淺談信訪檔案的特點與管理

姜雪

摘?要：在政務工作當中，信訪檔案的管理是其中非常重要的一部分，而且對真實和準確的標準要求比較高。隨著我國進入信息化時代，信訪檔案工作也有了一定的變化。本文從信訪檔案的特點入手分析，探討了促使信訪檔案管理有效的策略。

關鍵詞：信訪檔案?特點?管理

隨著我國綜合國力的上升，信訪檔案在信息化大潮下，其工作也隨之產生了變化，尤其是信訪檔案管理。在我國社會環境中，信訪檔案工作是直接面對群眾，而且是服務群眾的重要工作之一，也與群眾利益有直接切實關系。所以，信訪檔案管理工作怎么強化自身服務，為來訪群眾提供優質服務，已經成為當下工作當中的重要課題。

一、信訪檔案的特點

（一）內容龐大繁雜

我國因為是社會主義體制，人民當家做主，充分享有自由、民主，所以我國才會有群眾信訪，信訪檔案來自群眾，內容也涵蓋面也比較廣。在信訪檔案內容當中，其包含了我國各個階層、領域的群眾的反饋信息，有機關、事業單位、企業，也有干部、企業法人;有涉及工業、農業、電力、水利、文化、衛生、城建、教育等等，所以，從每年信訪材料，以及所涉及的人、事、物等方面來看，內容是龐大的、繁雜的。

（二）載體多樣化

我國的信訪對象不會受到任何限制，所以涉及我國各階級，信訪載體也就包含了各種樣式的信紙等，在內容上也有各種各樣的顏色、字跡等，其中使用的書寫方式也包含了地方方言、漢語拼音等樣式。

（三）材料的交叉

信訪檔案材料的處理是經過不同的機關、領導共同處理、干預而產生的相關文字資料，而且信息量也比較大。在信訪材料的形成過程中，有直接的信訪部門處理產生的，也有相關上級單位移交，以及委托辦理等各種形式。為了確保信訪事件的全面性、真實性，所以來自不同相關單位的材料都要置入一個案卷當中。

（四）信訪時間的隨機性

在一般的檔案管理當中，相關單位把有關材料經過一定的處理后，依據時間前后順序保存且歸檔，但信訪材料是不能按照一般檔案管理方法進行保存歸檔。在信訪材料處理當中，往往因為事件的復雜性、周期長，上訪群眾因為不滿結果進行二次，甚至多次上訪，以及多年前的信訪檔案再次上訪，導致無法結案。所以，為確保信訪材料的真實性、全面性，針對不同階段的信訪材料都要置入一個案卷。

（五）復雜的材料來源

因信訪對象的不受限制特點，涵蓋城市、鄉鎮、企業、集體、個人等多個方面，所以信訪者人群非常廣泛。一部分信訪者為受到政府的關注，同一時間內向城市多個政府單位、有影響力的名人、領導寫信投訴，這種情況也時有發生。

二、促使信訪檔案管理有效的策略

（一）強化工作人員管理觀念

在具體的信訪檔案管理過程中，各單位相關工作人員需要不斷強化管理觀念，保障工作組織到位。第一，在進行信訪檔案工作之前，要構建相對比較完善的組織結構，信訪檔案工作組要由相關單位領導作為組長，同時信訪工作的中層領導小組要由相關科室的領導組成，從而實現、監督各個科室檔案工作的持續、穩定進行。第二，在科室當中也需要一個兼職管理員，負責信訪工作檔案的歸納、保存、管理的工作，以及把檔案的相關工作置入科室議程當中。因為信訪檔案其本人具有的重要性和保密性，相關工作人員需要充分落實崗位職責，滿足保密需要。第三，還需要確保相關經費的投入，尤其是信訪檔案管理方面的數字化、信息化的構建，更需要穩定、足夠的資金投入，并且有專項資金預算，保障信訪檔案管理等工作需要的基礎設備、維護、運行，從而促使信訪檔案管理運行的穩定性。

（二）管理流程規范化

因為信訪檔案管理本身具有很高的敏感性，這就需要檔案管理過程、流程充分的規范化。相關部門在具體的信訪檔案管理過程中，需要不斷地完善管理制度，在工作中有制度可依，進而合理地開展日常工作，這樣才能保障其流程規范化。在我國相關部門頒布的相關法案和條例框架下，相關單位要依據自身特點構建相關的管理制度，其中包含信訪檔案歸檔、保管、借閱、統計、保密、責任制度等。這有通過不斷完善相關的制度和體系，才能有效地促進信訪檔案管理的規范化發展。

（三）推進信息化建設

因為信訪檔案管理具有周期長的特點，所以其利用價值比較持久，隨著時間的流逝，信訪工作的持續進行，信訪檔案的積累也會越發的龐大，傳統檔案保存方式在保存時間和要求，以及檔案調用等方面都比較落后，容易造成信訪檔案的損毀、丟失等后果。所以，面對這些情況，其信息化、數字化的推進是信訪檔案發展的必經之路。信息化、數字化的發展，不僅僅是檔案數字化，而是要充分利用電子科技的大數據、加密、存儲等技術，提高信訪檔案的使用效率、保密性、安全性、調用便捷性等。

三、結語

綜上所述，在當下信息化不斷深入工作、生活的背景下，信訪檔案管理也需要緊跟時代大潮，充分分析自身的特點，同時結合信息化特點，不斷完善信訪檔案的管理理念、觀念、制度、體系等，將管理流程規范化，不斷推進信訪檔案管理的信息化建設，進一步提高檔案管理服務質量。

參考文獻

[1]張嬋妹.基層信訪檔案工作的問題及解決思路[J].中國檔案，2018（05）：64.