基于信息化的工程建筑檔案管理方法探析

周繼存 郝朝磊

摘要：本文以基于信息化的工程建筑檔案管理為主題展開(kāi)論述，首先分析了基于信息化的工程建筑檔案管理的重要性，在檔案管理問(wèn)題分析的基礎(chǔ)上針對(duì)基于信息化的工程建筑檔案管理方法進(jìn)行了具體分析。

關(guān)鍵詞：信息化;工程建筑;檔案管理

一.基于信息化的工程建筑檔案管理重要性分析

首先，在工程建筑項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作的實(shí)施，能夠?yàn)楣こ探ㄖ械拿恳粋€(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，進(jìn)而為后期的工程檢查、改建以及工程建筑的竣工驗(yàn)收等提供相應(yīng)的參考，也是上述工作進(jìn)行的重要依據(jù)。因?yàn)樵诠こ探ㄖ?xiàng)目中會(huì)出現(xiàn)大量的資料信息，在檔案管理工作中，則可以對(duì)這些工程信息進(jìn)行系統(tǒng)的整理，然后進(jìn)行歸檔，而真實(shí)完整的檔案信息是工程建筑項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是整個(gè)工程項(xiàng)目管理質(zhì)量的重要體現(xiàn)所以，工程建筑檔案管理工作的開(kāi)展十分必要。其次，從我國(guó)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程來(lái)看，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生的積極影響有目共睹，而基于信息化的工程建筑檔案管理是信息技術(shù)在工程建筑檔案管理應(yīng)用的重要體現(xiàn)，其對(duì)于整個(gè)檔案管理效率及管理質(zhì)量的提升有著重要的促進(jìn)作用，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的主要特點(diǎn)則是信息處理速度快，信息傳遞準(zhǔn)確率高，因此，基于信息化的工程建筑檔案管理有著重要的意義。

二.工程建筑檔案管理存在的問(wèn)題

2.1? 重建設(shè)，輕管理

在工程建筑項(xiàng)目建設(shè)建設(shè)中，很多建筑企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在工作實(shí)踐中，工程項(xiàng)目管理者將主要的精力放在了建筑施工中，但是相應(yīng)的檔案管理工作則明顯跟不上步伐。一些建筑企業(yè)在工程項(xiàng)目中開(kāi)展了相應(yīng)的檔案工作，但是檔案管理表現(xiàn)出諸多不規(guī)范之處，因此檔案管理工作仍然表現(xiàn)出明顯的形式化，在具體的檔案管理工作中，所建立的檔案內(nèi)容信息與工程推進(jìn)情況相比，存在明顯的滯后性，因此檔案信息為工程建設(shè)服務(wù)的作用也無(wú)從談起。對(duì)于建筑企業(yè)而言，因?yàn)闄n案管理工作無(wú)法體現(xiàn)盈利性，所以，在工程建筑學(xué)項(xiàng)目建設(shè)中對(duì)此并不重視，導(dǎo)致重要的工程資料信息無(wú)法及時(shí)歸檔，在竣工階段需要調(diào)用檔案信息時(shí)，相關(guān)人員才開(kāi)始匆匆搜集，但是所搜集的檔案信息往往表現(xiàn)出明顯的缺失，如特定環(huán)節(jié)施工圖紙的缺失，施工材料信息提供不全面等。

2.2? 檔案管理模式不規(guī)范

在工程建筑檔案管理中，很多建筑企業(yè)并沒(méi)有做好信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，比如檔案信息化管理系統(tǒng)不完善，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)不完備，管理軟件升級(jí)不及時(shí)等，導(dǎo)致建筑檔案信息化管理成效并不高，信息技術(shù)在工程建筑管理中的應(yīng)用效果并不理想。比如在工程建筑檔案管理中，檔案的編目、檢索、立卷等缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，在存儲(chǔ)的檔案信息中，大多數(shù)為文字錄入，但是相應(yīng)的圖片、視頻等上傳的數(shù)量較少，而且，在規(guī)制的檔案信息中沒(méi)有度工程竣工圖進(jìn)行及時(shí)更新，在修改之后又存在存檔不及時(shí)的情況，進(jìn)而導(dǎo)致工程建筑檔案管理存在明顯的不規(guī)范性。

三.基于信息化的工程建筑檔案管理方法

3.1? 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

對(duì)于建筑企業(yè)而言，必須認(rèn)識(shí)到工程建筑檔案管理的重要性，并進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工程建筑檔案管理的重視程度。為此，要能夠根據(jù)工程建筑檔案管理的實(shí)際要求建立相應(yīng)的檔案管理制度，以制度的形式不斷規(guī)范檔案管理實(shí)踐。具體而言，為了充分發(fā)揮管理制度的指導(dǎo)性作用，所建立的管理制度中應(yīng)該對(duì)工程建筑檔案管理的內(nèi)容及檔案工作環(huán)節(jié)予以明確，如建筑檔案信息的建立、工程檔案信息的保存、施工檔案的調(diào)用等，檔案工作者必須按照制度內(nèi)容嚴(yán)格開(kāi)展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，通過(guò)這種方式，使得檔案管理工作在嚴(yán)格制度的約束下不斷朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，使得檔案管理工作的開(kāi)展能夠緊跟工程推進(jìn)的速度，要求檔案管理人員能夠在工程建筑項(xiàng)目推進(jìn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，全面搜集相關(guān)資料，然后進(jìn)行整理和規(guī)定，并確保信息的完整性和真實(shí)性。另外，在工程建筑檔案管理制度建設(shè)中，還應(yīng)該進(jìn)一步突顯懲處制度的實(shí)際作用，在制度要求的范圍內(nèi)容，如果檔案工作者因自身的失誤或疏忽造成檔案信息提供不及時(shí)，無(wú)法為工程建設(shè)提供參考并引發(fā)不良后果，則必須進(jìn)行追責(zé)，如果后果嚴(yán)重，則需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹(shù)立高度責(zé)任心，在檔案工作中嚴(yán)格要求自己，并不斷提升工程建筑檔案管理工作實(shí)際成效。

3.2? 建立起檔案管理信息系統(tǒng)

只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案管理模式的改進(jìn)，為此，對(duì)于建筑企業(yè)而言，其可以與信息技術(shù)公司進(jìn)行聯(lián)系，然后圍繞本工程建筑檔案管理內(nèi)容建立起相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范相應(yīng)的檔案管理人員，在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，如施工材料使用信息、圖紙信息等，而且要針對(duì)工程建筑檔案信息化管理工作的實(shí)施制定工作標(biāo)準(zhǔn)，使得工程檔案的編目、檢索、立卷等進(jìn)一步規(guī)范，在系統(tǒng)上傳的檔案信息中，不僅要有文字?jǐn)⑹觯€要包含相應(yīng)的圖片信息、視頻信息等，隨著施工工作的推進(jìn)，如果出現(xiàn)信息變化，則要對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行及時(shí)更新，在竣工驗(yàn)收、施工檢驗(yàn)時(shí)如果要進(jìn)行調(diào)用檔案，管理員則需要及時(shí)找出目標(biāo)檔案信息，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。

3.3? 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是基于信息化工程建筑檔案管理的重要基礎(chǔ)，因?yàn)樵跈n案信息化建設(shè)中，必然會(huì)涉及到大量檔案信息的處理，完備的數(shù)據(jù)庫(kù)可以為檔案管理工作的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的信息支持。具體而言，工程建筑檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一，信息獲取功能。針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源儲(chǔ)備。第二，分類功能。為了方便建筑企業(yè)利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行各類信息檢索，比如，可以以施工階段為依據(jù)進(jìn)行檔案信息的分類，每一施工階段的檔案信息歸為一類。數(shù)據(jù)庫(kù)是工程建筑檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，因此，有必要建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)，為此，建筑還需要聯(lián)系信息技術(shù)公司對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，修補(bǔ)漏洞，進(jìn)而充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)際作用。

四.總結(jié)

綜上所述，基于信息化的工程建筑檔案管理有著重要的意義，為此，建筑企業(yè)要能夠?qū)ζ鋫鹘y(tǒng)工程建筑檔案管理工作中存在的不足有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，在新形勢(shì)下，積極適應(yīng)信息時(shí)代的變化，積極開(kāi)展工程建筑檔案信息化管理工作，進(jìn)而不斷提升檔案管理實(shí)際成效。

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