基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公室文書檔案管理探析

郭宸汝

摘? 要：如今是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時代，而對如今的信息技術(shù)已經(jīng)給社會的生產(chǎn)生活的方式帶來了巨大的改變。而在這樣的背景下，辦公室檔案管理工作也順應(yīng)著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的變化而進行著改革和創(chuàng)新，從而使得辦公室文書檔案的管理更加高效并具有更高的安全性，充分的提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);辦公室文書;檔案管理;改革創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)時代是信息高速發(fā)展的時代，為辦公室檔案管理帶來了一定的機遇。信息技術(shù)的發(fā)展為文書檔案管理帶來了新的發(fā)展，在一定程度上促進了辦公室檔案的高效管理。另外，隨著對云技術(shù)的應(yīng)用，如今文書的存儲方式也開始發(fā)生了變化，基于此對檔案的管理更是提出了更高的要求。因此應(yīng)當(dāng)如何加強現(xiàn)代化信息技術(shù)在辦公室文書中的應(yīng)用是當(dāng)下應(yīng)當(dāng)重點解決的問題。

1 辦公室文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的意義

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的過程中，而各行各業(yè)在對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用下其生產(chǎn)效益都在隨之增加。其中包括了事業(yè)單位對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用使得自身得到了更好的發(fā)展，尤其是辦公室的文書管理工作更是更加需要對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，辦公室文書管理在人力資源的變更和生產(chǎn)活動的開展具有十分重要的作用，在對決策進行制定時也是以辦公室文書作為重要的依據(jù)。另外，辦公室文書檔案還可以為經(jīng)濟活動的開展提供相應(yīng)的資料支持，可以全面的將事業(yè)單位的開展和對資源的利用等情況加以反映。而文書檔案管理結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，其檔案管理的效率和質(zhì)量得到了大幅的提升，在檔案的收集和管理上也得到了較大的便利性。

2 辦公室文書檔案管理工作存在的問題分析

2.1 檔案管理工作缺乏規(guī)劃性

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室文書檔案的管理工作對電子存檔系統(tǒng)的使用開始變得越來越廣泛。通過度該系統(tǒng)的使用，文書檔案的管理越來越具有一定的規(guī)范化和系統(tǒng)化，但是在對該系統(tǒng)進行使用時也出現(xiàn)了明顯的缺陷，例如無法對文書的整體進行規(guī)劃，并且并不具備協(xié)調(diào)運行模式。單純的使用該系統(tǒng)進行工作根本就無法自動生成多個部門的文書檔案，而這一缺陷會給辦公室文書檔案的管理的實效性帶來一定的影響。

2.2 缺乏完善的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理設(shè)施

在對辦公室文書檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展中，完善的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理設(shè)施是十分重要的。而我國的檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化設(shè)備卻無法很好的支持其工作順利的展開，這種情況會對檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展帶來較大的影響。尤其文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理必須要在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上才能順利的展開，基于此，一旦互聯(lián)網(wǎng)信息化的設(shè)備不完善就會讓文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理效果大打折扣。另外，檔案的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理由于不重視對技術(shù)軟件的開發(fā)，當(dāng)遇到不同地區(qū)的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的差異性以及互聯(lián)網(wǎng)信息化軟件和信息資源無法進行共享時，對辦公室文書檔案管理工作的開展的影響也是十分大的。

2.3 缺乏檔案管理重視性，人員素質(zhì)水平低下

因為辦公室文書檔案工作對于一個事業(yè)單位的發(fā)展具有著十分重要的作用，因此如果單位中的上層領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到文書檔案管理的重要性時，其檔案的作用自然不會被更好的發(fā)揮出來。同時還會導(dǎo)致文書檔案工作跟不上時代的進步和事業(yè)單位的發(fā)展需要，造成檔案信息不匹配的問題。另外，負(fù)責(zé)文書檔案管理的人員不具備足夠的認(rèn)知水平，但是一個優(yōu)質(zhì)的文書檔案的管理系統(tǒng)對管理人員的工作素養(yǎng)具有較高的要求。然而由于管理人員沒有參與到專業(yè)化培訓(xùn)教育活動中，并且在操作能力和技術(shù)水平存在嚴(yán)重差異，從而降低了檔案管理工作的科學(xué)性和智能化，極易引發(fā)各類問題。

2.4 互聯(lián)網(wǎng)信息化管理安全力度不足

在文書檔案管理工作中，推廣應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的效益比較明顯，但是在實際應(yīng)用中也會出現(xiàn)缺陷與不足。在互聯(lián)網(wǎng)信息化背景下，辦公室文書檔案管理安全保護力度不足，對文書檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的負(fù)面影響比較大。現(xiàn)階段，企事業(yè)單位無法保證文書檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化水平，沒有建立安全管理系統(tǒng)，從而危害了檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的實效性。在實際應(yīng)用和調(diào)取檔案時，極易出現(xiàn)信息系統(tǒng)非法入侵和破壞問題，威脅文書檔案信息完整性和保密性，導(dǎo)致重要信息資料泄密或丟失。

3 互聯(lián)網(wǎng)信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新

3.1 提升文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的認(rèn)知水平

想要更好的實現(xiàn)文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的互聯(lián)網(wǎng)信息化的素養(yǎng)都應(yīng)當(dāng)?shù)玫教岣撸仨氁獙ヂ?lián)網(wǎng)信息化管理的重要性進行充分的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理的理念。而想要更好的轉(zhuǎn)變員工對檔案管理的觀念則應(yīng)當(dāng)定期的對檔案的管理人員進行培訓(xùn)，使其可以充分的認(rèn)識到檔案的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的意義，從而提高對文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理水平，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 建立文書檔案管理系統(tǒng)

為了確保文書檔案管理工作水平提升，應(yīng)當(dāng)建立完整的文書檔案管理系統(tǒng)，對檔案資料進行科學(xué)化分類歸納，按照檔案的重要性劃分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案和一般檔案。在實行文書檔案建檔管理期間，必須嚴(yán)格按照文件機密性開展資料文件的傳輸、辦理、調(diào)閱和歸檔等操作。在企事業(yè)單位中，除過具備資格的人員外，其他人員都不能查閱檔案機密等級。此外，企事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)管理制度，科學(xué)管理文書檔案與資料。

3.3 建立健全文書檔案管理制度

通過建立完整的文書檔案管理制度，有助于提升文書檔案管理水平。嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對不同部門的文書檔案管理職責(zé)進行劃分，以此提升工作效率。其次，對于部門內(nèi)存儲的保密文件和公眾文件，在分離期間需要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息化系統(tǒng)中的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)系統(tǒng)，合理分離不同文書檔案。同時，注重文書檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，不斷提升網(wǎng)絡(luò)安全防護等級，防止發(fā)生信息資料泄露問題。

3.4 提升檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投資力度

在辦公室文書檔案管理工作中，也應(yīng)當(dāng)注重數(shù)字化檔案管理。此種管理模式對于硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的要求都比較高，企事業(yè)單位在管理檔案時通常是由人力資源部負(fù)責(zé)，且管理人員必須具備專業(yè)檔案管理知識。然而由于多數(shù)企事業(yè)單位都沒有設(shè)置獨立的管理檔案部門，因此在管理水平、基礎(chǔ)設(shè)施以及檔案環(huán)境等方面均達不到要求。數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理需要設(shè)置檔案負(fù)責(zé)機制。加大文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，有助于提升檔案管理效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展下，各行各業(yè)都已經(jīng)向互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展，因此辦公室文書檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理對事業(yè)單位的發(fā)展是十分有意義的。通過對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，一是辦公室文書檔案的管理效率得到樂都提升，其次更加提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，如今的辦公室文書檔案的管理工作有必要融入互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

參考文獻

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