人事檔案利用中存在的問(wèn)題以及解決對(duì)策

鄧媛方

中圖分類號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）08-015-02

摘 要 人力資源相關(guān)工作在其進(jìn)行的過(guò)程當(dāng)中，人事檔案管理非常重要，將對(duì)人力資源管理的水平造成直接性的影響。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步讓市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，不管何種領(lǐng)域的企業(yè)或單位，想要全面提升自己的綜合實(shí)力，增加市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)占有份額，才能確保自己不被激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)所淘汰。因此，必須有效的進(jìn)一步強(qiáng)化人力資源的開(kāi)發(fā)與管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的推進(jìn)與發(fā)展。目前，在我國(guó)的人事檔案管理與利用的過(guò)程中存在諸多的嚴(yán)重問(wèn)題與不足。文章將對(duì)人事檔案管理相關(guān)概念與特征的研究中，對(duì)其中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討其妥善的處理辦法，提高人事檔案管理人員的工作素質(zhì)，驅(qū)動(dòng)人事檔案管理按著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞 人事檔案 利用 問(wèn)題與對(duì)策

人事檔案是我國(guó)人事管理制度、干部管理制度以及各種行政管理制度中關(guān)鍵性的組成部分，對(duì)于整個(gè)行政管理制度的更新與改進(jìn)都起到了至關(guān)重要作用。基于我國(guó)急速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)，我國(guó)的人事檔案也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流來(lái)全面地進(jìn)行有效的改革。但是，我國(guó)現(xiàn)階段的人力檔案管理存在嚴(yán)重的利用問(wèn)題，其相對(duì)應(yīng)的解決辦法引起了業(yè)界的廣泛關(guān)注。人事檔案詳細(xì)地記錄了一個(gè)人工作的能力，成長(zhǎng)的經(jīng)歷以及思想品質(zhì)等方面的重要內(nèi)容，是證明一個(gè)人資質(zhì)與學(xué)歷的重要材料。因此，必須積極地做好人事檔案的收集、保存以及利用，充分確保我國(guó)人力資源的優(yōu)化配置。

一、人事檔案的定義與特點(diǎn)

（一）定義

人事檔案管理制度包含了一個(gè)人的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、政治理念、道德品質(zhì)、職業(yè)技能以及工作條件等多個(gè)方面的內(nèi)容[1]。人事檔案是每一個(gè)人身份、學(xué)籍以及資歷的憑證，集中反映了一個(gè)人的經(jīng)歷與道德，對(duì)每個(gè)人薪酬的漲幅、社會(huì)的發(fā)展以及是否享有社會(huì)保障，組織關(guān)系是否完整等個(gè)人信息產(chǎn)生直接性的關(guān)聯(lián)。因此，人事檔案具有一定的法律效力，是一個(gè)人生平活動(dòng)軌跡的重要記錄手冊(cè)。

（二）特點(diǎn)

1.真實(shí)性[2]。人事檔案是重要的憑證信息，關(guān)系到單位進(jìn)行人員的招聘與人員的退休。建立人事檔案的目的，目的是充分地滿足社會(huì)的需求，將每個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以此為用人單位提供一份高信賴程度的選擇依據(jù)。但是人事檔案在實(shí)際的工作過(guò)程中，個(gè)人或單位對(duì)人事檔案的重視程度嚴(yán)重不足，并沒(méi)有在初級(jí)階段將有效的原始人事檔案信息記錄與歸檔。在日常的人事檔案管理工作中，對(duì)于個(gè)人學(xué)習(xí)與工作的原始信息記錄不夠謹(jǐn)慎與完善，導(dǎo)致人事檔案中所記錄的個(gè)人三齡，即年齡、工齡、黨齡，以及二歷，即學(xué)歷與工作經(jīng)歷信息存在重大的誤差。這一系列消極情況的發(fā)生都對(duì)人事檔案信息的真實(shí)性造成了嚴(yán)重的不良影響。

2.綜合性。人事檔案通常情況下都是對(duì)個(gè)人基本情況的記錄，其內(nèi)容涵蓋個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、信息經(jīng)驗(yàn)、政治表現(xiàn)以及家庭情況等多個(gè)方面，同時(shí)也包括個(gè)人的獲獎(jiǎng)記錄以及單位的評(píng)定與評(píng)估等等[3]。人事檔案是對(duì)每一個(gè)人成長(zhǎng)史的詳細(xì)記錄，涉及個(gè)人思想發(fā)展歷程的真實(shí)活動(dòng)軌跡。因此，人事檔案就好比一個(gè)大型的信息記錄數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄著每個(gè)人的信息。

3.保密性。人事檔案中的內(nèi)容涉及每個(gè)人多個(gè)層面的利害關(guān)系，其中包含當(dāng)事人眾多的個(gè)人信息，屬于當(dāng)事人的私人秘密，不可隨意向外人公開(kāi)，需要嚴(yán)格的被保管在檔案管理室中。即使是人事檔案管理的工作人員，也不能隨意地翻閱人事檔案資料，嚴(yán)禁泄露。

二、人事檔案利用所存在的問(wèn)題

（一）不合理的管理方式

基于嚴(yán)格的保密性政策，人事檔案的管理是一個(gè)完全封閉的形式，其工作的重點(diǎn)在于檔案的收集與保管，進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)檔案信息的有效利用嚴(yán)重忽視。由于人事檔案內(nèi)容的特殊性，導(dǎo)致人事檔案的管理必須嚴(yán)格遵從保密性的原則，封閉管理也是必要的。但是，人事檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)該有這方面的意識(shí)，保密并不是人事檔案管理的唯一目標(biāo)，確保檔案最大限度地發(fā)揮作用才是根本原則所在。如果一個(gè)人的基本材料一進(jìn)入人事檔案，就意味著永遠(yuǎn)被封存，不到人逝世的那一刻絕不拿出來(lái)利用，那么人事檔案的真實(shí)性與實(shí)用性又意義何在呢？由于個(gè)人的信息資料是被相關(guān)管理部門壟斷管理的，以此就可以增強(qiáng)單位對(duì)個(gè)人評(píng)價(jià)的與鑒定的主觀性[4]。因?yàn)樵谌耸聶n案利用方面欠缺足夠的正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上建立起來(lái)的任何結(jié)論都是停留在形式表面的。加之，人事檔案的利用并未嚴(yán)格地進(jìn)行有效的監(jiān)督，進(jìn)而極易導(dǎo)致因人事檔案所引發(fā)的糾紛、爭(zhēng)議以及訴訟事件的發(fā)生。究其主要原因，就是因?yàn)槿耸聶n案嚴(yán)重的缺乏透明度，沒(méi)有合理的公開(kāi)。

（二）服務(wù)重點(diǎn)不對(duì)

依照我國(guó)對(duì)于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，我國(guó)的人事檔案主要是為領(lǐng)導(dǎo)部門或者組織機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，人事檔案的查閱權(quán)限歸屬一般是組織、人事、紀(jì)檢監(jiān)察、公安以及安全保衛(wèi)等相關(guān)部門。有關(guān)條例中有明確規(guī)定：“任何個(gè)人不得隨意查閱或借用本人或直系親屬的個(gè)人人事檔案[5]。”這就足以表明即使是檔案的當(dāng)事人也沒(méi)有權(quán)利查閱自己的人事檔案，這就是人事檔案的服務(wù)重點(diǎn)不對(duì)。人事檔案創(chuàng)建之初的目的就在于，為組織和機(jī)關(guān)進(jìn)行人才利用提供依據(jù)，這是應(yīng)該提倡與堅(jiān)持的地方，但是伴隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，國(guó)家對(duì)人才利用的重視程度日益加深，而人事檔案管理工作的服務(wù)理念更應(yīng)該以民生服務(wù)為重點(diǎn)，其服務(wù)對(duì)象的范圍也應(yīng)逐漸地?cái)U(kuò)大，人事檔案的服務(wù)領(lǐng)域也應(yīng)隨之得到不斷地拓展。

（三）利用效率不高

就人事檔案利用的現(xiàn)階段發(fā)展而言，其信息利用還是依照原有的相關(guān)工作制度。這些制度是在20世紀(jì)90年代，結(jié)合當(dāng)時(shí)的發(fā)展實(shí)際來(lái)進(jìn)行制定的。基于當(dāng)時(shí)的社會(huì)狀況，使得所制定的人事檔案利用制度嚴(yán)重的缺乏服務(wù)性與開(kāi)放性，對(duì)其利用程度的重視也嚴(yán)重不足。因此，在人事檔案的利用方式上，也僅是停留在人工手動(dòng)檢索與紙質(zhì)信息的查閱上，查詢到相關(guān)的人事檔案信息需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案的利用效率嚴(yán)重低迷。同時(shí)，如果反復(fù)多次的查閱人事檔案，對(duì)紙質(zhì)的人事檔案也是一種磨損與傷害，需要檔案管理人員不斷的對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，無(wú)形中增加了檔案管理工作的勞動(dòng)量，同時(shí)對(duì)人事檔案的完整性與安全性造成不利的影響。

三、提升人事檔案利用效率的相關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

關(guān)于各級(jí)人事部門強(qiáng)大人事檔案管理隊(duì)伍的壯大，在相關(guān)的條例中對(duì)建設(shè)力度有明確的指示，必須選擇具備較強(qiáng)責(zé)任心，并且思想積極、作風(fēng)優(yōu)良的共產(chǎn)黨員來(lái)?yè)?dān)任這一工作[6]。想要全面有效地激發(fā)這些工作人員的工作積極性，促進(jìn)其綜合能力素質(zhì)的有效提高，相關(guān)企業(yè)單位必須對(duì)工作人員的日常生活與工作給予足夠的關(guān)心與關(guān)照，同時(shí)重視對(duì)其專業(yè)工作技能的有效培養(yǎng)。一方面，相關(guān)組織定期開(kāi)展人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，確保工作人員對(duì)現(xiàn)代化的人事檔案管理有一個(gè)積極全面的認(rèn)識(shí)，并樹立其對(duì)人事檔案管理重要性的正確認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)工作人員對(duì)人事檔案材料的整理、鑒別以及收集歸檔等相關(guān)的專業(yè)技術(shù)有深入的掌握[7]。另一方面，合理配置專職工作人員與兼職工作人員的工作任務(wù)，結(jié)合實(shí)際的工作將合理的薪酬制度落到實(shí)處。建立一支熟練人事檔案管理各項(xiàng)工作，且具備較高工作責(zé)任心的專業(yè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理外在形式的統(tǒng)一與規(guī)范，全面確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、實(shí)用性與完整性。因此，需要由相關(guān)部門制定合理的薪酬待遇標(biāo)準(zhǔn)，并以此為依據(jù)落實(shí)人事檔案管理人員的薪酬待遇，確保維持其工作的積極性。

（二）適當(dāng)公開(kāi)人事檔案信息

想要適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的相關(guān)要求，我國(guó)就人事檔案的公開(kāi)問(wèn)題頒布了相關(guān)的條例規(guī)定，這是對(duì)公民能夠有效參與政務(wù)工作，確保居民行使知情權(quán)、參與權(quán)與監(jiān)督權(quán)的重要法律保證，同時(shí)也標(biāo)志著我國(guó)的政務(wù)信息公開(kāi)走進(jìn)了全新的發(fā)展時(shí)期。條例中有明確的相關(guān)規(guī)定：行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)的過(guò)程中經(jīng)過(guò)制作或獲取的，按照一定的規(guī)范形式記錄并保存的信息就是政府信息，人事檔案歸屬于政府信息的范疇[8]。因此實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的合理公開(kāi)，需要以政務(wù)信息的公開(kāi)為先決條件，以此來(lái)適當(dāng)?shù)墓_(kāi)人事檔案相關(guān)的信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案工作透明度的提升。

公民公正的享有信息利用的權(quán)利，需要人事檔案信息的合理公開(kāi)來(lái)作為支撐。基于歷史性因素的限制，我國(guó)的人事檔案與檔案當(dāng)事人一直處于分離的狀態(tài)，被嚴(yán)格地控制在相關(guān)的組織部門當(dāng)中。為了有效地保障當(dāng)事人對(duì)人事檔案信息的知情權(quán)，并結(jié)合人事檔案保密性的相關(guān)特征，應(yīng)合理地將人事檔案利用所需的手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，拓展其利用的權(quán)限，讓當(dāng)事人能夠科學(xué)合理的利用一部分自己的人事檔案，以此來(lái)確保人事檔案的真實(shí)性與完整性。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步開(kāi)放了人們的意識(shí)與思維，人們?cè)谌耸聶n案的管理認(rèn)識(shí)與管理方式方面存在于時(shí)代特征嚴(yán)重不符的重大問(wèn)題。面對(duì)目前人事檔案管理利用工作中存在的問(wèn)題，需要切實(shí)的與實(shí)際情況結(jié)合，全面提升工作人員的工作素質(zhì)、健全相關(guān)的工作制度，構(gòu)建科學(xué)的現(xiàn)代化人事檔案管理體系，強(qiáng)化人事檔案的合理利用效率，從這四個(gè)方面積極推動(dòng)我國(guó)的人事檔案管理全面邁向科學(xué)化、信息化的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的最大化使用價(jià)值。

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