淺談基層廣播電視臺的檔案信息化管理

文 / 朱瑞侃，山東省菏澤市單縣廣播電視臺

新時代網絡與信息技術，不斷改變人們的生活方式。許多單位采用了信息化網絡技術，那么檔案是信息化資源的主要內容之一，檔案采用信息化管理，已經成為多數廣電檔案管理方式。那么基層廣電需根據當前存在的問題加以改進，不斷促進基層廣電檔案信息化管理工作的發展。

1 檔案信息化管理優勢

檔案信息化管理是在信息平臺的基礎上采用軟件對數據進行保存，數字化存儲功能讓用戶在軟件下可輕松、便捷的完成檔案的儲存、使用、查詢等。檔案管理工序得到簡化，能幫助用戶快速搜索、下載任何需要的鏡頭、片段、音頻等，便利了各項工作的進行，提高工作效率與節目數據的價值發揮。基層廣播電臺對于音響檔案類不僅需要存儲功能，還需經常為廣播電視節目進行生產輸出服務，在信息化管理下檔案信息傳輸與使用更加便捷，可大大提高廣電服務的質量[1]。

2 基層廣電的檔案管理工作現狀

信息技術下的廣電檔案管理系統必須是能與節目制作網相關聯、并且具有全面的網絡管理體系，才能在精準的流程中服務大眾，避免出現誤差。而當前基層廣播電臺存在許多問題：第一，基層廣電內部人員檔案信息化管理認知不足。信息技術水平不斷提高，但一些內部人員尤其是資格較老的員工，對檔案管理工作理念還存在保守思想，難以適應信息技術的操作或不想學習。傳統的提供目錄、 文件匯編、檔案檢索下尋找資料麻煩且時間長，而信息時代資料時效性短，在實際工作中對信息化管理工作不重視，讓檔案信息化管理沒有正確的發揮出作用。第二，檔案信息化管理系統不健全，管理制度不完善。廣電檔案信息整理與管理時，人員多各自負責相應的工作，但工作量繁瑣且分散，信息化管理系統不健全，需要積極建立相應的檔案管理制度來進行工作規劃與約束。并且在長期工作中積累的資料還需整理分類，錄入電腦，在現代信息化管理系統中，提高歷史檔案的使用價值。第三，檔案信息化建設投入不足，人員專業度不高。檔案信息化管理需要相應的工作設備與軟件，還要專業的管理技術人員，但基層廣電多數缺少專業檔案管理員，此類高科技操作系統極有可能在操作不當下受到破壞，影響檔案的保存與安全性。第四，檔案信息化管理中存在一些安全問題，網絡傳輸中出現竊取、篡改等情況，自然災害，計算機硬件、軟件使用壽命或問題、管理或使用出現的問題等，影響電子檔案信息的保存[2]。

3 基層廣電檔案信息化管理工作的優化對策

3.1 加強人員的檔案管理意識，提高人員專業素質

基層廣電要積極創新檔案管理理念，積極提高人員的工作水平，幫助工作人員在信息技術下快捷的對信息資料進行歸納與整理，提高工作效率，優化工作步驟。第一，需要重視企業員工的定期培訓，加強對檔案信息化管理工作的認識，對在職員工做好檔案信息化管理、網絡知識、計算機操作技術等工作的培訓，人員的專業技能、思想意識和綜合素質不斷提高，不斷優化員工的知識結構來積極適應信息技術的發展，推動檔案工作穩步發展。第二，可直接招聘優秀的網絡技術與計算機專業人才，幫助改善人才結構，當網絡與硬件出現問題時能及時解決，讓廣播電臺檔案信息化管理的效果更好發揮。第三，加強實踐，在學習與交流中提高檔案管理人員的工作能力，在規范化的操作下，確保檔案管理人員對檔案管理工作的規范與方法熟練，能讓檔案管理工作實現更好的服務與發展。

3.2 建立健全檔案管理體系，規范化管理

檔案管理部門完善檔案管理制度，引導與約束人員對制度的落實，明確各工作人員的職責，管理體系下能相互監督、制約，讓人員在規范化管理下規范的操作，實現檔案管理工作信息化。檔案信息化管理中需要各管理人員的加強對管理軟件的應用培訓，確保電子檔案的整理、著錄、歸檔、以及傳輸、管理等方面的不走嚴格按照標準進行，在雙套制下確保紙質檔案與電子檔案文件的完整性與規范性。而檔案系統需采用信息加密系統，針對不同使用人群設置不同權限，在安全上需追加強防火墻建設，防止非法訪問。管理人員還需對檔案數據進行備份管理，進行異地備份或云存儲防止數據丟失，必要時采用光盤、磁盤等脫機備份技術，資料檔案可采用磁條防盜、條碼管理、指紋識別等信息安全技術。

3.3 加強基礎設施建設與應用系統建設

科技時代，廣播電臺多數工作都需要依靠網絡信息技術來實施。那么檔案信息化管理需要建設基礎設施，基層電臺需保證音像檔案庫房配備相應的硬件與軟件等現代化設備、設施，確保經費充足，讓檔案信息化管理發展創造良好條件。廣電作為新聞宣傳部門，長時間積累的各種資料檔案，可利用現代科技技術實現檔案的整理、歸納、傳輸、保存與資源共享等，讓檔案信息資源在光盤、磁盤等各類儲存器中合理的保存與利用，實現檔案信息數字化，避免出現資料流失，讓檔案在信息化規范化管理下，讓檔案信息資源有序的開發，實現資源共享。而檔案管理工作量大，涉及范圍廣，如各部門單位需要借用歷史資料，本臺記者與編輯需要使用素材等，檔案管理員工作量大[3]。在完善的應用系統下，目錄級錄入減少查找資料的時間，有效的節約人力，在電子文檔下有效的保護檔案原件，讓檔案在信息技術下能快捷的完成歸檔與利用，實現檔案信息的數字化管理與資源共享，提高檔案信息管理的服務質量。

4 結語

總之，基層廣播電視臺的檔案管理工作是綜合性業務較強的管理工作。在電子信息化管理下需要針對當前基層廣電的一些問題，加強檔案信息化管理的認識與建設，在健全的檔案管理體系下規范化的管理，加強人員專業培訓，幫助檔案信息化管理提高工作效率與服務效果，推動基層廣電檔案管理的發展與進步。