新形勢下檔案管理優(yōu)化策略分析

文 / 李賀,山東省菏澤市單縣服務業(yè)發(fā)展中心

在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中，應該充分認識到檔案管理工作的重要性，優(yōu)化檔案管理策略，有效提升檔案管理的水平。這樣才能夠在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中更好的利用檔案資料，讓事業(yè)單位與社會發(fā)展同步進行。

1 新形勢下檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

由于檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，對檔案管理工作人員的專業(yè)水平要求較高。然而，隨著事業(yè)單位編制改革，導致事業(yè)單位檔案管理人員較為緊張，所以部分事業(yè)單位在不斷發(fā)展的過程中只能夠安排一些年齡較大且能力水平不高的人員去負責檔案管理工作。通常這些檔案管理人員尚未經(jīng)過系統(tǒng)性的學習，所以在檔案資料的收集、整理和歸檔的過程中常常會出現(xiàn)不規(guī)范的行為，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的水平。

1.2 檔案管理的信息化水平較低

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，對事業(yè)單位檔案得信息化工作要求不斷提高。然而，當前部分事業(yè)單位在檔案管理的過程中只是初步利用管理軟件進行檔案目錄著錄、編目、排序和檢索，尚未完全實現(xiàn)檔案管理資源的數(shù)字化，難以真正實現(xiàn)檔案資源的共享，導致檔案管理資源的利用率較低，這樣無法讓檔案資料服務于事業(yè)單位發(fā)展。

1.3 檔案收集不到位和檔案保管條件較差

在當前事業(yè)單位的檔案管理過程中，部分檔案管理人員因缺乏專業(yè)的檔案管理意識，所以常常在檔案收集的過程中尚未嚴格按照要求劃分檔案資料的歸檔范圍，這樣在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理資料保管的全面性。同時，部分事業(yè)單位尚未嚴格按照標準建立單獨的檔案室，而只是在辦公室或者是科室內(nèi)部設(shè)立檔案室，檔案保管的條件較差，這樣很容易導致事業(yè)單位的檔案資料在使用過程中出現(xiàn)丟失和損壞的情況，不利于保證事業(yè)單位檔案資料的完整性。

2 新形勢下檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 強化檔案管理人員隊伍建設(shè)

為了有效提升新形勢下檔案管理的效率，便需要強化檔案管理人員隊伍建設(shè)，有效提升檔案管理人員的專業(yè)水平。首先，通過組織檔案管理人員參與專業(yè)知識培訓。通過組織檔案管理人員參與專業(yè)技術(shù)培訓，切實增強檔案管理人員的業(yè)務知識能力。同時，還需要注重檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，有效增強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)；其次，保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。由于事業(yè)單位的檔案管理工作具有較強的專業(yè)性、實踐性和操作性，如檔案管理人員缺乏工作經(jīng)驗，則很難保證檔案資料收集工作達到規(guī)范的要求。通過做好檔案管理人員隊伍建設(shè)，保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，有效減少檔案管理人員頻繁調(diào)動的情況，為提升檔案管理的水平提供重要的人力支持。

2.2 強化檔案管理的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的應用范圍不斷擴大，所以強化檔案管理的信息化建設(shè)是提升檔案管理效率的重要手段。通過在事業(yè)單位的檔案管理過程中合理利用信息化技術(shù)，不但能夠有效減少檔案管理中的人為工作內(nèi)容，提高檔案管理的效率，而且還能夠借助信息管理軟件統(tǒng)籌整合檔案管理信息，有效減少檔案資料利用所消耗的時間和人力。

在強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，綜合利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，注重檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，有效提升事業(yè)單位檔案管理的水平。只有這樣才能夠讓檔案資料更好的為事業(yè)單位各項工作的開展服務。雖然有部分事業(yè)單位開始講計算機應用到檔案管理過程中，但依然有些單位始終采取的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的水平。因此，為了能夠最大限度提高事業(yè)單位檔案管理的效率，便需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以便讓事業(yè)單位的檔案管理效率真正得到提升。

2.3 構(gòu)建完善的檔案管理制度

在新形勢下檔案管理策略的優(yōu)化過程中，需要事業(yè)單位根據(jù)檔案管理的實際情況制定科學的規(guī)章制度，為檔案管理工作正常開展提供重要的制度保障。其中，在制定檔案管理規(guī)章制度的過程中，需要嚴格遵循國家的相關(guān)法律法規(guī)，充分凸顯出檔案管理制度的平等性，避免出現(xiàn)“看人下菜”的情況。同時，還需要在執(zhí)行事業(yè)單位檔案管理制度的過程中不斷進行總結(jié)分析，再靈活的進行檔案管理制度調(diào)整，以此達到強化檔案管理效率的目的。

2.4 強化檔案保密管理

在事業(yè)單位檔案管理工作的開展過程中，為了增強檔案管理資料的利用效率，便需要做好事業(yè)單位檔案管理的保密工作。其中，在開展事業(yè)單位檔案管理保密工作的過程中，需要嚴格按照國家所制定的相關(guān)標準和要求興建檔案庫房。在事業(yè)單位檔案庫房的選址過程中還需要進行充分考量，避免將一樓作為檔案資料管理的庫房，將辦公室與庫房分開，切實做好檔案資料庫房的防盜工作，嚴謹外人進入到檔案資料的庫房中。針對部分屬于保密期限的文件和資料，具有相應的法律效力，在時間規(guī)定的范圍內(nèi)決不允許檔案資料的內(nèi)容泄露，以此保證事業(yè)單位相關(guān)信息的安全性。

總之，在現(xiàn)代社會不斷發(fā)展的過程中，通過優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理策略，注重檔案管理人才隊伍建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，切實做好檔案資料的保密管理，這樣才能夠真正提升事業(yè)單位的檔案管理水平。只有這樣才能夠讓檔案資料更好的服務于事業(yè)單位發(fā)展。