、精細化，提高服務工作效率。

1）工作機制建設。對于辦公室管理，各圖書館都有一些共性的機制，但沒有考慮工作的實際，針對性、可操作性不強，以致辦公室內部管理模糊、常常處于被動狀態，工作無章法更加雜亂。要因地制宜，分類實策，對于常規性事務，比如收發文管理、事項落實制度、會議管理、檔案管理、機要管理等建立對應的工作管理機制，確保工作有章可循;對日常事務處理，因工作量大、事無巨細、臨時多變，應該建立彈性機制，實施“柔性管理”，在原則性的前提下把握好靈活性，統籌好經驗管理與科學管理的關系，注重人員培訓，充分發揮辦公室工作人員主動能動性;深入研究辦公室工作，多思考出實招，努力做到辦公室工作開展雜而不亂、有章有法、有理有據。

2）細化工作流程。規章制度屬宏觀層面，有引導和指導作用，缺乏具體的工作流程、辦事指南支撐以致操作性不強，在機制建設的基礎上要建立工作流程、細化工作標準，讓表面上看雜亂無章的辦公室工作向規范化、標準化轉變，讓館各部門工作更好的銜接。

3）崗位權責明晰。對辦公室各工作崗位職責范圍進行明確，包含工作內容、職責和工作措施。由于人少事多、一人多崗、調崗等情況易出現工作銜接不上，要對每個崗位的職責進行詳細界定，制定職責清單，明晰職責邊界。

4）創新工作方式。實現辦公自動化是主流趨勢，用現代化技術對辦公室業務進行提升改造，對辦公辦會進行規范化、數據化管理，做到全過程數據可查、進度可追蹤，提高辦公室工作的效率和精度。

4.3 精細化管理是要求

要從雜亂無章、瑣碎日常事務中解脫出來，理清思路，突出重點抓實辦公室主要業務，做到忙而不亂;注重落實細節，以精細體現服務質量。一是以項目化管理思維抓好重點工作，對重點事項落實按項目化管理思維進行統籌推進，有計劃、有步驟地開展工作，要把更多的精力放在是對上級決策部署、領導批示、重大事項的跟蹤落實上;二是以清單式管理抓好細節，運用精細化思維對日常復雜業務工作事項進行統籌，形成以月、季、年為單位的工作任務清單，從任務分解、統籌協調、催辦落實、反饋通報等進行全過程動態管理，以確保工作線條清晰、事事件落實到位;三是對于常規事項進行標準化管理，規范服務行為。

4.4 館員隊伍建設是保障

一個目標的實現、一項工作任務的落實最終都是以“館員”的具體行為表現出來，在工作中館員的思想認識、業務能力等會直接影響工作開展結果。

1）強化規矩意識。做好辦公室工作規矩意識是基礎，辦會辦事要講規矩、講政治，在思想上、行動上與上級工作精神和安排部署保持高度一致，在重大問題上旗幟鮮明，立場要堅定，要維護好組織領導的權威和威信，自覺按照領導的決策和意圖開展工作。

2）培養能動意識。辦公室工作線條多，三定方案中辦公室的職責不可能包含日常所有工作任務，常常會有一些新情況、新問題、新工作;辦公室事務雜繁，一人多崗時有發生，主動補位尤其重要，這決定了做好辦公室工作要有很強的能動性。

3）樹立學習意識。深入學習領會習近平總書記關于辦公廳工作“五個堅持”要求，“三辦”、“三服務”內涵，學習各方面的知識，包含政治理論、辦公室和館業務部門業務知識，做到時在政治上過硬、業務上精湛。

5 結束語

在新形勢下對辦公室工作的標準和要求越來越高，要深化改革、轉變職能、理順關系，建立相應工作機制、規范工作流程、創新工作方式，以制度化、規范化提升工作精準度，突出重點抓細節，增強辦公室“三個服務”針對性和有效性，努力提升工作效能和讀者滿意度。

參考文獻

[1]習近平：辦公廳工作要做到“五個堅持”.http：//theory.people.com.cn/n/2014/0801/c168825-25385445.html.

[2]全國政府秘書長和辦公廳主任會議.肖捷講話.http：//www.huanqiunet.com.cn/news/view？id=53890.

[3]張浩， 新編辦公室主任工作實務手冊[M].中國言實出版社， 2011.

[4]馬振華.對做好辦公室"三服務"工作的幾點思考[J].辦公室業務，2013（21）：1-7.

[5]叩穎，辦公廳工作要做到五個堅持[J].秘書之友，2014年08期.

[6]馬文·M·沃澤爾（美）.什么是業務流程管理[M].北京：電子工業出版社，2017.