對(duì)新形勢(shì)下自來(lái)水公司檔案管理的信息化淺析

楊麗云

【摘? 要】隨著我國(guó)社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)步入信息化的時(shí)代，信息化技術(shù)在現(xiàn)階段高新技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中具有非常大的發(fā)展?jié)摿?，所以，在企業(yè)管理的過(guò)程中，也可以將信息化的管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過(guò)程中，讓企業(yè)的檔案管理也可以隨著時(shí)代化的發(fā)展而不斷的進(jìn)步，從而有效地提升企業(yè)檔案資源的有效整合、信息的保存、相關(guān)數(shù)據(jù)的管理與利用，這樣可以有效地幫助企業(yè)更好的發(fā)展。所以，將信息化的管理方式融入到企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，是企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作地一項(xiàng)必要的環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);自來(lái)水公司;檔案管理;信息化;淺析

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程，所涉及到的工作非常重要，既可以給一般企業(yè)以及單位提供檔案管理支撐，又能夠?yàn)樘厥馄髽I(yè)或者是單位提供檔案管理的基礎(chǔ)與相關(guān)的保證。但是企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中仍然會(huì)存在一些問(wèn)題，比如：檔案管理工作人員的素質(zhì)不高、管理出現(xiàn)混亂的情況、基礎(chǔ)設(shè)施的條件比較差等等，這些問(wèn)題在一定的程度上影響著企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，如果不能進(jìn)行及時(shí)的解決，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況，不能有效地為檔案管理工作提供支持。

1.自來(lái)水公司檔案信息化管理的重要性分析

隨著自來(lái)水公司的快速發(fā)展，涉及的業(yè)務(wù)種類(lèi)也逐漸增加。自來(lái)水公司的檔案管理內(nèi)容不再局限于人們使用自來(lái)水的情況，同時(shí)還包括施工圖紙、地下管網(wǎng)資料等，這些資料都需要進(jìn)行妥善保存，是后期評(píng)定工程質(zhì)量的重要參考依據(jù)。完善自來(lái)水公司的檔案管理工作程序，提高檔案管理工作的管理水平，是現(xiàn)代自來(lái)水公司需要集中處理的一大問(wèn)題。但是在自來(lái)水公司的檔案管理工作中，有一點(diǎn)不容忽視，自來(lái)水公司的服務(wù)對(duì)象是千千萬(wàn)萬(wàn)的人民大眾，涉及的資料內(nèi)容必然是十分廣泛的，如果沒(méi)有一套系統(tǒng)的管理體系，必然會(huì)造成管理的混亂。以管網(wǎng)改造為例，目前市供水主管部門(mén)要根據(jù)管網(wǎng)排 查情況，開(kāi)展老舊破損和混凝土管、灰口鑄鐵管、鍍鋅管等已 明令淘汰管材的管網(wǎng)改造。而建立電子化檔案結(jié)合道路建設(shè)、舊區(qū)改造、河道治 理、軌道交通、地下空間開(kāi)發(fā)等，可以明確改造計(jì)劃和資金方案，明確具體項(xiàng)目清單、責(zé)任單位、完成時(shí)限，公共供水管網(wǎng)漏損率控制在 10%以內(nèi)，節(jié)省大量資金成本。

2.企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問(wèn)題分析

2.1檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，我國(guó)大部分企業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平都比較低，在這樣的情況下，檔案管理工作人員的積極性不高，這樣就使得檔案管理工作人員中很多高學(xué)歷的人員不愿意參加到檔案管理的工作中。同時(shí)，隨著時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)不斷加快，對(duì)檔案管理工作人員的要求也在不斷的提升，檔案管理信息化的建設(shè)不僅需要工作人員能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)與相關(guān)的操作技術(shù)，還需要工作人員具有較高的綜合素質(zhì)以及統(tǒng)籌管理的能力。但是就目前的情況看，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平比較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，并不能真正的滿足企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求。

2.2檔案管理的信息化程度有待提高

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，電子化辦公方式在企業(yè)以及單位之中使用非常普遍，電子化辦公方式最大的優(yōu)點(diǎn)就是提升了工作的效率，節(jié)省了工作的時(shí)間。但是就目前的情況看，檔案管理信息建設(shè)并不是很完善，還沒(méi)有完全的實(shí)現(xiàn)信息化管理，大部分企業(yè)的檔案仍然是紙質(zhì)的，紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中，很容易受到周?chē)h(huán)境的影響，并且對(duì)于保存室的要求也比較高，如果遇到下雨潮濕的天氣，紙質(zhì)的檔案很容易出現(xiàn)受潮的情況，這樣就對(duì)紙質(zhì)檔案的保存帶來(lái)了很大的影響。此外，紙質(zhì)檔案最大的缺點(diǎn)就是信息量比較大，在進(jìn)行查找的時(shí)候很不容易找到需要的信息，所以，企業(yè)檔案管理工作想要得到有效的發(fā)展，就必須建立完善檔案管理的信息化，這是企業(yè)檔案管理工作重要的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

2.3網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后

因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，但是再互聯(lián)網(wǎng)中存在很多病毒，還有部門(mén)黑客專(zhuān)門(mén)攻擊那些信息化建設(shè)比較落后的校園網(wǎng)絡(luò)，非法獲取個(gè)人的信息，對(duì)檔案信息的安全管理造成了一定的威脅，嚴(yán)重影響著信息維護(hù)。檔案管理信息化的發(fā)展，需要各部門(mén)建立規(guī)模不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，但是因?yàn)闆](méi)有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)管理人員進(jìn)行管理，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建立的過(guò)程中，并沒(méi)有按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建立，這樣就導(dǎo)致使用人員不愿意去使用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)的利用效率降低，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。

3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略

自來(lái)水公司的檔案管理，在信息化時(shí)代的推動(dòng)下，信息化管理檔案已經(jīng)成為適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的必然需求。但是在實(shí)現(xiàn)信息化管理的路程中，還有很多需要改進(jìn)和完善的地方。

3.1創(chuàng)新檔案管理信息化機(jī)制

在新的市場(chǎng)環(huán)境之下，企業(yè)檔案管理制度的建立也在隨著市場(chǎng)形式的發(fā)展而不斷地變化著，所以，為了保證企業(yè)能夠具有良好的前景，企業(yè)需要從以下幾個(gè)方面來(lái)有效的增強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)：①建立完善的崗位責(zé)任制度以及科學(xué)、有效地獎(jiǎng)懲制度。促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部建立完善的崗位責(zé)任制度，根據(jù)檔案管理工作的相關(guān)需要與具體的規(guī)律，將具體的責(zé)任細(xì)化分到每一個(gè)部門(mén)、每一個(gè)工作人員身上，有效地保證權(quán)力、責(zé)任的明確劃分。②建立完善的、科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，充分營(yíng)造企業(yè)內(nèi)部積極的工作氛圍，根據(jù)工作人員的具體情況進(jìn)行責(zé)任的劃分，并且結(jié)合企業(yè)發(fā)展的情況，采用科學(xué)、有效的獎(jiǎng)懲辦法以及具體的考核制度來(lái)對(duì)工作人員的能力進(jìn)行具體的評(píng)估，從而激發(fā)出工作人員的責(zé)任感與使命感。③提高工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件的使用效率，明確在檔案管理的過(guò)程中，需要注意的事項(xiàng)，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。

3.2轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的態(tài)度

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，及時(shí)的轉(zhuǎn)換自己的思想觀念，端正自己工作的態(tài)度，應(yīng)該將檔案管理工作看成是自己工作中非常重要的組成部分。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，首先應(yīng)該充分的履行自己應(yīng)付保密義務(wù)，因?yàn)槿藛T檔案具有一定的隱秘性，不能對(duì)大眾進(jìn)行公開(kāi)或者是宣傳，所以，這就需要找到一個(gè)比較隱秘的方式進(jìn)行檔案保存，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該合理的選擇檔案保存的區(qū)域，檔案保存室的門(mén)窗一定要進(jìn)行加固，只有將檔案保存到一個(gè)安全的地方才能夠有效地保證檔案信息的安全性。其次，還需要安全具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技術(shù)的工作人員進(jìn)行管理，檔案管理工作人員必須簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格的進(jìn)行監(jiān)督與管理，與檔案管理無(wú)關(guān)的工作人員不能擅自進(jìn)入檔案室，如果存在特殊情況就需登記之后在進(jìn)入檔案管理室。

3.3保障網(wǎng)絡(luò)安全，完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

因?yàn)闄n案具有一定的特殊性、保密性，為了有效地防止出現(xiàn)用戶信息流失的情況，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作安全性的重視。檔案管理工作人員應(yīng)該根據(jù)用戶的信息情況進(jìn)行等級(jí)劃分，并且設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理。電子設(shè)備應(yīng)該采取一定的安全措施維護(hù)，比如，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的殺毒檢查、完善系統(tǒng)中存在的漏洞等。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，實(shí)現(xiàn)自來(lái)水公司檔案管理的信息化已經(jīng)成為必然。只有不斷完善檔案管理的功能，切實(shí)為百姓生活提供便利，才能更好地推進(jìn)自來(lái)水公司檔案管理信息化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐佳.關(guān)于自來(lái)水總公司檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].科技資訊，2014（23）.

[2]吳峻.自來(lái)水公司檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究[J].中國(guó)市場(chǎng)，2013（26）.

[3]梁青，邢金生.天津市自來(lái)水管網(wǎng)信息檔案動(dòng)態(tài)共享管理模式的建立[J].城建檔案，2009（04）.

[4]丁鄭南.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].中國(guó)科技投資，2013（06）：193.