交通部門的檔案管理研究

于詩(shī)華

摘要：隨著社會(huì)化進(jìn)程的加快，信息化時(shí)代悄然來臨，生活中的方方面面都開始趨向清晰化和數(shù)字化。檔案這項(xiàng)關(guān)鍵的信息資源，成為促進(jìn)企業(yè)各部門共同發(fā)展的資產(chǎn)。本文簡(jiǎn)要闡述了交通部門檔案管理的工作內(nèi)容，主要從加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)、優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施、健全檔案管理制度三方面探究交通部門檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：交通部門;檔案管理;硬件設(shè)施

前言：

在我國(guó)交通行業(yè)的迅猛發(fā)展下，人們開始重視交通部門的檔案管理工作。為了讓交通部門的檔案管理工作盡快適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新要求，提升交通部門的工作效率，必須要從整體上提高交通部門的管理水平，提高檔案管理工作的質(zhì)量。更好的完成檔案管理工作，能夠推動(dòng)交通部門的可持續(xù)發(fā)展，有效記錄交通信息。

一、交通部門檔案管理的主要內(nèi)容

交通部門檔案管理的主要工作內(nèi)容大致為：第一，收集檔案。交通部門日常工作量的多少直接影響著檔案收集的難度與工作量。由于交通部門的工作范圍比較廣，內(nèi)容多，所以它需要收集的資料也比較多。這些資料中的大部分內(nèi)容都能夠成為日后佐證交通管理工作的關(guān)鍵信息，主要包括整理發(fā)展路徑、填補(bǔ)空白、推動(dòng)進(jìn)化、優(yōu)化設(shè)計(jì)等，將這些資料完整的收集起來，可以為今后交通部門檔案管理工作提供數(shù)據(jù)保證，這也是交通部門檔案管理工作的第一步。第二，整理檔案。交通部門檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案的形式各種各樣，通常在收集階段的檔案是比較散亂，所有資料全部混在一起，這時(shí)需要整理檔案資料。整理檔案的工作就是將檔案依據(jù)相應(yīng)的規(guī)則或檔案部門的相關(guān)制度分成不同的類別，根據(jù)類別進(jìn)行存放，同時(shí)還要對(duì)檔案整體進(jìn)行歸納，進(jìn)而將零散的檔案整理成系統(tǒng)的檔案。交通部門當(dāng)前的檔案管理都是使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行重組和分類，依據(jù)形式、時(shí)間等方式進(jìn)行整理。第三，鑒別檔案。檔案管理人員為達(dá)到使用檔案者多樣化的需求，積極應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，必須要發(fā)揮不同類型檔案的積極作用。檔案管理前期的收集和整理工作都為交通部門的檔案分類打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。鑒別檔案是檔案管理工作中關(guān)鍵組成部分，順利開展檔案鑒別工作，能夠確保檔案管理更加高效，從而達(dá)到交通部門檔案管理系統(tǒng)化與合理化的發(fā)展目標(biāo)。第四，保管檔案。針對(duì)交通部門檔案管理工作而言，保管好檔案十分重要，因?yàn)榻煌ㄊ鹿蚀嬖诓豢煽匦?，許多不能預(yù)測(cè)的交通事故可能都要調(diào)取檔案信息。所以保管好檔案對(duì)保證檔案信息的安全性與完整性都起到積極作用，同時(shí)還能提升交通部門檔案管理的使用效率[1]。

二、應(yīng)對(duì)交通部門檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)

隨著科技的不斷更新，交通部門檔案管理的方式與模式也在不斷更新，多種多樣的高科技輔助記錄工具出現(xiàn)在交通部門檔案管理的工作當(dāng)中。數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)變成交通部門檔案管理工作的基礎(chǔ)工具，它們?cè)诮o檔案管理工作帶來了便利的同時(shí)還出現(xiàn)了許多問題。比如：檔案管理的老職工不會(huì)使用計(jì)算機(jī);工作人員不會(huì)使用表格、不會(huì)錄入系統(tǒng)等。要想從根源解決這些問題，就必須加強(qiáng)交通部門檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先在招聘交通部門檔案管理人員時(shí)，要優(yōu)先聘用精通計(jì)算機(jī)技能的人才，從根本上保證人才的業(yè)務(wù)能力，提高工作效率。其次重視對(duì)新老員工的培訓(xùn)工作，老員工帶新員工熟悉工作內(nèi)容，新員工教老員工使用計(jì)算機(jī)軟件，互幫互助、共同進(jìn)步。最后在日常工作中注重同事之間的人際交往，多組織團(tuán)建活動(dòng)，讓新員工盡快熟悉這個(gè)大集體，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力與合作能力，從而提升交通部門檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

（二）優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施

在新時(shí)代的背景下，交通部門檔案管理工作要優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施，從而提高檔案管理的工作效率。交通部門應(yīng)該為檔案管理部門單獨(dú)設(shè)立一間辦公室、檔案庫(kù)房和借閱室，同時(shí)要為檔案管理工作人員配備防潮、滅火器材和辦公用品等。并且，想要讓交通部門檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，就必須要完善計(jì)算機(jī)設(shè)備，才可以實(shí)現(xiàn)智能化和電子化管理，跟上時(shí)代大潮。比如：首先，交通部門應(yīng)該為檔案管理配備專業(yè)的存儲(chǔ)設(shè)備，像計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、吸塵器、加濕器等，提高檔案管理的工作質(zhì)量，保證存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的電子檔案具有一定的存儲(chǔ)空間，有必要進(jìn)行災(zāi)難備份，保證電子文檔存儲(chǔ)安全。其次，充分運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)交通部門檔案管理文件的收集、整理、鑒別和保管工作，同時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)等有效管理交通部門的檔案。最后，在交通部門檔案管理工作中，要嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定做到移交、接收、統(tǒng)計(jì)工作，做好檔案移交和接收的工作登記;設(shè)置榮譽(yù)檔案陳列柜，展示交通部門近些年所獲得的成績(jī)。

（三）健全檔案管理制度

隨著交通行業(yè)的快速發(fā)展，交通部門檔案管理工作對(duì)其提出嚴(yán)格要求。為了讓交通部門檔案管理更加科學(xué)、合理、規(guī)范，必須要健全檔案管理制度，保證交通部門檔案的管理做標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的推行。針對(duì)交通部門檔案管理工作而言，要想高效率的完成檔案管理工作，就要正視自己在工作中的不足之處，可以參考其他部門比較先進(jìn)的檔案管理模式健全屬于交通部門的檔案管理考核評(píng)價(jià)制度，從而優(yōu)化交通部門檔案管理的制度[2]。交通部門的檔案管理工作一定要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，綜合交通部門自身的發(fā)展特點(diǎn)，建立相應(yīng)的交通部門檔案管理制度，檔案管理人員在工作中要嚴(yán)格遵循“分層管理、統(tǒng)一控制”的原則，始終嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好交通部門檔案管理材料的收集、整理、鑒別、保管等工作，保證交通部門的檔案資源可以發(fā)揮最大價(jià)值。

結(jié)論：

總之，為了推動(dòng)交通部門檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展，讓檔案管理能夠以最大限度為交通部門提供服務(wù)。首先要鼓勵(lì)交通管理部門的工作人員積極創(chuàng)新，激勵(lì)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，其次要準(zhǔn)確定位自身工作，充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，最后提升檔案管理工作水平，為交通部門做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孔旸.大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代電子檔案管理的安全問題研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（20）：11-13.

[2]牛婷婷.創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案服務(wù)質(zhì)量策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（20）：43-45.