淺談基層廣播電視臺(tái)的檔案信息化管理

文 / 朱瑞侃，山東省菏澤市單縣廣播電視臺(tái)

新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，不斷改變?nèi)藗兊纳罘绞?。許多單位采用了信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，那么檔案是信息化資源的主要內(nèi)容之一，檔案采用信息化管理，已經(jīng)成為多數(shù)廣電檔案管理方式。那么基層廣電需根據(jù)當(dāng)前存在的問題加以改進(jìn)，不斷促進(jìn)基層廣電檔案信息化管理工作的發(fā)展。

1 檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

檔案信息化管理是在信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上采用軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，數(shù)字化存儲(chǔ)功能讓用戶在軟件下可輕松、便捷的完成檔案的儲(chǔ)存、使用、查詢等。檔案管理工序得到簡(jiǎn)化，能幫助用戶快速搜索、下載任何需要的鏡頭、片段、音頻等，便利了各項(xiàng)工作的進(jìn)行，提高工作效率與節(jié)目數(shù)據(jù)的價(jià)值發(fā)揮。基層廣播電臺(tái)對(duì)于音響檔案類不僅需要存儲(chǔ)功能，還需經(jīng)常為廣播電視節(jié)目進(jìn)行生產(chǎn)輸出服務(wù)，在信息化管理下檔案信息傳輸與使用更加便捷，可大大提高廣電服務(wù)的質(zhì)量[1]。

2 基層廣電的檔案管理工作現(xiàn)狀

信息技術(shù)下的廣電檔案管理系統(tǒng)必須是能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、并且具有全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系，才能在精準(zhǔn)的流程中服務(wù)大眾，避免出現(xiàn)誤差。而當(dāng)前基層廣播電臺(tái)存在許多問題：第一，基層廣電內(nèi)部人員檔案信息化管理認(rèn)知不足。信息技術(shù)水平不斷提高，但一些內(nèi)部人員尤其是資格較老的員工，對(duì)檔案管理工作理念還存在保守思想，難以適應(yīng)信息技術(shù)的操作或不想學(xué)習(xí)。傳統(tǒng)的提供目錄、 文件匯編、檔案檢索下尋找資料麻煩且時(shí)間長(zhǎng)，而信息時(shí)代資料時(shí)效性短，在實(shí)際工作中對(duì)信息化管理工作不重視，讓檔案信息化管理沒有正確的發(fā)揮出作用。第二，檔案信息化管理系統(tǒng)不健全，管理制度不完善。廣電檔案信息整理與管理時(shí)，人員多各自負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作，但工作量繁瑣且分散，信息化管理系統(tǒng)不健全，需要積極建立相應(yīng)的檔案管理制度來進(jìn)行工作規(guī)劃與約束。并且在長(zhǎng)期工作中積累的資料還需整理分類，錄入電腦，在現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)中，提高歷史檔案的使用價(jià)值。第三，檔案信息化建設(shè)投入不足，人員專業(yè)度不高。檔案信息化管理需要相應(yīng)的工作設(shè)備與軟件，還要專業(yè)的管理技術(shù)人員，但基層廣電多數(shù)缺少專業(yè)檔案管理員，此類高科技操作系統(tǒng)極有可能在操作不當(dāng)下受到破壞，影響檔案的保存與安全性。第四，檔案信息化管理中存在一些安全問題，網(wǎng)絡(luò)傳輸中出現(xiàn)竊取、篡改等情況，自然災(zāi)害，計(jì)算機(jī)硬件、軟件使用壽命或問題、管理或使用出現(xiàn)的問題等，影響電子檔案信息的保存[2]。

3 基層廣電檔案信息化管理工作的優(yōu)化對(duì)策

3.1 加強(qiáng)人員的檔案管理意識(shí)，提高人員專業(yè)素質(zhì)

基層廣電要積極創(chuàng)新檔案管理理念，積極提高人員的工作水平，幫助工作人員在信息技術(shù)下快捷的對(duì)信息資料進(jìn)行歸納與整理，提高工作效率，優(yōu)化工作步驟。第一，需要重視企業(yè)員工的定期培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)在職員工做好檔案信息化管理、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等工作的培訓(xùn)，人員的專業(yè)技能、思想意識(shí)和綜合素質(zhì)不斷提高，不斷優(yōu)化員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)來積極適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。第二，可直接招聘優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，幫助改善人才結(jié)構(gòu)，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)與硬件出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)解決，讓廣播電臺(tái)檔案信息化管理的效果更好發(fā)揮。第三，加強(qiáng)實(shí)踐，在學(xué)習(xí)與交流中提高檔案管理人員的工作能力，在規(guī)范化的操作下，確保檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的規(guī)范與方法熟練，能讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)與發(fā)展。

3.2 建立健全檔案管理體系，規(guī)范化管理

檔案管理部門完善檔案管理制度，引導(dǎo)與約束人員對(duì)制度的落實(shí)，明確各工作人員的職責(zé)，管理體系下能相互監(jiān)督、制約，讓人員在規(guī)范化管理下規(guī)范的操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化。檔案信息化管理中需要各管理人員的加強(qiáng)對(duì)管理軟件的應(yīng)用培訓(xùn)，確保電子檔案的整理、著錄、歸檔、以及傳輸、管理等方面的不走嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在雙套制下確保紙質(zhì)檔案與電子檔案文件的完整性與規(guī)范性。而檔案系統(tǒng)需采用信息加密系統(tǒng)，針對(duì)不同使用人群設(shè)置不同權(quán)限，在安全上需追加強(qiáng)防火墻建設(shè)，防止非法訪問。管理人員還需對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份管理，進(jìn)行異地備份或云存儲(chǔ)防止數(shù)據(jù)丟失，必要時(shí)采用光盤、磁盤等脫機(jī)備份技術(shù)，資料檔案可采用磁條防盜、條碼管理、指紋識(shí)別等信息安全技術(shù)。

3.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

科技時(shí)代，廣播電臺(tái)多數(shù)工作都需要依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)施。那么檔案信息化管理需要建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，基層電臺(tái)需保證音像檔案庫房配備相應(yīng)的硬件與軟件等現(xiàn)代化設(shè)備、設(shè)施，確保經(jīng)費(fèi)充足，讓檔案信息化管理發(fā)展創(chuàng)造良好條件。廣電作為新聞宣傳部門，長(zhǎng)時(shí)間積累的各種資料檔案，可利用現(xiàn)代科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的整理、歸納、傳輸、保存與資源共享等，讓檔案信息資源在光盤、磁盤等各類儲(chǔ)存器中合理的保存與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，避免出現(xiàn)資料流失，讓檔案在信息化規(guī)范化管理下，讓檔案信息資源有序的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享。而檔案管理工作量大，涉及范圍廣，如各部門單位需要借用歷史資料，本臺(tái)記者與編輯需要使用素材等，檔案管理員工作量大[3]。在完善的應(yīng)用系統(tǒng)下，目錄級(jí)錄入減少查找資料的時(shí)間，有效的節(jié)約人力，在電子文檔下有效的保護(hù)檔案原件，讓檔案在信息技術(shù)下能快捷的完成歸檔與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理與資源共享，提高檔案信息管理的服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

總之，基層廣播電視臺(tái)的檔案管理工作是綜合性業(yè)務(wù)較強(qiáng)的管理工作。在電子信息化管理下需要針對(duì)當(dāng)前基層廣電的一些問題，加強(qiáng)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)與建設(shè)，在健全的檔案管理體系下規(guī)范化的管理，加強(qiáng)人員專業(yè)培訓(xùn)，幫助檔案信息化管理提高工作效率與服務(wù)效果，推動(dòng)基層廣電檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。