檔案數字化編研發展及其重要性

李長鴻

【摘? 要】進入到21世紀，全球也相應地進入到信息經濟時代。網絡電子信息技術的應用也已經廣泛地滲透到各個社會經濟領域和各個社會行業，其技術的配套和應用在各個行業所占的地位越來越重要。在新時期的社會發展背景之下，財政部門對于財務檔案的數字化和信息化系統的編研也應該進入到推進發展的進程，從而最終促進財務部門的工作效率和工作質量。

【關鍵詞】新時期;財務檔案;數字化編研;發展;重要性

隨著我國財務事業的蓬勃發展，財務檔案工作在財政管理中發揮著越來越重要的作用。特別是各種高新技術已經在逐漸進入生活的各個領域，滲透到每一角落，信息通信網絡與技術的迅猛發展創造了一個無疆界的數字世界，這些都無時無刻不在沖擊著檔案管理模式的變革。探求檔案編研工作以計算機技術發展、計算機網絡技術的廣泛應用為基礎，使財政部門的檔案編研工作逐步走上了規范化、科學化、數字化管理的軌道，是目前財政部門檔案工作中亟待解決的問題。信息時代的來臨，對于我們財政部門檔案工作者來說，即面臨著機遇，也面臨著挑戰。

一、財政檔案數字化編研工作的發展

財政檔案數字化編研，就是將不同載體形態、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入（檔案兩級目錄在檔案管理信息系統著錄）、電子掃描（檔案實體文件的圖像掃描）、數據庫格式轉化、電子數據的整理（存貯與刻錄）等形式，把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉成計算機數字識別形式，形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實一樣的數字化的檔案信息庫。檔案信息數字化轉變，將極大推動財政檔案事業的現代化管理，實現財政檔案事業與社會更緊密的結合。

傳統財政檔案數字化編研，對數據和資料的調用過程是松散的、缺乏系統性的，基于財政檔案的數字化編研，能夠提升檔案編研的系統性和科學性，通過數字化檔案系統，我們更容易得到細致、準確、客觀的數據，使財政檔案數字化編研中編纂的圖書和資料中的數據更加細致、立體，提升財政檔案編研圖書資料的權威性和客觀性。

目前，財政部門檔案工作普遍存在一些問題：領導的檔案意識淡薄，重視程度不夠，有的部門沒有指定專人管理，沒有開展原始資料的收集、鑒定和立卷歸檔工作，資料管理不規范，部分資料在個人手里沒有上交，檔案資料丟失情況嚴重…思想觀念陳舊落后是阻礙財政檔案管理現代化的重要因素。如何加強檔案數字化編研工作，深入開發檔案信息資源，強化檔案信息服務意識，已成為財政部門檔案工作中一項十分重要的任務。在實際工作中我們體會到，除了做好財政檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎工作外，還要抓好以下兩個環節：

1.網絡安全對信息數字化的影響

這一環節檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。隨著計算機技術的發展，網絡安全已經有了包括軟、硬件技術在內的多種防范措施，諸如：系統預設用戶授權、防火墻技術、電子身份識別、數據加密等等。檔案工作者今天的重要責任，不再是僅僅對檔案原件的安全、完整負責，可能更重要的是對網絡安全的維護與保證。檔案管理人員在運用微機做報表、報告，編寫上報工作過程中，電子數據可能存在丟失信息或計算機系統內的數據非故意的改變或漏失，可能由于技術錯誤，數據系統和其他某些部分不相容，導致數據遺漏或丟失，也可能是由于同外部系統相連接引起的，還可能是由于故意或疏忽所造成的外部數據進入引起的，如個人數據可能被“黑客”非法得到等等。檔案管理人員要能熟練應對上述各種情況的發生，這在客觀上就要求了檔案人員應具備計算機的專業知識，對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。

2.財政部門檔案人員

在編研過程中，即使請有關的業務人員配合進行，也需要檔案人員具備一定的專業知識的基礎。在與業務人員進行充分的交流過程中，通過閱讀和分析業務技術報告和總結，才能恰當選擇反映專業特點和內容的編研題目及適合的類型，共同完成對檔案信息的深層次加工，逐步提高開發利用檔案信息資源的能力，最大限度地發揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項安全工作規定及部門運行、操作等工作的基本原理、工藝流程。當然，這并不是要求檔案人員要成為財政專家，但應該做到“耳熟能詳”。

二、財政檔案數字化編研的重要性

1.提高財政檔案數字化編研重要性的認識，促使財政檔案數字化

編研積極參與到部門生產經營的各個方面，為部門健康穩步發展提供強有力的信息支持。如緊密結合依法行政、政務公開的要求，建立部門現行電子文件開放閱覽瀏覽平臺，尤其是涉及部門發展的重大決策文件，如：財政建設與改造項目工程的大項投資、重大改造、項目重大調整、財政項目招投標等，以及與員工個人利益相關的調資、晉級、職稱評定等都在門戶網站平臺上公開發布，從而增強部門民主管理、民主決策的透明度。如財政信息安全過程中，抓住每一個環節，不遺余漏從網絡下載相關資料裝訂成冊，職工人手一冊，時時增強職工意識。可以為確立財政部門的個性化形象，積蓄厚重的文化產品。通過在網業中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識部門員工的利用需求。

2.提高財政檔案數字化編研重要性的認識，將新時期財政檔案管

理工作推向一個新的高度。數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定，可以極大滿足檔案工作要求。紙質檔案受保管條件、保管環境的制約，容易出現墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清，會極大地限制檔案信息的利用。數字檔案管理系統有效推動財政系統電子文件的及時歸檔和有效管理，改變了手工管理紙質檔案的傳統模式，解決了傳統檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題，實現了紙質文件和電子文件歸檔的同步管理，提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。

3.提高財政檔案管理數字化編研重要性的認識，

為檔案信息資源共享開辟一條嶄新的途徑。收集整理各種原始數據，集中收藏保管，并刻錄成光盤，建成數據庫。應用網絡技術，提供全系統利用，形成信息資源的共享。實現遠程在線查閱功能，財政部門職工不僅可以查詢本單位的檔案文件，而且可以查詢聯網單位的檔案文件，從而達到了檔案信息存儲和處理數字化、收集與傳遞網絡化的目標促進新時期財政檔案數字化編研的重要性認識，為檔案資源的管理開創出一條行業間的信息資源共享的嶄新路徑。通過對數字化編研手段，財政檔案的相關文書資料可以通過實時的網絡渠道和數據庫共享路徑去實現資源的分享。在實現遠程在線查詢和翻閱的基礎上，財政檔案管理人員不僅可以瀏覽到本部門的相關技術性檔案文件，也可以對聯網單位的文件實行實時的查詢，從而促進了檔案存儲信息的數字化傳播。

三、結論

網絡電子信息技術的應用也已經廣泛地滲透到各個社會經濟領域和各個社會行業，其技術的配套和應用在各個行業所占的地位越來越重要。在這種社會發展背景之下，財政部門探索相應的檔案編研工作的計算機技術網絡化發展的趨勢及其重要性，從而尋找出檔案編制管理的信息化、科技化和數字化的發展軌道成為其今后穩定和縱深發展的重要考慮方面。，隨著信息技術的發展，財政檔案管理實現了初步的信息化。財政檔案數字化編研的發展，給部門帶來了新的管理和發展動力，財政檔案數字化編研不僅對部門強化管理和內控有重要意義，還能夠為部門建立與職工間的溝通渠道，實現以人為本的社會主義核心管理思想。

參考文獻：

[1]黃項飛.論現代檔案館文化性及其保障體系[J].檔案與建設，2002（4）.

[2]汪春泉.論新時期財政檔案數字化編研的發展及重要性[J].圖書與檔案管理，2007（14）.