關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考

杜建

中圖分類(lèi)號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-104-02

摘 要 檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的原始記錄，也是企事業(yè)單位決策、管理的參考依據(jù)。在信息化背景下，通過(guò)信息化建設(shè)提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率，也成為醫(yī)院檔案管理工作努力的新方向。為此，文章結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，就醫(yī)院檔案信息化建設(shè)路徑做出了研究。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)的發(fā)展和推動(dòng)下，信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的社會(huì)趨勢(shì)。信息化也給醫(yī)院管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)。在信息化背景下，許多醫(yī)院都希望加快信息化建設(shè)步伐，以改變社保檔案封閉、單一的管理模式，提高社保檔案的利用價(jià)值。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理制度有待完善

當(dāng)前，我國(guó)許多醫(yī)院在檔案工作上都存在制度不完善、檔案工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題。醫(yī)院檔案制度不完善的表現(xiàn)主要有：醫(yī)院管理體系建設(shè)落后，檔案歸檔內(nèi)容、流程、標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰、嚴(yán)格，檔案無(wú)法分類(lèi)精準(zhǔn)編號(hào)和管理；檔案資源管理實(shí)施的是雙向制度，檔案管理歸行政部門(mén)、檔案管理部門(mén)多重領(lǐng)導(dǎo)，雙向管理也給檔案信息管理和查詢(xún)都帶來(lái)了不便，檔案管理水平與國(guó)際存在極大的差距[1]。

（二）信息化管理水平低

雖說(shuō)對(duì)于醫(yī)院發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的重要性是不容忽視的。但是長(zhǎng)期以來(lái)，許多醫(yī)院在工作中，都存在重視運(yùn)營(yíng)管理、輕視檔案管理的思想和行為，所以，許多醫(yī)院在醫(yī)療器械和高素質(zhì)人才引進(jìn)方面都是大手筆，但是檔案管理工作并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案管理工作步履維艱。在檔案管理不受重視的情況下，醫(yī)院在檔案信息化管理方面的投入也較少，所以許多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備和環(huán)境都非常落后。如一些醫(yī)院在檔案管理方面采用的檔案管理軟件技術(shù)水平落后，軟件系統(tǒng)的兼容性較差，檔案信息化管理僅限于檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換等工作，無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)、資源深度聚合分類(lèi)需求[2]。

（三）管理人員素質(zhì)不高

檔案管理對(duì)人的依賴(lài)性較強(qiáng)。信息化管理是一種新型管理模式，對(duì)檔案管理人員的管理能力、職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)都有一定的要求。只有安排專(zhuān)業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，才能推動(dòng)檔案信息化管理快速向前發(fā)展。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，許多醫(yī)院對(duì)檔案崗位管理實(shí)行的都是封閉式管理體制和人事管理終身制，檔案管理人員一經(jīng)錄用，很少會(huì)有崗位變動(dòng)。所以，許多檔案管理人員會(huì)受大鍋飯思想影響，缺少學(xué)習(xí)欲望和創(chuàng)新精神。而許多醫(yī)院在檔案管理人員培方面沿用的都是老內(nèi)容、老方法，導(dǎo)致檔案管理人員學(xué)習(xí)興趣不足。所以，一些醫(yī)院的檔案管理人員都不具備信息操作技能，無(wú)法熟練使用檔案管理系統(tǒng)，檔案信息素養(yǎng)有待提高。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)路徑

（一）完善檔案信息化管理制度

醫(yī)院檔案工作的目標(biāo)是確保檔案信息安全，為醫(yī)院提供檔案信息服務(wù)，服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)。檔案信息化管理指以信息技術(shù)為支撐，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行信息化發(fā)掘、加工、存儲(chǔ)和管理的模式。檔案信息化管理能簡(jiǎn)化檔案處理流程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，但是，檔案信息化管理需要在制度完善的基礎(chǔ)上進(jìn)行。所以，醫(yī)院要依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，完善檔案信息化管理制度，尤其是檔案登記制度、統(tǒng)計(jì)制度、考核制度、評(píng)估制度等等，就檔案管理內(nèi)容、管理人員的職責(zé)和權(quán)限做出明確規(guī)范。如醫(yī)院檔案內(nèi)容要涵蓋人力資源考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)紀(jì)律、項(xiàng)目建設(shè)、建設(shè)成果等方面的內(nèi)容，檔案形式可以是電子圖文影像，也可以是語(yǔ)音材料，要由人力資源部抓住檔案管理工作，改變檔案管理政出多頭的狀況，提高檔案管理水平。然后，完善與制度配套的保障措施，要求不同部門(mén)在實(shí)踐中將制度落實(shí)到位，確保檔案規(guī)章制度在檔案信息化建設(shè)中起到規(guī)范和約束作用。與此同時(shí)，做好檔案信息化建設(shè)宣傳工作，提高全員的思想認(rèn)識(shí)，為檔案信息化建設(shè)和制度的執(zhí)行、落實(shí)和完善提供條件[3]。

（二）提高軟硬件建設(shè)水平

隨著時(shí)間推移，醫(yī)院的檔案的種類(lèi)、數(shù)量會(huì)逐年增長(zhǎng)，這也給醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求。檔案信息化建設(shè)，是醫(yī)院檔案管理的必由之路。而檔案信息化建設(shè)，首先要解決對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，檔案信息化管理設(shè)施不足、管理方法落后、效果不佳等問(wèn)題。所以，醫(yī)院負(fù)責(zé)人要樹(shù)立信息化思維，根據(jù)單位發(fā)展任務(wù)、要求和定位，支持、關(guān)心檔案工作，增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入，為檔案信息化建設(shè)提供資金支持，為檔案部門(mén)提供專(zhuān)業(yè)化的機(jī)器和設(shè)備，以信息技術(shù)整合、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化的方式改善檔案管理環(huán)境，并統(tǒng)觀(guān)全局，制定檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，以檔案信息化建設(shè)為目標(biāo)，深入挖掘檔案信息化資源，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。然后，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，購(gòu)置檔案設(shè)備，完善配套設(shè)施，進(jìn)行檔案館建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，形成規(guī)范的社保檔案信息化管理體系，及時(shí)將現(xiàn)有醫(yī)院文件、檔案歸檔、存檔，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息化開(kāi)發(fā)和管理，以確保社保信息的真實(shí)性、完整性和安全性?？傊挥刑岣哚t(yī)院檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)水平，才能為檔案信息化建設(shè)順利開(kāi)展打好基礎(chǔ)。

（三）對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理

檔案信息化建設(shè)，重點(diǎn)是制定檔案信息化管理制度，健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案信息化建設(shè)得到有效的制度保護(hù)和長(zhǎng)足發(fā)展。所以，在制度完善、設(shè)施完備的基礎(chǔ)上，醫(yī)院首先要在檔案庫(kù)房、檔案管理和檔案利用方面引進(jìn)信息技術(shù)，利用電子檔案、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、云儲(chǔ)存、光學(xué)材料、檔案館等現(xiàn)代管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)空間虛擬化，以縮小檔案占用空間，提高檔案儲(chǔ)存信息量，加快檔案的傳輸速度。其次，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中去，實(shí)現(xiàn)檔案工作環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，在檔案信息判別、篩選、輸入方面實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化，在檔案信息輸出、修改、查詢(xún)方面實(shí)現(xiàn)信息化、智能化，并根據(jù)電子檔案管理、電子檔案?jìng)浞葜贫?，增加檔案管理的透明度，做好檔案系統(tǒng)維護(hù)工作，用科學(xué)合理的方式為檔案保管和利用保駕護(hù)航。此外，根據(jù)檔案信息集中處理與存儲(chǔ)需要，醫(yī)院可采用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，進(jìn)行檔案資源存儲(chǔ)，并采取安保措施確保醫(yī)院局域網(wǎng)、信息平臺(tái)的安全[4]。

（四）提高檔案人員的綜合能力

檔案人員的綜合素質(zhì)尤其是職業(yè)素養(yǎng)、工作能力，會(huì)給檔案保管、保密和利用效率造成直接影響。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及手工檔案管理形式，檔案信息化建設(shè)和管理對(duì)技術(shù)的要求更高。所以，要想提高醫(yī)院檔案管理水平，加快檔案信息化建設(shè)步伐，醫(yī)院人事部門(mén)、檔案部門(mén)要以人為本，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，改善檔案管理人員的工作環(huán)境，拓寬其晉升渠道，用制度和福利留人。然后，將檔案人員教育和培訓(xùn)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中去，搭建公共學(xué)習(xí)平臺(tái)，為檔案人員交流和互動(dòng)提供橋梁和渠道，并針對(duì)檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，將專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、思想教育、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)結(jié)合起來(lái)，以提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。在此基礎(chǔ)上，借助公平競(jìng)爭(zhēng)、公開(kāi)招聘、優(yōu)勝劣汰的用人制度和評(píng)價(jià)、考核制度，營(yíng)造積極向上的用人環(huán)境，促使醫(yī)院檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)，認(rèn)識(shí)新事物。醫(yī)院檔案部門(mén)要經(jīng)常帶領(lǐng)檔案人員學(xué)習(xí)信息部門(mén)、檔案機(jī)構(gòu)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)黨政部門(mén)的檔案材料立卷和歸檔方法，對(duì)檔案人員進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并要求檔案人員將全部精力投入到檔案信息化管理中去，以滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理需求。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理模式也發(fā)生了翻天覆地的改變。醫(yī)院也要與時(shí)俱進(jìn)，從制度和軟硬件設(shè)施建設(shè)入手，加快檔案信息化建設(shè)步伐，以提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉興云.如何做好醫(yī)院檔案的利用和保密工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（3）：51.

[2]尹成芳.探析醫(yī)院檔案利用中的保密工作[J].科技致富向?qū)В?012（5）：410.

[3]李燕.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)師，2016（5）：195.

[4]喻書(shū)梅.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].信息化建設(shè)，2016（4）.