機關事業單位行政事務有效性提升策略探析

鄭瑞峰

[摘 要] 機關事業單位行政事務的有效性，直接關系到整個單位各項工作的有序運轉。行政事務具有多樣性以及復雜性的特征，以行政事務為核心，可協調各個部門之間的關系，保障各個部門各項工作有序開展，所以，行政事務可充分反映一個機關事業單位的綜合工作效率，其重要性毋庸置疑。基于此，文章將針對機關事業單位行政事務有效性提升進行探討，以期望能夠提升行政事務工作的成效，進而為單位提供更加優質的行政服務。

[關鍵詞] 機關事業單位；行政事務；有效性

中圖分類號：D630 文獻標識碼：A

機關事業單位行政事務部門（辦公室、秘書處等），具體負責各個部門、各項工作的協調與推進，簡而言之就是后勤保障工作，但意義重大，可以說是一個單位核心動力所在。行政事務工作多樣且復雜，零零碎碎、千絲萬縷，一旦某個環節出錯，將可能影響到單位事務的正常開展。因此，研究機關事業單位行政事務有效性提升具有一定的現實意義。文章將結合筆者工作實踐經驗，對如何提升行政事務工作的有效性提出以下見解。

一、完善行政事務管理體系

對于機關事業單位來講，行政事務部門是單位核心動力所在，其工作有效性直接關系到單位各項工作的有序開展，因此需要有相關的制度支持工作的開展。例如：固定資產管理、行政考勤、行政檔案管理等制度應當不斷完善，確保行政事務部門能夠在科學合理的制度標準之下辦事，通過制度管事、管人以及管權，堅持做到制度面前人人平等，發揮制度應有的威懾力；同時，在完善的制度督促下，行政事務人員的職能將更加規范化、系統化以及合理化。此外，還需要完善行政事務人員有關的績效考核制度，獎懲分明，激勵員工的工作積極性，有利于在單位內部營造良好的行政事務工作氛圍[1]。

二、形成行政事務自主工作體系

機關事業單位行政事務復雜且多樣，對行政事務人員提出較高的要求。單位內部的一切后勤事務均是由行政事務人員負責組織與調度，同時，需要與相關部門進行合作完成相關事務，特別是領導交代的任務，必須及時完成。由此可見，效率、準確、規范是行政事務工作的基本標準。基于此，行政事務人員需要熟練掌握一定的工作知識與技能，且在頭腦之中對工作流程進行斟酌，形成自主工作體系，保障工作流程的體系化以及秩序化。在具體工作開展過程中，建議行政事務人員將單位事務進行合理分類。第一，對單位各項工作項目的臺賬進行管理。部分機關事業單位的行政事務需要及時記錄、跟進、掌握臺賬；同時，在日常的工作之中，還需要對單位的維修、消防、車輛、房產、水電、辦公用房、節能及垃圾分類等方面的臺賬進行跟進，所以行政事務人員需要具備一定的會計知識，這樣才能清晰掌握臺賬，從而提升行政事務工作的有效性。第二，對日常工作加強梳理與協調。行政事務人員需要對單位一些事務進行調配、組織、協調、參謀以及監督。行政事務人員對單位情況了如指掌，結合自身組織管理能力所形成的自主工作體系，能夠對現場人員進行精準調度，同時對現場工作進行協調，確保各項工作任務能夠高效完成。第三，建議行政事務人員加強學習，開闊視野，不是說一定要樣樣精通，但是一定要熟知機關事業單位各項事務的關鍵點，這樣才能提升行政事務工作的有效性，為單位各項工作的有序開展奠定堅實的基礎[2]。

三、最大限度保障單位事務周全

機關事業單位行政事務較為繁瑣，以領導所交代的任務為例，有些任務可能是長期的，也有可能是暫時的。對于行政事務部門來講，一定要了解領導的真實意圖，或者某項事務的意圖，只有弄清楚事務處理的具體要求，才能保障行政事務工作的有效性。以會議為例，機關事業單位大大小小的會議比較多，一些小型會議行政人員可憑借自身的專業能力以及豐富經驗快速進行安排；而一些中大型重要會議，對于行政事務人員來講必須嚴格根據領導要求以及會議要求對具體的會議流程進行規劃，例如：會議場地、場地內外安全管理、場內布置、場內設施完善、車輛入場、人員入場、座位安排等各種細節必須全面完善。同時，在會議之前還需要對會議可能會出現的問題進行預測、分析，并提前制定應對措施。從會議實際開展過程來講，行政事務人員需要對各個會議流程進行精準把握，尤其是會議中的一些細節與需求進行特別關注，確保不會有事故發生而影響到會議的質量。會議和其他大型事務活動都應當有詳細周全的計劃，并做好管理與監督，確保各項事務活動能夠高效完成，這才是行政事務的使命所在[3]。

四、強化行政事務的處理技巧

面對多樣性的行政事務，行政事務人員需要進一步強化處理技巧，可提升行政事務工作的有效性。第一，時間性，即對行政事務的時間性精準把握。例如：機關事業單位中有實時生成的工作、領導交代的任務、各個部門需要行政事務人員專項負責的工作等，建議按照時間線對各項工作進行梳理與羅列，基于行政事務時間緊迫性，有序對事務進行處理，確保各項工作能夠協調開展。第二，重要性。在對行政事務進行排序時，基于某些特殊情況，需要按照行政事務的重要性、時間性、復雜性等因素對需要處理行政事務完成等級分配。例如：單位總領導組織的會議，需要行政事務人員及時將通知下達到各個部門的領導以及相關人員，這類行政事務可劃分到行政一級事務，必須及時進行處理。第三，技術性。信息技術時代背景下，行政事務人員應用信息技術的熟練程度將直接關系到行政事務工作的有效性，例如：PPT、Word、Excel等日常使用的軟件需要熟練掌握與應用，可高效完成相關行政事務的記錄以及總結，且需要以報表的形式呈現給相關的領導，進而為領導做決策提供有價值的參考依據。基于機關事業單位以及行政事務的特點來講，行政事務人員在匯報分析工作時應當具備的一種技能，在對工作匯報的過程中，做到精準、全面、合理，不僅能夠體現行政事務工作的價值，而且能夠為相關工作的開展提出合理的建議[4]。

五、加強各方協調與溝通

在行政事務實際開展過程中，行政事務人員常常需要與機關事業單位各個部門、工作人員、領導進行協調與溝通，因此，提升協調與溝通的有效性將保障各項工作有序開展。第一，提升行政事務人員的政治意識以及思想道德水平。筆者建議機關事業單位有針對性地開展黨建活動以及思想道德教育課程，目的是讓行政事務人員能夠高度重視黨組織的領導，有利于行政事務人員在實際工作做好自我監督，同時，做好對他人的監督，進而最大限度保障行政事務工作緊緊圍繞國家發展的政治方向而開展。此外，注重團隊精神的培養。機關事業單位的各項工作都有非常明確的分工，對于行政事務人員來講，理應明確自身職責，部分行政事務可以由行政事務部門單獨完成，但是有一些行政事務需要注重合作。因此，團隊精神的培養非常重要，將團隊精神作為工作開展的基礎，對崗位進行管理，目的是讓每一個工作人員都可以將自身的優勢充分發揮出來，在單位內部形成凝聚力，將能夠為行政事務的有序開展奠定強大的思想基礎。第二，加強各方協調與溝通。行政事務可謂是事無巨細，例如：電話處理、接待來賓、文件收發、事務統籌、時間安排、日常工作處理與保持聯絡領導等事務均需要有行政事務人員負責。為了能夠保障行政事務工作的有效性，在工作中需要保持非常清晰的思路與各類人員進行交流與溝通，且語言用詞要做到精準、尊敬、婉轉，這樣才能確保各項事務能夠充分明確，從而高效推進事務開展[5]。

六、結語

行政事務部門作為機關事業單位核心動力所在，其工作質量關系到單位各項事務的正常運轉，因此還需要構建科學合理的日常工作處理體系，讓事務處理流程更加規范，充分明確行政事務工作的具體目標、負責人、管理、監督等，且在行政事務中充分發揮自身的價值。行政事務部門要具備全局意識，事務開展過程中，要主動積極協調各個監督者、管理者、負責人等共同推進工作開展，確保日常工作的分工能夠更加合理、科學、細化。不同的行政事務有著不同特點，需要結合行政事務的時間性與重要性，對工作的總體方向、目標、計劃等各個方面進行充分把握，理清行政事務的等級，有序開展相關工作，進而最大限度保障機關事業單位日常行政事務協調、高效、規范地運作，促進機關事業單位實現健康發展的目標。

參考文獻：

[1]閔勝元.新形勢下辦公室行政管理工作策略研究[J].辦公室業務，2020（4）：17，28.

[2]金永兵.如何做好行政事業單位辦公室行政事務工作[J].科技創新導報，2020，17（4）：163-164.

[3]周躍連.淺談事業單位行政事務人員的職業道德和修養[J].改革與開放，2020（Z1）：41-42，52.

[4]石磊.行政事務管理工作創新的相關對策分析[J].現代經濟信息，2019（23）：65.

[5]高鋼.行政事務管理工作創新的相關對策分析[J].辦公室業務，2019（5）：22.