圖書館辦公自動化系統建設策略研究

周雅楓

摘要：本文主要對圖書館辦公自動化建設系統進行分析，分析辦公自動化系統的具體設計方式及其功能，意在提高高校圖書館管理工作的效率，提升信息共享效率，希望對相關工作人員起到一定的借鑒意義。

關鍵詞：圖書館;辦公自動化系統;數字化建設

近年來，我國高校圖書館管理工作逐漸向數字化和網絡化的方向發展，但是取得的效果并不顯著，大部分圖書館工作人員仍舊使用手工模式開展工作，不僅無法保障工作效率，也制約著圖書館的未來發展。因此，為了進一步增強圖書館管理工作的效率，必須充分利用網絡的優勢，建立起圖書館辦公的自動化系統。

1.圖書館辦公自動化系統的硬件與軟件建設分析

良好的網絡設施是圖書館辦公自動化系統建設的前提條件，通常來說，良好的網絡運行條件由兩大部分組成，即硬件環境和軟件環境，以下對兩種環境的建設展開具體分析。

1.1硬件建設分析

辦公自動化系統的硬件環境主要指的是自動化辦公軟件的基礎條件，服務器質量的好壞是決定硬件環境的重要標準，因為服務器是將其他終端設備與服務器連接起來的重要設備，將互聯網與局域網之間連接起來，也有助于實現信息共享。由此可見，服務器的效率直接影響著終端設備能否正常使用。另外，通過網絡將服務器和終端設備有效連接起來，還可以提升圖書館辦公自動化系統的工作效率，為其他工作部門提供更加真實可靠的信息數據。因此，在建設圖書館辦公自動化系統的過程中，必須強調對服務器的選擇。[1]除此之外，現階段信息技術正處于飛速發展的階段，計算機的價格也在逐年降低，因此，在建設自動化辦公系統時，為提高管理工作的效率，也應該選取一些性能較高的計算機，充分保障辦公效率。

1.2軟件建設分析

除了硬件系統的建設外，影響圖書館辦公自動化系統建設的另一個重要因素就是軟件設施，其主要包括windows系統，同時也需要設置服務器。[2]例如，windows2000/windows2003，SPX以及NETBIOS。保障終端設備正常運行的基礎仍舊是windows，當前圖書館常用的辦公自動化系統為windows2007和windowsXP，常用的搜索引擎為IE瀏覽器。另外，現階段LotusDomino/NotesRS軟件在圖書館管理工作中應用得較為廣泛，該軟件主要是借助于Internet與Internet web功能，從而可以訪問多媒體，由于其具有良好的群組辦公功能，因此不同企業之間也能夠實現協同合作與信息共享。

2.圖書館辦公自動化系統的具體建設分析

2.1辦公自動化系統結構分析

C/S與B/S結構是現階段使用最為廣泛的辦公自動化系統結構，C/S系統結構是傳統的客戶機與服務器結構，而B/S結構則屬于另一種結構形式，即瀏覽器與服務器的結構形式，這兩種系統結構由于具有兼容性，可以充分滿足高校對于兼容性的需求，因此，被廣泛應用在了圖書館辦公系統的兼容性建設中。而B/S結構在實際應用中，則無需在計算機內部安裝相關的客戶端軟件，只需要得到授權，即可直接登錄辦公系統，便于圖書館工作人員進行操作。[3]另外，還可以將以B/S結構作為基礎建設的辦公自動化系統，通過將服務器轉變為Web頁面，用戶就可以在服務器的終端設備上使用LotusDomino，直接登錄辦公系統進行工作。

2.2用戶角色和權限的設計分析

圖書館辦公自動化系統不僅可以管理圖書館的內部工作，同時還可以管理與讀者相關的交互工作。例如，通知圖書館的相關管理工作以及為讀者提供所需的服務。因此，在建設圖書館辦公自動化系統的過程中，必須充分保障圖書館內部信息的安全性以及封閉性，在設計工作內容時，系統設計人員必須結合用戶的工作內容，科學劃分工作權限。由于圖書館自動化系統的用戶均有自己的用戶名以及相應的密碼。因此，用戶可以自由更換密碼，系統也會結合用戶的角色，對其設置相應的使用權限，因此，在辦公自動化系統的使用過程中，用戶的角色以及權限的設置具有非常關鍵的作用。

一般而言，圖書館自動化的辦公系統，主要包括三種基本角色：首先是系統的管理人員，其主要工作內容是管理整個辦公系統，通過對系統的管理，確保系統得以正常運行，與此同時其還享有設置用戶權限的權力，即用戶的權限必須經過管理人員設置后才能進行操作;其次是系統用戶，在圖書館自動化辦公系統中，大部分的用戶均屬于系統用戶，用戶可以根據自己的實際需要，進一步細分工作權限，例如工作權限較高的有館長或者主任，權限較低則為普通的圖書館用戶;最后是游客，當前大部分高校的圖書館均為校外的用戶提供的服務，但是對此類用戶設置了權限，即一般只可以瀏覽相關的信息。總而言之，辦公自動化系統的權限具有較強的針對性，不同的用戶享受不同的權限，而且在圖書館自動化辦公系統中，不同的欄目也享有不同的功能。對于某個特定的角色而言，管理者可以通過設置不同的角色權限，查看其是否能夠實現相應的功能，也就是說，在圖書館的頁面顯示中，瀏覽者可以查看自己的權限，例如，圖書館辦公自動化系統的管理人員可以對角色的權限重新進行設定，如在設置欄目拒絕者的權限時，可以將此類人員設置為不享有任何權限，也不能訪問任何圖書館欄目;在設置欄目瀏覽者的權限時，則可以將其設置為只有瀏覽此類圖書館欄目的權限，提升圖書館管理工作的質量以及效率。

2.3文件管理功能的建設分析

在建設圖書館自動化系統的過程中，可以根據圖書館的日常工作進行設置，因此，在系統的建設中應強調文件和檔案的管理工作以及信息的管理工作，可以將這些模塊整合起來，也可以單獨建設，獨立運行，充分提升管理工作的效率。另外，由于在設置圖書館辦公系統的文件管理功能時，主要是借助于現代化的管理模式，即通過對文件的管理實現信息的流通。因此，在軟件模塊的設計過程中，需要做好文件的整理與歸檔工作。除此之外，利用文件的管理功能，還可以增強對文件保管，避免文件的丟失，從而影響工作人員的正常工作。

2.4公共信息管理功能的建設分析

圖書館辦公系統中的公共信息管理功能，主要是為內部工作人員提供一個可以信息共享和溝通交流的平臺，工作人員不僅可以利用該平臺分享和公布信息，同時還可以查詢工作的進度以及業務進展。通過對公共信息平臺的使用，促進不同部門之間的溝通交流，進一步增強高校圖書館管理工作的效率。

2.5輔助工具功能的建設分析

圖書館辦公系統中的輔助功能建設，核心內容就是用戶可以通過搜索關鍵字，查詢相應的信息，同時針對一些設計功能較為多樣化的工作模塊，也可以利用該模式，增加數據庫中的字段。總而言之，利用輔助工具，可以促進不同部門的工作朝著數字化的方向發展，提高工作效率。

2.6個人事務功能的建設分析

個人事務功能主要指的就是工作人員接收和處理電子郵件，然后將消息以電子郵件的方式發送給相應的處理人員，并提醒其處理相關業務。另外，通過個人事務處理功能的利用，處理人也可以將業務委托給他人進行處理，增強管理工作的質量與效率，而且將與業務有關的資料分享給他人，也能夠實現信息共享。

2.7檔案管理功能的建設分析

圖書館的檔案管理工作，主要是對文書進行整理，工作人員在審批和處理相關文件后，將文件自動歸類到數據庫中，減少檔案管理工作人員對檔案查找與分類的時間。而且利用檔案的管理功能，還可以通過建立檔案名稱，形成相應的檔案報表，提高檔案管理工作的效率。

結束語

總而言之，建設自動化的圖書館辦公系統，最根本的目的就是為了公布與傳播消息，增強對圖書館檔案管理工作的質量。因此，高校應該加快圖書館自動化系統的建設進程，利用Internet技術，提高管理工作的效率，為用戶提供更加優質的服務。

參考文獻：

[1]郭力.圖書館辦公自動化系統建設策略[J].粘接，2020，41（02）：90-92.

[2]董偉.大型公共圖書館辦公自動化系統設計及案例解析[J].江西電力職業技術學院學報，2019，32（04）：23-24+141.

[3]李歡歡.圖書館辦公自動化系統管理建設[J].環渤海經濟瞭望，2017（08）：190.