技工院校檔案管理如何提高實效性的探析

陳建龍

摘要：隨著我國科學技術的不斷發展，現如今檔案管理工作已經從傳統的文檔式管理轉變成為了信息化管理，檔案管理工作發生巨大變化的同時對學校管理的服務上也提供了很多幫助。隨著信息化技術的應用，檔案管理工作更加需要建設出一支高素質的檔案人才隊伍，來保證學校檔案管理工作可以順利的實施。檔案管理人才隊伍是檔案管理工作發展的前提和基礎，同時對學校檔案管理工作有著很好地推進作用。

關鍵詞：技工院校;檔案管理;提高實效性;解決策略

檔案工作一直以來都是我國技工學校發展過程中非常重要的組成部分，對于我國的技工學校發展和信息保存有著很好地促進作用。檔案管理工作可以有效的幫助我們保存歷史、傳承文明、服務社會，它是一項十分高尚的事業，因此加強檔案管理人才隊伍建設，全面加強學校檔案管理工作的實力，對于建設技工學校檔案工作而言具有重要意義。本文主要以技工學校檔案工作為例，詳細分析了提高檔案工作質量的方法，希望可以為技工學校檔案管理工作人員提供參考價值。

一、將技工學校檔案管理進行信息化的重要性

我國一直以來都是采用比較傳統性的管理方法來對學校檔案實施管理。但傳統方法存在很大的局限性，例如：以往的管理方式都是以紙質材料、照片、音頻和影像的方式，并且是人力操作的方法，來對檔案進行分類、整理、編輯、鑒定、統計等等。這種管理方法，步驟非常復雜，工作量大，致使相關工作人員不能對所有的材料進行高效的處理，大量的資源不能有效的利用，被擱置、被浪費，勞動效率不高，隨著信息化時代的步伐，學校管理系統方面也逐漸變得繁雜，以往的檔案管理方式已經不能夠滿足當代學校檔案的管理需求。在新時代下，利用信息技術對技工學校檔案實施信息化技術管理，已經成為技工學校發展的必經之路，如此既能減輕工作人員的工作量，又能極大提工作積極性、工作的效率。為此有關部門必須發展以信息技術為主的管理模式。對學校檔案管理方面的資料進行收集、儲藏并提供給技術人員利用。

二、技工院校檔案管理提高實效性的有效策略

（一）、提高檔案管理工作者的素質

檔案管理工作者的人才隊伍建設標準首先需要以人才的素質為標準，在選擇檔案管理工作人員的過程中，首先需要對人才的道德品質進行檢查，判斷管理人才是否有作案前科，是否在以往的工作過程中存在偷盜檔案信息、玩忽職守、偷懶懈怠等情況，在確定了檔案管理工作者的素質基礎之后，才需要具體考察員工的工作能力。在后續的檔案管理人才建設過程中，技工學校檔案館需要著重培養員工的基本素質，不定期的對檔案管理人才的工作內容進行檢查，判斷檔案工作人員是否有不符合規定的發生，同時還需要定期的展開以高實效性為核心內容的會議等等，從全方位的角度來幫助員工建設自身的高實效性。除此之外，高實效性的實施還包括著檔案管理人員的工作素質，工作素質的最好表現就是員工的工作能力問題，技工學校檔案館需要加大對檔案管理人才建設的資金投入，提高對他們的培訓內容，讓員工可以擁有出去考察學習的機會，開拓自己的眼界。同時學校檔案館需要明確的做好人才培養計劃和長遠規劃等等，不斷地引進新型的檔案管理工作方法和制度，提高檔案人才隊伍的能力層次、創新能力以及業務水平，從高實效性來實現對人才隊伍的多方面建設培養。

學校一定要對檔案室進行大力投資，著重運用現代化技術進行辦公，徹底實現檔案管理信息現代化，要突破以往紙質檔案的桎梏，要將檔案逐步演變為微縮的載體形式。學校要逐步完成檔案的規范化，要建立完善的檔案信息管理體系，盡可能的方便工作人員調查具體情況，并且能夠提示未歸檔的具體信息，同時自動向工作人員發送具體信息確保檔案朝著信息化的方向發展，慢慢形成現代化的管理方式，為科學化的檔案管理提供技術依據。進而達到提高技工學校檔案管理整體水平的目的。

（三）、對技工學校檔案管理理念和模式進行創新

要想實現技工學校檔案管理思路的高實效性，必須要對管理理念進行創新，為更好地開展檔案管理工作提供保障。

首先，相關工作人員要根據現代發展特點，對檔案管理理念、措施以及系統等進行不斷完善，從而促使檔案管理工作更具現代性;其次，要對檔案管理模式進行創新，可將現代信息技術與傳統管理模式進行融合，在減輕相關工作人員工作壓力的同時也能夠提升工作效率及質量;最后，要提升相關工作人員的制度管理意識。

在開展技工學校檔案管理工作的過程中，不僅需要相關工作人員能夠對管理理念進行創新，同時還需要對管理模式進行創新，從而確保檔案管理方法及流程能夠符合現代社會需求。因此，也就需要實行制度化、標準化管理模式，能夠從宏觀角度對管理工作的開展情況進行分析和把控，避免出現常識性錯誤，進而為各環節的順利開展提供保障。

相關工作人員需要將管理理論與實際進行緊密聯系，能夠針對具體問題進行具體分析，對檔案管理工作開展過程中可能出現的問題進行透徹分析，并據此制定出相應的解決方案，從而確保所開展的工作更具針對性，有效提升工作效率。

技工學校檔案管理工作的相關領導需要對檔案管理工作開展情況進行嚴格監督，并對人員進行合理分工，確保每一環節都有人員負責，進而提升檔案管理工作的高實效性。

綜上所述，怎樣做好技工學校檔案管理信息化，并將每一步措施落實到位，增強技工學校檔案信息化資源的開發和運用，成為現階段工作人員不斷探索的重要任務。所有的措施都是為了給學校檔案管理打下良好的基礎，在目前這種信息化時代，伴隨著科學技術的應用越來越廣泛，以往老舊的檔案管理方法已經不能滿足現在的學校和老師的需求，所以我們必須要最大化的運用信息技術，建造一個系統化、標準化、健康化的信息檔案管理平臺。

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