高職院校加強留學生檔案管理工作初探

趙靜

[摘 ?要：近年來，來華留學生人數持續增長，但留學生檔案管理工作并未隨著留學生規模的擴大而變得規范。本文針對高職院校留學生檔案管理工作中存在的問題，探討其解決措施，以期規范留學生檔案管理工作，更好地服務于今后留學生招生、教學管理、日常管理等工作。

關鍵詞：留學生;檔案;檔案管理]

一、概述

隨著國家教育對外開放程度不斷擴大，來華留學生數量逐年增長，據教育部數據統計，2018年來華留學生已近50萬人。由于留學生人數的迅速增長，留學生管理工作成為高職院校留學生教育管理的重要任務。其中，如何規范留學生檔案管理工作也成為一項新的挑戰，引起了一部分教育工作者的關注，蔡玉霞（2011），趙秀梅（2013），朱蘇靜（2013），何淑冰（2016）分別對高校留學生檔案管理進行了探討。

二、高職院校留學生檔案管理面臨的問題

教育部對外事檔案管理有明確的要求，即“必須實行集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全，便于開發利用。”作為外事檔案的一部分，目前高職院校留學生檔案管理仍達不到以上要求。從宏觀層面來看，一是國家尚未出臺專門的來華留學生檔案管理辦法，各高職院校按照國內學生的檔案材料進行收集整理，并未充分考慮其作為外事檔案的特殊性，留學生檔案管理工作存在許多不規范之處;二是來華留學生規模擴大和留學形式多樣化使得留學生檔案材料類型復雜多樣。微觀層面，一是留學生檔案管理在高職院校尚未得到足夠重視，未安排專人負責甚至無人負責留學生檔案管理，檔案材料分散保存于對外合作交流部門、留學生所在院系、教務部門等不同的工作人員手中或是未形成留學生檔案，二是工作人員檔案管理水平參差不齊，加上語言問題，留學生檔案管理存在材料收集不全面、不合要求、內容不準確等問題。本文嘗試解決以上問題，以構建比較完善的高職院校來華留學生檔案管理體系，規范留學生檔案管理，提高留學生管理服務水平。

三、解決措施

（一）確定來華留學生文件材料歸檔范圍

留學生來華學習期間會產生多種具有保存價值的材料，通過對留學生來華學習所產生的材料進行分類和整理，確定留學生文件材料歸檔范圍，并嘗試將其分為以下板塊，分別進行收集整理歸檔：

1.招收錄取檔案

此部分包含學生名冊（含個人特長、愛好、禁忌、宗教信仰等內容）、學生學歷背景、語言能力證明、學業成績、已獲得的證書、錄取通知書等招生相關材料，以及JW202表、護照、簽證、無犯罪證明、居留許可等來華手續辦理相關材料。此部分材料一般由對外合作交流部門負責收集。

2.學籍管理檔案

學籍管理檔案主要包含學籍登記表，人才培養方案，教學計劃、大綱，課程安排，學生學習情況，學籍變動情況（如有），考勤記錄，試卷，成績單及評語，獎懲記錄材料，結業證書等。由教務部門和留學生所在院系收集。

3.健康檔案

本部分包含身體健康檔案和心理健康檔案，涉及既往病史、健康體檢報告、就醫記錄、大病住院報告，及心理測評數據、心理分析報告、心理咨詢談話記錄等，由對外合作交流部門和所在院系收集。

4.社會實踐、競賽活動檔案

包含學生來華學習期間參加各種社會實踐、競賽比賽、社團活動、志愿活動等相關記錄材料，由留學生所在院系負責收集。

5.實習實訓檔案

本部分主要收集學生企業實習、實訓相關材料，如實習實訓考勤，實習單位材料，實習日志，實習實訓表現，實習總結及證明等，由所在院系負責收集。

6.就業檔案

此部分包含留學生就業、創業相關材料，如學生求職簡歷、就業協議、合同、創業材料等，由所在院系負責收集。

7.校友檔案

本部分主要包含留學生畢業去向相關材料，包含畢業手冊、相片、所獲證書等，由所在院系負責收集。

對應的電子版檔案材料亦進行分類整理，各相關部門、院系檔案人員分別對紙質、電子材料按要求收集整理歸檔后交由對外合作交流部門整合，移交學校檔案室統一保存。

（二）留學生來華學習項目檔案管理人員、檔案存放場地配備

目前高職院校留學生檔案管理工作很少配備專人管理，大多由對外交流合作兼職人員保管，業務能力良莠不齊，各行其道，檔案的歸檔類目、歸檔范圍、保存條件缺乏統一標準的情況急需改進，急需打造一支業務能力良好的留學生檔案管理人員隊伍，并配備專門的留學生檔案存放場所。高職院校需加強對留學生檔案管理工作的重視，在留學生招生錄取、教學管理、所在院系或日常管理相關部門分別安排專人負責，明確各自工作職責，不定期邀請學校檔案室專職檔案員對相關人員開展業務培訓，開展檔案知識和技能相關比賽，并提供符合要求的留學生檔案存放場所。

（三）留學生來華學習項目檔案管理制度建設

由于目前國家尚未出臺留學生檔案收集標準，學校可以根據《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案歸檔范圍及保管期限表》等上級文件，結合留學生實際情況，制定專門的《來華留學生檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，為留學生檔案材料收集、歸檔、管理、查閱、利用提供依據。

四、結語

面對高職院校留學生檔案管理存在的問題，本文嘗試對來華留學生檔案材料進行分類，以明確歸檔范圍，初步構建留學生檔案材料體系。此外，檔案工作人員、檔案存放場地配備和檔案管理制度建設是規范留學生檔案管理，提高檔案管理水平，更好地發揮檔案的價值的保障。

“一帶一路”職業教育發展人文交流研究院南非公派留學生項目標準建設---南非公派留學生來華學習項目檔案管理體系建設研究成果，2020年重慶商務職業學院校級教學改革研究項目“一帶一路”背景下電子商務類留學生培養模式的研究與實踐成果之一。