新時期單位檔案管理現狀與解決對策

徐敏

摘要：檔案資料管理在單位的工作中占有重要地位。這關系到每個員工的切身利益，是組織考察和選拔干部的主要依據。但是，由于傳統檔案文件管理系統的不完善和檔案文件管理技術水平的低下，檔案文件管理過程中仍然存在很多問題。如何規范檔案管理，實現檔案管理的科學化和現代化，是單位內部管理的重點。因此，單位必須改善檔案管理制度，提高管理人員的專業水平，深刻認識檔案管理的重要性。

關鍵詞：新時期;單位檔案管理;現狀;對策

由于社會經濟飛速發展，個別單位仍采用傳統的檔案管理方式，造成檔案管理時間長，人力資源浪費，傳統檔案管理的缺點正在逐漸顯現。因此，單位要堅持與時俱進的原則，提高檔案管理效率，進一步提高單位的服務能力。

1.單位檔案管理的原則及創新的重要性

檔案是國家機構管理的重要基礎，也是單位收集保管信息的重要方法。在檔案文件管理中，應結合多種方法來強化技術標準，并采用實用的檔案文件管理方法來有效克服檔案文件管理的局限性。針對單位檔案管理中存在的問題，相關管理人員應增強自身的自律意識，增強責任心，制定科學的檔案管理體系，采用綜合檔案管理方法，融入現代檔案管理理念，并與時俱進。如今，在新時代不斷發展的背景下，社會對單位管理提出了更高的要求。目前，在單位所涉及的各種管理工作中，檔案管理是其中非常重要的一部分。其管理水平與單位各項活動的順利實施之間有著非常密切的關系，加強檔案管理工作水平對提高單位各項業務的效率和質量具有重要意義。

2.新時期單位檔案管理現狀分析

2.1檔案管理制度有待完善

必須有一套完善的管理系統和準則，以確保檔案文件管理的標準化和科學化。目前，大多數單位都出臺了檔案管理制度，但是它們遵循形式主義，工作人員經常不遵守規則，這導致檔案管理混亂，這客觀地反映了單位對檔案管理的重視不足。另外，單位內各部門之間缺乏有效的溝通機制，協作能力差，在一定程度上降低了檔案管理系統的執行力，從而影響了檔案的規范化管理。

2.2檔案設施陳舊，信息化水平有待提高

隨著網絡信息時代的到來，大多數單位已經開展了信息管理時代。但是，由于資金投入較少，仍有一些單位使用過時的和落后的硬件設施，并使用手動檢索方法。另外，某些設備未配備計算機，或者文件盒很少，這導致文件的隨機分類，這增加了文件搜索的難度。有些沒有按照檔案管理法規的要求建造檔案，也沒有采取措施防止檔案中的防火，防潮和防蟲害等。盡管檔案管理已基本實現了信息化，但由于管理體系落后，電子檔案管理人才匱乏，阻礙了檔案管理與信息技術的有效結合，因此，檔案管理的質量沒有得到實質性的改善。

2.3檔案人員的業務素養有待提升

在檔案管理中，檔案人員是這項工作的直接參與者與實施者，其業務素養與知識儲備均會明顯影響到檔案管理的工作質量。為此，培養一支專業化、高素質的檔案人才隊伍是提高檔案管理質量，保證檔案工作順利實施的重要前提。然而由于長期思想認識方面的不到位，不少單位對檔案崗位的招聘要求極低，從而使得檔案人員的專業素養普遍不高。盡管有的單位會定期組織檔案人員參與業務培訓，但依然無法彌補這一缺陷，也難以真正提高檔案人員的業務能力。由于崗位能力不匹配、硬件設施陳舊滯后等原因又會阻礙檔案人員工作效率的提升。

3.新時期單位檔案管理對策

3.1加強檔案管理制度完善工作

在單位檔案管理工作中，因為涉及的內容非常多，所以在整體上具有非常明顯的專業性。這就需要單位根據實際情況構建出完善的檔案管理制度，保證在內容方面可以滿足一定的科學化以及規范化等要求。同時，在對檔案管理制度進行實施時，還應該將相應的監督管理工作進行全面落實，并且在一定的時間內對檔案管理工作情況進行考核。對檔案管理工作流程進行不斷優化與完善，通過構建出完善的制度體系，保證檔案信息收集以及整理等工作可以實現順利開展，制定出科學的檔案管理工作考核方法，通過這種方式可以在一定程度上提升檔案管理工作效率與質量，有效避免各種檔案管理風險問題的產生。

3.2構建信息化檔案管理新模式。

隨著社會的快速發展，各行各業實踐出現了新變化，呈現出許多新的發展特點。“明者因時而變，知者隨世而制”，新時期單位在實際工作中應當因時而變，將構建信息化檔案管理新模式作為工作中心，有意識、有針對性地運用信息技術，走上數字化建設之路。在進行信息化檔案模式探索時可以先吸收和借鑒其他單位的工作經驗，再結合自身情況，達到滿足本單位的個性化建設需求。現代信息技術會隨著時間的推移不斷發展，為了增強單位的信息化程度應當投入專項資金完成設備更新，不斷優化檔案信息應用平臺，并定期進行系統維護和升級。

3.3增強管理人員的自身素質、提升管理技能水平

為了實現單位檔案管理的高效率，管理人員的綜合素質和管理水平必然成為重要條件。建立一支受過良好教育的專業管理團隊，以提高整個管理團隊的整體素質。檔案管理員應當進行職業素質教育，提高職業素質，能夠根據單位的性質進行整理和組織。同時，有必要加大經濟投入，引進先進設備，不斷提高員工的業務水平和專業技能。規范數據管理人員的職責和權限，增強管理人員對檔案文件管理的認識，充分了解文件材料的當前收集，記錄和分類，然后能夠與其他部門進行有效的溝通。

結語

在新時代，單位應實施檔案文件管理，并通過使用信息技術闡明檔案文件管理的思想。檔案管理人員還應當增加對自己工作的認識，認識檔案管理的重要性，提高服務能力。

參考文獻：

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