校友信息管理系統設計研究

馬驍 汪迪 牟乾

摘要：校友管理與服務是高校工作的組成部分，校友信息管理系統是校友工作的重要手段。本文闡述了建設校友信息管理系統的意義，分析了當前高校校友工作的現狀，在需求分析的基礎上，對校友信息管理系統進行整體設計。

關鍵詞：校友管理信息系統;需求分析;設計

近年來，校友與高校的發展建設緊密聯系在一起。校友信息管理系統的應用，使校方、校友、在校生三者間的交互聯系與溝通變得更加順暢、便捷和高效。隨著高校校友工作的快速發展和社會各領域信息化應用的普及，特別是在建設數字化校園的整體規劃中，構建校友信息管理系統，提供實時快捷的校友信息獲取、管理和服務，進而方便與校友之間的聯絡，有效開發校友資源，開展全方位的合作，已成為高校校友工作的一項重大課題。

一、建設校友信息管理系統的意義

校友信息管理系統不僅有利于進一步開發校友資源、凝聚校友力量、創新管理教育和人才培養機制、增強學生創新實踐能力，還對學校培養高層次、復合型、國際化的管理人才具有積極的現實意義。

首先，借助校友信息管理服務系統，可以將學校的畢業生緊密聯系在一起，通過系統，全面及時了解母校發展現狀，提高校友們的歸屬感和自豪感，促進我校學校友事業的發展。其次，通過系統增進校友之間的交流，使校友更好的認知其他校友所從事的領域現狀，了解其他企業的服務內容及特長，促進自身的多元化發展，增加校友及其所在企業間的合作機會，并為今后進一步合作找準切入點提供重要信息和依據，將校友間聯盟、搭建更加完善的綜合性校友平臺變為現實。第三，通過校友的努力和資源，為在校大學生提供更多的就業渠道，并為母校發展建設提供多元化的幫助和支持，實現管理系統、校友發展、母校建設相互促進的良性循環。同時，通過系統功能宣傳母校的發展情況及校友活動與成就等，促進海內外校友積極參與母校建設與發展，為學校的建設與發展提供更廣闊的平臺。

二、當前高校校友管理工作存在的問題

需要注意的是，目前很多學校對校友信息系統的建設并不重視，考慮到信息安全的因素，很多畢業生檔案信息存儲仍是采取獨立存儲的方式，有些甚至仍停留在紙質文檔存儲的階段，還有一部分校友信息錄入工作正處于半手工狀態。而各地的校友會分會建設，也是獨立電腦存儲校友信息，基本上是以word文檔、excel表格形式存儲，信息根據個人需要而制定，沒有統一標準，這就造成我們聯絡校友的同時會出現部分信息統計空缺的問題，如果是規模大的高校，畢業生信息的統計、校友信息的聯絡，會造成工作量的急劇增加，給我們日常工作帶來不便。因此，建立一個功能全面、可以聯絡感情，增進友誼、加強校友間、校友和母校間的聯系和溝通的系統，是目前高校校友工作的重要任務。

三、校友信息管理系統的設計

1、系統設計需求

系統需滿足學校校友網站相關建設、完成各自維護的資源管理和內部業務，包括校友信息管理業務、新聞信息發布業務、組織校友活動報名業務、校友捐贈業務、人員管理、權限分配等，保證各權限部門之間嚴格禁止數據泄露及用戶分級訪問權限控制。

2、系統架構設計

校友信息管理系統的總體架構設計主要分表現層、邏輯層、數據層和基礎設施層。這種架構確保了責任的明確劃分，使系統更加易于維護和擴展。

表現層位于最外層（最上層），離用戶最近。用戶通過顯示屏可以直接瀏覽到校友信息數據，界面為交互式操作。

系統的邏輯層處于表現層和數據層之間，通過數據層的數據操作對象訪問業務數據，向表現提供數據支撐。

數據層是系統的基礎，是數據交換的平臺，數據在這里備份并通過各個平臺來進行匯總，導入相應的數據庫，通過對數據的抽取、轉換和加載，為應用層提供數據支持。數據層主要解決我們頻繁的數據傳輸，平衡服務器間的工作負載。[3]國際關系學院校友信息管理系統所用數據均存放于該層，主要有校友信息數據庫、校友組織信息數據庫、校友捐贈據庫等，以保證系統可持續、穩定運行。系統體系架構圖如圖1 所示。

3、系統功能結構

校友信息管理系統由六大子系統組成，包括校友信息管理子系統、校友通訊管理子系統、統計分析子系統、新聞信息管理子系統、校友捐贈管理子系統、審批管理子系統。

校友信息管理子系統具備校友信息查詢、校友信息修改、新增校友信息、校友信息維護和數據導入導出等功能。對于校友基本信息的日常管理和使用涉及校友本人、其他校友及后臺數據維護人員。

校友通訊管理子系統具備郵件信息發送、發送核對郵件、郵件信息維護及打印郵件功能。

統計分析子系統實現了年度入學人數統計、校友地區人數統計、校友學歷人數統計、年度畢業人數統計、校友專業人數統計等功能。系統的統計分析功能主要為實現校友基礎數據的分類統計和數據分析。

新聞信息管理子系統主要是對有關校友活動和校友新聞的展示模塊，該子系統實現新聞發布、新聞維護、新聞查詢以及熱門活動等功能。

校友捐贈管理子系統主要是對校友對學校的捐贈情況進行記錄和展示。該子系統實現了捐贈信息錄入、捐贈信息查詢和捐贈信息的維護等功能。

校友審批子系統實現了對新聞內容、捐贈信息和重要郵件的審批功能，以確保系統所發布信息的安全性和合理性。

四、結語

高校校友信息管理系統的建設已經成為衡量一個高校建設水平的重要指標。校友發展情況和總體水平，以及校友在獲得成就的同時是否能回報母校，與該高校培養學生的能力成正比。從長期發展來看，需要逐步提高對高校信息管理系統的建設。尤其是校友信息管理系統的設計要更全面、功能更人性化。信息化服務的誕生和發展已逐漸成為當今社會信息服務的新的形態，讓信息化服務與高校及校友之間建立關系，搭建一個可以為之提供便捷服務的平臺，利用信息化服務，為學校校友工作的宣傳提供最有力的支持。

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