大數據時代檔案管理人員素質的提升和新要求研究

龍麥養

摘要：中國已然邁入大數據時代，大數據被各行各業的人所廣泛使用，各種數據數量倍增，為了應對激增的各類數據，許多新型的信息管理方式如雨后春筍般出現。數據的激增和檔案管理方式的變革也給檔案管理人員帶來了嚴峻的考驗和更高的要求，本文處于大數據背景下，對檔案管理方式的變革、檔案管理人員所面臨的困境以及應該采取的對策進行深入分析。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；人員素質

一、前言

大數據時代，意味著無論是生產或是獲得信息的渠道都成倍增加，每時每刻都有各個領域、各行各業的信息出現，海量的數據充斥著互聯網，也充斥著相關信息管理人員的腦海。暴漲的各類信息促使相關的檔案管理方式的變革，而信息管理方式的變革也對相關的檔案管理人員提出了更高的要求。尤其是在圖書館、學校、醫院這些收錄了大量信息的地方負責檔案管理的工作人員，面臨著更高的工作挑戰。這就要求檔案管理人員必須能夠迎合時代發展，擁有大數據思維以及能夠靈活使用大數據的專業素質。這對于檔案管理人員來說是一項嚴峻的考驗。

二、檔案管理方式的變革

大數據應用的興起和各類數據的暴漲促進了檔案管理方式的變革，數量倍增的數據資料對傳統的紙質檔案管理模式提出了巨大的挑戰，傳統的紙質檔案從征集、收錄到他人的借閱和返還，全程需要檔案管理人員親自操作，眾多的數據資料和煩瑣的手續導致檔案管理人員人手不足，同時，也需要有更多的地方用于存放檔案，租金成本增加。紙質檔案受限于自身材料問題，保存難度高，并且無法頻繁地翻閱，這進一步加深了傳統檔案管理工作的困難。

于是，處于對自身壓力和工作效率的雙重考慮之下，結合大數據的應用，檔案管理模式發生了變革，從傳統的紙質檔案管理模式向新型的信息化檔案管理模式的轉變。相較于傳統的紙質檔案管理，新型的信息化檔案管理有著顯而易見的優勢，首先，信息化檔案沒有了保存時間的限制，信息化的檔案一經錄入電腦，便可永久保存，隨意翻閱，不用擔心損壞。其次，信息化的檔案降低了對使用土地的需求和管理人員的數量，有效節約了成本，而計算機軟件和信息化技術本身就具備許多諸如整理、分析、搜索等功能，優化了工作流程，極大地提高了工作效率。同時突破了紙質的束縛之后，信息化的檔案保存種類也得以擴大，視頻、音頻、圖片、文字等，都可以在儲存成為信息化的檔案得以保存。

信息化的檔案管理方式不僅解決了數據倍增的問題，而且還節省了成本，提高了工作效率，豐富了檔案種類，一舉多得。但同時，管理模式的改變和倍增的檔案數量也為管理人員帶來了新的問題。

三、管理人員所面臨的困境

（一）專業技能的缺失

信息化的檔案管理模式是立足于大數據之上的，而對信息化的檔案進行管理同樣需要大數據的幫助，因此，檔案管理人員需要對大數據有一個基本的認識與了解，要懂得如何使用大數據來進行檔案的管理工作，這已然成為信息化檔案管理工作中不可或缺的一項基本技能。但傳統的檔案管理模式并沒有這個要求，因此許多的檔案管理人員對于大數據并不了解，更不懂得如何使用。而不懂大數據的應用，便無法勝任檔案管理員這份任務。這種專業技能的缺失是管理人員在這個大數據時代所面臨的主要困境。

（二）業務水平的不足

檔案管理模式的變革必然會導致管理工作業務的改變，紙質檔案管理工作的業務流程與信息化檔案管理工作的業務流程是截然不同的，工作需要的相關管理方法和所需的專業知識都發生了極大的變動，并且信息化檔案管理工作的業務流程的要求顯然更高。檔案管理業務的改變讓原本只熟悉紙質檔案管理流程的管理人員的業務水平驟然下降，面對驟變的管理模式以及不斷增長的檔案數量和用戶需求，管理人員由于自身專業素質及業務水平不足、相關工作經驗的缺乏以及對工作缺乏熱情等各種原因，工作效率必然會大打折扣，導致檔案管理人員很難能夠順利完成業務，一些檔案管理工作甚至可能無法有效進行。

（三）綜合素質的缺失

為了能夠更好地對檔案進行管理，檔案管理員需要對自己所管理的檔案有一個基本的了解，檔案的種類越多，所需了解的也就越多。在傳統的紙質檔案管理模式中，由于受到地域和時間的限制，檔案數量與種類并不算多，對于管理人員的綜合素質并沒有什么要求，但在大數據時代的今天，檔案信息化打破了空間的時間上的限制，加之大數據應用和互聯網的使用，信息化檔案數量倍增，檔案種類繁多，涉及到生活中的方方面面。因為檔案的增加，查看檔案的用戶需求也隨之增加，加之部分檔案管理人員缺乏一定的敬業精神和服務意識。這些對于管理人員的綜合素質提出了挑戰，面對形形色色的各類檔案和用戶需求，管理人員若是沒有一個優秀的綜合素質很難高效地完成自己的工作[1]。

四、應對檔案管理人員困境的對策

（一）強化檔案管理人員的專業技能

信息化檔案管理是建立在大數據的應用之上，了解大數據，懂得使用大數據管理檔案是新型信息化檔案管理工作必需的專業技能，因此，必須加強檔案管理人員的這項專業技能，熟練掌握互聯網和大數據應用的相關技能，這樣在工作時才能得心應手。首先，從檔案管理的主體出發，高校或是公司需要進行相關的培訓，例如高校或公司設立講述大數據相關知識的課程，定期開課，讓檔案管理員來聽課學習，強化其對大數據方面的了解，培養其大數據意識，使其能夠更好地適應信息化檔案管理工作。高校或公司也可定期組織檔案管理人員去熟悉大數據應用的互聯網公司或者是已經建立起技術成熟的新型檔案管理公司進行參觀學習，這也有助于檔案管理員大數據意識的培養。對于檔案管理員來說，需要擁有自主學習的意識，不能只是被動地學習，在了解到自身不足后，要主動通過各種渠道去填補自身空白。例如，可以主動參加與大數據相關的知識講座，積極向講師請教，同他人交流經驗等。

（二）檔案管理人員需不斷學習，提升業務水平

信息化的檔案管理模式改變了傳統的業務模式，如何適應全新的業務服務，提升自己的業務水平，是檔案管理人員需要面對的一大難題。管理人員的業務水平主要包括兩個方面，一是檔案管理人員需要具備優秀的信息意識，二是要求檔案管理人員有熟練的信息處理能力[2]。具備這些能力之后，才能更好地處理激增的檔案數量、維護檔案信息安全以及更好地服務用戶。我們可以通過多種方式來提高檔案管理人員的業務水平。比如公司通過開設業務培訓班和培訓課程來教授管理人員的業務知識，完善他們的結構體系，從而達到檔案管理人員業務水平提升的效果。同時檔案管理人員自身也要積極完善自身業務技能，可通過自學的方法，提升自身知識儲備，提高業務水平[3]。崗位輪班也是很有效的方法，可在工作時使用崗位輪班制度，讓檔案管理人員輪番上陣。這樣一方面使檔案管理人員有了更多的自由時間去學習新型的業務知識，填補自身理論上的不足，同時也讓檔案管理人員在崗位得到充分的鍛煉，將自身的理論知識與工作更好地結合，進而達到提高檔案管理人員業務水平的目的。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

與傳統的紙質檔案不同信息化的檔案在沒有了空間與時間的局限之后，數量和種類暴增，這樣的特殊性極大地提高了對檔案管理人員綜合素質的要求。對于檔案管理人員來說，僅僅掌握信息化檔案管理業務的理論知識和專業技能，是不夠的，還要對許多方面都有所涉及，對于自身所管理的檔案種類與內容有基本的了解。同時大數據時代是一個變化速度極快的時代，檔案管理人員要能夠跟緊時代變化的腳步，熟悉國家的相關政策，了解政策的變動方向，并以此為依據時刻調整自身的專業技能和業務水平。這樣管理人員才能更加科學、合理的對檔案進行管理。

大數據時代的檔案不單單是檔案數量與種類的增加，在打破了空間的限制之后，用戶的數量同樣也是與日俱增，這也意味著即便有大數據的支持，檔案管理員的工作強度也會大上許多，所以檔案管理員也需要強化自己的服務態度與服務意識，擺正自己的位置，注意自己心態方面的調整，從而為用戶提供更好的服務，更好地適應大數據時代的檔案管理工作。

五、結語

檔案管理工作的變革給檔案管理人員帶來了嚴峻的考驗，但在現如今這一特殊的時代背景之下，檔案管理工作的變革依然成為必然，因此，檔案管理人員必須時刻努力跟上時代發展的步伐，通過公司的培訓和自己的自主學習，培養自己的大數據管理意識，提升自身的業務水平和綜合素質，唯有這樣才能適應時代的發展。雖然過程可能會很辛苦，也有可能會被淘汰，但危機之中也藏有機遇，只要堅持下去，必然會迎來更好的明天。

參考文獻：

[1]李延哲.大數據時代檔案管理人員素質的提升和新要求[J].現代國企研究,2019(10):78.

[2]何慧.大數據時代高校檔案管理人員的素質要求[J].才智,2018(28):76.

[3]張圣和.淺談大數據時代圖書檔案管理人員應具備的素質[J].中國新通信,2019,21(6):161.