提高學校財務檔案利用率的幾點建議

李洪

摘 要：眾所周知，財務檔案是一種非常重要的資料和文件。目前，由于人們對財務檔案的利用存在一定的誤解，片面的認為財務檔案屬于機密性文件，不能夠借閱和使用，因而財務檔案在利用率上有待提升。本文主要對學校財務檔案利用率的提升建議或策略進行有效的研究和討論，通過對當前學校財務檔案利用現狀的分析和把握，從而更加有針對性的實施行之有效的方法和措施來提升學校財務檔案的利用效率。

關鍵詞：學校;財務檔案;利用效率;策略;建議

現如今，隨著信息科技的不斷發展，學校在檔案管理方式上有了更高的要求。學校的檔案已經從單純的檔案實體逐步擴展到了信息化的檔案管理，使得學校的檔案管理工作更加全面和便捷。但是在財務檔案的利用方面，學校要結合財務檔案的特殊性，分析財務檔案的利用現狀，以此來不斷分析如何才能夠更加全面、系統且充分的利用財務檔案，提升學校財務檔案的利用效率，這是當前學校在檔案管理工作中的一個重點，也是學校亟待解決的檔案管理問題。

一、學校財務檔案管理的現狀分析

當前，很多學校在財務檔案管理方面存在很多的局限和不足，使得財務檔案的利用率十分低下，對學校的一些工作造成不必要的影響和麻煩。我們只有充分且全面的了解和掌握學校財務檔案管理的現狀，才能夠更好地實施有效的方法和措施來提升學校財務檔案的利用效率和水平。下面對學校財務檔案管理的現狀進行具體的分析和討論：

1、學校缺乏健全且完善的財務檔案管理制度

很多學校在管理財務檔案方面都缺乏比較健全的規章制度和流程，在收集和管理財務檔案方面存在很多不規范的地方，使得很多財務檔案在利用時不能夠及時的找出來，影響財務檔案使用人員的借閱和使用。與此同時，在整理與收集財務檔案時，由于分類不明晰，容易造成財務檔案分類整理出現混亂，還有一些較為重要的財務檔案沒有進行及時、有效的分類與管理，使得財務檔案資料的歸集不完整、不全面，且在財務檔案的保存上也沒有做到分門別類，將很多財務單據、原始資料堆放一起進行保存，在查找和借閱時會花費大量的時間，影響財務檔案的利用效率。

2、學校缺乏對財務檔案可利用的宣傳

很多人認為財務檔案是一種保密性文件，因而在財務檔案的使用上，很多人會片面的認為，財務檔案一般人是不可以借閱和使用的，缺乏財務檔案借閱和使用的基本意識，這主要是由于學校沒有對財務檔案的可利用進行有效的宣傳和規定，一些工作人員在工作上需要一些財務數據作為支撐和幫助，但是由于財務檔案的保密性，因而望而卻步，導致在工作上造成了一些麻煩和問題，影響工作效率和工作質量。

3、學校檔案管理人員的業務能力和水平有待提升

盡管財務檔案具有一定的專業性，很多學校的檔案管理人員在查找財務檔案方面會存在很多的困難，由于檔案管理人員的非專業性，對于專業性較強的財務檔案保存與管理會或多或少有點力不從心，再加上學校缺乏對檔案管理員的專業性培訓，對于財務檔案的分類與整理缺乏一定的思維和流程，這些都會影響學校財務檔案的利用效率。此外，隨著信息科技的不斷發展，很多學校在檔案管理方面已經實現了信息化管理，通過檔案管理信息系統就能夠快速、準確的查找到檔案。但是在財務檔案的搜索和查找上，由于檔案管理員缺乏對財務專業知識的了解，在信息化管理系統與紙質財務檔案查找之間存在銜接不暢的問題，使得財務檔案的在利用上并不能夠快速、準確、及時的查找出來，影響財務檔案的利用。

二、學校財務檔案利用率提升的方略探究

為了能夠有效的提升學校財務檔案的利用效率，加強對財務檔案的分類與管理，做好財務檔案可利用的宣傳工作，強化對檔案管理人員的業務培訓，從而不斷提升學校財務檔案的利用效率和利用水平。下面對學校財務檔案利用率提升的方法和策略進行具體的討論和研究：

1、健全和完善學校財務檔案管理制度

學校在財務檔案管理方面要制定健全且完善的財務檔案管理制度，從財務檔案的歸集、分類與整體等整個財務檔案管理流程進行細化和完善，明確財務檔案的借閱范圍、借閱流程，為學校財務檔案的管理提供更加健全的制度保障，促進財務檔案管理利用率的更好提升。

2、強化對財務檔案可利用的宣傳

財務檔案并不是不可利用，學校在財務檔案利用上要進行有效的宣傳，學校可以將財務檔案的可利用形成一定的制度和流程列入財務檔案管理制度當中，使得學校的每個部門都能夠明晰財務檔案的借閱要求和范圍，從而使得學校各部門在開展工作時，能夠具備利用財務檔案的意識，并學會運用財務檔案中的有效數據來推動學校各項工作的更好開展和進行，提升了學校財務檔案管理的利用率。

3、重視對檔案管理人員的業務培訓，提升工作能力

學校的檔案種類繁多，在管理方面需要細心和耐心。盡管在信息科技不斷發展的今天，學校的檔案管理已經實現了半信息化，學校的一些部門在利用檔案信息上可以從電腦中查找類別和檔案的具體儲存位置，這樣能夠快速有效的查找出來。但是在財務檔案的管理上由于缺乏專業性，使得財務檔案的管理缺乏一定的效率性。因此，重視對檔案管人員的業務培訓，使得檔案管理人員具備管理財務檔案的基本知識和意識，做好財務檔案的分類、整體工作，為財務檔案的利用奠定基礎。此外，財務檔案里面的分類內容都是由財務人員進行細化與整理，因此，學校的財務人員在交接財務檔案時，要將財務票據、財務賬簿、財務憑證和財務報表等相關資料分門別類的整體好，單獨存檔，在交接到學校檔案管理員處時，要做好交接工作，將財務檔案的類別交接清晰，并當面錄入信息管理系統中，這樣能夠提升財務檔案的管理效果，因而在利用財務檔案時，能夠節約大量的時間和人力，能夠快速、及時的找出財務檔案使用人所需的財務資料。

三、結束語

綜上所述，學校的財務檔案能夠較為全面的反映學校的各項運營情況，能夠為學校的很多活動的開展提供有效的依據和憑證。但是由于人們缺乏利用財務檔案的意識，沒有重視對財務檔案的利用，再加上學校在財務檔案的利用方面缺乏健全的制度，很多人認為財務檔案是不允許借閱和利用的。基于此，學校必須要做好財務檔案利用方面的宣傳工作，健全和完善財務檔案利用機制，明確財務檔案利用的原則、方法和途徑，強化財務檔案管理人員的業務能力和管理水平，從而促進學校財務檔案管理工作得到更好的開展，學校財務檔案的利用率得到更好地提升，推動學校各項活動和教學效率和水平得到更好地提高。

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