檔案收集工作理念探索

張麗

摘 要：醫院運營下檔案信息資源較多，如何做好檔案收集與管理是醫院基層管理部門亟待思考的一個問題。文章通過對醫院檔案收集管理存在問題進行分析，探討檔案收集工作的創新策略。

關鍵詞：檔案收集;檔案管理;醫院檔案;檔案工作

引言

基層醫療機構在進行相關決策制定過程中，檔案起著重要的參考作用，也是醫院邁入可持續發展道路的重要支撐。針對檔案而言，具體包括會議記錄、決議、精神、談話以及審批情況等類型文檔資料，其文化檔案收集與歸檔工作的開展，具有較強的技術性與服務性。而在醫院轉型發展背景下，辦公室檔案收集與歸檔工作的重要性愈發凸顯，所面臨的工作管理標準要求也不斷提升。基于此，必須對檔案收集與歸檔現狀的分析，制定科學管理優化措施，來全面提升收集與歸檔工作開展質量和效果。

1檔案收集工作的意義

首先，是醫院檔案管理的重要基礎。醫院在日常行政管理過程中會產生大量的文件資料，既有紙質文件，也有電子文件，并最終形成檔案。但這些檔案并非生而為之檔案，而是通過收集、移交等將散落于各個部門、具有保存價值的文件資料集中起來，并通過分類、整理，日積月累形成的。檔案收集是后期檔案整理、鑒定、保管、統計等環節的前提和基礎，為后期檔案工作的開展提供了可供處理的文件材料和載體。將檔案收集集中于檔案管理部門，檔案管理人員便可以依據相關業務流程進行編目、鑒定、統計、查詢、利用等后續工作。可以說，收集是醫院檔案工作之基。其次，醫院檔案管理的重要保障。醫院檔案收集工作質量如何，會直接影響整個檔案管理的質量。判斷醫院檔案管理水平的重要因素，便是醫院檔案資料收集是否齊全完整。及時、完整、系統地做好醫院檔案資料收集工作，能夠為醫院檔案編目、編研、著錄、統計，特別是提供利用提供可靠保障。反之，如果檔案收集不及時、不完整，勢必會對后期的檔案管理造成不利影響。

2醫院檔案管理工作中存在的不足

2.1對檔案管理重視度不足

目前，我國大部分醫院對于檔案管理工作重視度普遍不高，部分醫護人員認為檔案管理工作屬于后勤。實際上醫院的檔案管理工作與護理治療工作具有同樣重要的意義，醫院的大部分檔案記載的內容是患者就診情況，對后續治療和醫學研究有極其重要的價值，但由于醫院不重視此項工作，導致檔案難以發揮其真正價值。

2.2檔案管理制度不完善

盡管國家出臺檔案管理相關法律法規，但是醫院具備一定的自主權，部分醫院并未建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作人員在進行工作時缺乏統一的規范和標準，工作人員只能憑借以往的工作經驗、檔案的類別進行檔案管理工作，致使出現資料遺失、工作效率低下、檔案搜索困難等問題，在一定程度上阻礙醫院的發展。醫院高層管理者缺乏檔案管理意識，對檔案管理資金投入較低，使得檔案管理設備落后，而醫院產生的信息在不斷增加，落后的設備無法滿足龐大的信息管理需求，部分醫院依舊采用人工檔案管理方式，并未將現代化的信息技術運用到檔案管理工作中，使得醫院檔案管理工作效率低下。

2.3收集資料不準確

文件材料在歸檔之前需要對其真偽進行鑒別。檔案室收集到的檔案，應當是檔案的原件或真實的檔案，否則，醫院檔案的利用價值將會大打折扣。因此，歸檔部門應將檔案的原件移交至檔案室，若是復制件，應注明原制發部門及復制人，使之與原件相區別[1]。

2.4歸檔材料收集不夠齊全，質量參差不齊

雖然很多地市醫院為實現檔案管理的規范化，保證檔案材料收集的完整性，黨委辦公室下設專職檔案管理員，并在各科室特設立兼職的檔案管理員。但是由于兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，再加上兼職檔案員本職工作較為繁忙，通常僅僅是在移交材料前夕，在行政檔案管理人員催促下完成任務式地進行檔案移交，檔案材料收集工作并未按原有規定執行，導致歸檔材料殘缺不全，質量也是參差不齊。

3醫院檔案管理工作的創新思路探索

3.1提高對檔案管理工作的重視程度

工作態度決定工作質量，因此為推進醫院檔案管理工作的創新與進步，醫院需要由上至下提升對檔案管理工作的重視程度。醫院可以從提升檔案管理人員的管理意識入手，通過合理的引導和要求促使檔案管理人員認識到相關工作的重要性，在此基礎上以飽滿的精神和積極的態度面對檔案管理工作。檔案管理的重視程度提升還包括管理人員工作觀念從傳統到信息化管理模式的轉化，醫院決策人員需要重點關注檔案管理的發展趨勢，促使相關工作能夠順應時代發展的潮流與實現新舊工作觀念平穩銜接。工作人員對管理工作的重視程度是最終工作能否順利落實的關鍵，由此可見提高管理意識對檔案管理工作有重要推動作用，同時也能促使工作人員保持工作積極性，為醫護人員和患者提供優質的服務[2]。

3.2建立完善的檔案管理制度

醫院高層管理者應積極學習先進的檔案管理理念以及管理方式，結合對醫院內部醫療人員專業技能、醫院規模、經濟實力、醫療水平、檔案信息量等各項基本情況的了解，制定符合相關法律法規的檔案管理制度，使得任何一個工作環節都有明確的規定，確保各項檔案信息的整理歸納、保管儲存、檢索利用有一個統一的規范和標準。醫院內部應建立監管機制，確保其制定的相關規章制度能夠落實到各個部門，監管人員在監督管理工作時，若是發現檔案管理人員存在檔案存儲方式有誤、檔案信息錄入錯誤等問題時，及時采取相應的補救措施并且向上反饋，依據醫院制定的相關規章制度對其進行懲處，確保每位檔案管理工作人員具備較高的職業素養以及專業技能，從而提升醫院檔案管理工作的質量，促進醫院長久穩定發展。

3.3嚴格收集質量，統一收集方法

嚴格按照有關公文處理的規定和要求，統一醫院制發格式，按照起草、送審、核稿、簽發、用印等程序，做好文件材料的前端控制。在收集檔案過程中應對文檔的文號編制、文種選擇、發文范圍、字體格式、附件等進行認真的審核。嚴格檔案收集方法，一方面，規定檔案的收集時間，集中做好收集;另一方面，深入各科室部門一線，做好檔案收集的“上門”指導，確保檔案收集工作規范[3]。

3.4及時收集、減少檔案資源流失

醫院檔案有黨群、行政、教育教學、科研、基建、儀器設備、出版、財會、聲像、實物等多個類別，是醫院各部門各相關崗位產生的原始的記錄。由于醫院工作壓力大、工作時間為三班倒等緣故，導致部分醫院檔案管理人員流動相對較大，各崗位產生的屬于歸檔范圍的材料應參照《檔案工作規范》中的移交時間，及時移交。在相關人員離職時，相關部門應梳理其在職期間所產生的檔案材料是否已經移交檔案室，未移交的應做好材料交接工作，有相關的交接記錄。建議加快辦公系統信息化建設，使辦公軟件與檔案管理軟件鏈接，形成辦公文件按要求定期自動歸檔機制，最大化地有效利用資源，并能確保文件的有效性、真實性與長期可讀性，減少手工操作所耗費時間及差錯率。

結語

綜上所述，強化醫院文書檔案管理工作的質量具有重要的現實意義，不僅有助于提高醫院管理工作的整體水平，而且還能推動醫療事業的現代化發展。為此，相關人員應該提高檔案收集的中重視，從實際角度出發健全管理制度、提高檔案信息化水平，保證醫院檔案管理的有序進行。

參考文獻

[1] 潘海燕.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化措施研究[J].辦公室業務，2018（23）：157-158.

[2] 馬玉英.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷研究[J].赤子（上中旬），2015（17）：183.

[3] 肖存軍.文書檔案收集工作中存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2013（19）：56.