檔案數據化管理存在的問題探討

王靜

摘要：伴隨著計算機和互聯網技術的日趨成熟，我們進入大數據時代，這在一定程度上改變了我們的生活和生產方式。檔案管理是發展檔案事業的重要保障，在此背景下，對于傳統的檔案管理模式提出了新的挑戰，為了滿足新時代對于檔案管理的更高要求，提升檔案管理水平和質量，保障檔案安全，需要重視檔案管理與大數據技術的有機結合，推動檔案數據化管理，打破傳統檔案管理方式的局限性。本文主要結合檔案數字化管理進行探討，分析當前檔案數據化管理中存在的問題，并購提出有效的解決策略，為檔案事業發展提供借鑒。

關鍵詞：檔案;數據化管理;問題;探討

1.??? 大數據時代，加強檔案數據化管理的必要性

大數據是時代特征，為檔案數據化管理帶來了機遇和挑戰。通過實現檔案數據化管理，可以為大數據分析提供依據，從而做到檔案使用價值最大化，要挖掘檔案的潛在內涵，真正為當代社會發展、經濟建設服務，需要打破傳統的檔案管理模式，傳統的檔案管理工作僅僅是承擔保管工作，而沒有涉及檔案信息分析和挖掘，這大大弱化了檔案的歷史意義，而隨著經濟社會的發展，對于檔案事業提出了更高的要求，通過以數據化的形式進行保存，不僅查詢，閱覽較為便捷，同時大大拓展了檔案存儲空間，減少了檔案管理的人、財、物等成本投入，減輕了檔案管理工作人員的壓力，提升了檔案工作效率。檔案數據化是順應時代發展要求的，因此具較為深遠現實意義。

2.??? 檔案數據化管理中存在的問題

2.1? 檔案數據化管理綜合型人才缺乏

要實現檔案管理數據化，專業的人才是關鍵，然就當前我國檔案管理單位人才構成情況來看，高學歷人才占比偏少，特別是既具備專業的檔案是數據化管理知識，又具備計算機應用能力的復合型人才較為短缺，這在一定程度上制約了檔案數據化管理效果和質量。在大數據時代，要求檔案管理人員能夠進行數據庫建設，具備數據深度挖掘、人工智能、數據分析等能力，但是實際情況確是檔案案例人才結構不均衡，無法對檔案管理單位數據化提供支持。

2.2? 數據化管理方式相對滯后

在信息技術日趨成熟的當代，數據資源的儲存形式也發生了較大改變，傳統的U盤存儲方式逐漸被取代，云盤存儲成為存儲方式的主流選擇，與U盤存儲相比，云盤存儲空間更大，且可以隨意查閱，不用隨身攜帶硬件設備。然就檔案數據的存儲管理來看，一些單位仍以U盤存儲為主，相對滯后的檔案存儲方式不利于推動檔案數據化、信息化建設。

2.3? 檔案管理存在風險性

檔案數據化管理在提供便利的同時也引發了安全問題，由此增加檔案丟失、盜取風險。在計算機技術較為發達的今天，如果檔案管理系統缺乏安全技術加持，就可能會出現密碼被盜、病毒入侵、黑客攻擊等情況，這對檔案數據化管理提出了更為嚴峻的挑戰。此外，在將紙質檔案轉換為電子版檔案過程中，一般需要用到電子編碼技術，但是該技術的應用過程發現有原始憑證被修改的情況，且不會留下任何痕跡，檔案工作人員也無從查詢檔案篡改記錄，這都增加了檔案管理工作的風險性。

3.??? 大數據時代，檔案數據化管理的有效實施路徑

3.1? 加強檔案數據化管理人才建設，發揮人才助力

檔案工作人員是執行主體，在檔案數據化管理過程中應對檔案管理工作人員進行專業化培訓，提升其檔案數據收集、整理、分析、處理能力。檔案管理單位內部要樹立大數據思維，認識到檔案數據化管理的必要性和重要性，可以在內部加強檔案信息化建設的宣傳力度，轉變工作人員傳統的檔案管理認知，樹立數據化檔案思維;同時要注意訓練檔案管理人員的保密意識，這是檔案工作者的基本要求，不能隨意泄露檔案內容[1]。要重視定期組織內部培訓，一方面加強計算機應用能力的培訓，檔案數據化管理需要以計算機為媒介，因此必須提升檔案管理人員的計算機應用能力和數字化技能;另一方面要全面學習檔案管理系統或者軟件的操作技巧或者流程，以熟練的開展檔案數據化管理工作。檔案管理人員不能僅僅只懂得基本專業知識，還必須具備一定的信息技術技能，要能夠對檔案管理系統進行權限設置，以增強防御能力。

3.2? 依托于大數據技術搭建智慧檔案數據庫

在大數據時代，檔案信息容量不斷擴大，要實現對海量信息的高效管理，要求檔案管理人員必須具備專業的數據處理能力，因此需要發揮大數

據技術的優勢，構建完善的數據庫。首先，重視資料收集，檔案管理人員要做好數據資源的收集工作，對于獲取的數據信息還要進一步核實，保證檔案數據的完整性和真實性。其次，合理編號歸類，對于數據檔案要做好編碼處理，并按照一定屬性或者依據進行分類，保證無遺漏，無錯亂，以一碼一件為編碼原則，通過重視編碼歸類處理，可以提升檔案的檢索效率。最后，做好歷史檔案轉換工作，歷史檔案多為紙質檔案，因此檔案管理人員要借助檔案數字化設備，將紙質檔案轉換為電子版檔案，并存入檔案系統中。需要注意的是，在智慧檔案數據庫的建立過程中，應保證其封閉性，可以對檔案數據進行加密處理，也可以將安全登錄密碼與人臉識別登錄相結合，以提升檔案數據管理的安全性;對于電子文件檔案數據，要統一格式、數據提取方式，以確保檔案數據庫內的互聯互通。

3.3? 重視存儲介質管理和設備安全管理

檔案數據資源的存儲是檔案管理的關鍵環節，因此在檔案管理過程中要注意選擇性能穩定、安全的存儲介質，在將檔案數據資源遷移至存儲介質后，還要進行檔案備份處理，以防止本地檔案數據資源丟失。要定期對檔案系統進行系統升級和維護，修復漏洞，增強安全性，同時可以根據實際檔案管理工作需求，不斷開發新的功能模塊;在升級系統時，要注意防范數據資源丟失問題，可以采用不同的介質進行異地備份[2]。要做好硬件設備的定期檢查工作，如是否老化、是否達到使用年限、是否運行異常，以及時維修和更換，避免設備突然停止運行，導致檔案數據資源丟失或者損壞。此外，檔案管理單位還可以采取集中管理的方式，建立規范的檔案管理平臺，在平臺上可以實現借閱自動化，減少遺失風險，同時平臺還可以實現與API、ERP等系統的數據對接，借助集成掃描儀設備即可實現紙質檔案的直接轉換，形成電子檔案后，直接存儲在系統中，并與目錄進行掛接。

3.4? 加強數據檔案的安全管理，推行云存儲服務

檔案數據資源泄露問題是大數據時代檔案管理必須重視的問題。為了有效保障檔案數據調用和存儲安全，檔案管理單位要做好計算機網絡的維穩工作，確保網絡的穩定性，還可以采取高級別的安全防護技術，對數據檔案進行加密處理，并設置一定的訪問權限，未經授權不能登錄訪問，異常登錄系統提示，以保障檔案數據資源的安全性。另外，還要做好病毒的動態監測工作，可以利用安全防火墻技術，也可以利用安全代理技術，通過精準的病毒監測，及時發現惡意攻擊行為[3]。檔案存儲也是檔案數據化管理的重要環節，為防止檔案丟失，檔案管理單位可以采用云存儲技術，消除移動存儲設備的限制，以推進數據檔案存儲模式的轉型升級，在實際執行階段，為保障數據處理能力，可采用云存儲服務器。

4.??? 結束語

綜上所述，檔案資源是一個國家的重要財富，科學高效的管理檔案便于我們查閱、搜索檔案信息，進而提升檔案信息使用價值。在傳統的檔案管理模式下，主要以紙質檔案為媒介，這種檔案管理方式大大增加了檔案管理成本投入，而且檔案管理的效果并不明顯，存在查閱難度大、保存時間有限、易丟失等風險，在大數據時代，該檔案管理方式將逐漸退出歷史舞臺，為了更好的發揮檔案資源的作用，擴大檔案資源利用范圍，需要重視加強檔案數據化管理。

參考文獻：

[1]?? 徐松.數字時代檔案數據化管理問題研究[J].山西檔案，2020，000（002）：142-144，186.

[2]?? 王倩，劉曉華.新形勢下科研單位檔案數字化管理存在的問題與對策[J].現代國企研究，2019.

[3]?? 許晶.數字化檔案管理中存在的問題及對策[J].教育研究（2630-4686），2019，002（008）：P.85-86.