采購合同執行風險控制

彭麗娟　劉維佳

[摘要] 采購工作從準備到談判、簽約、執行等是一個環環相扣的系統過程，其中采購合同在整個流程中發揮著核心作用。在進行醫療設備的采購中，受非價格因素的影響，加大了采購醫療設備的風險。風險控制指的是圍繞著整個風險進行管理的過程，依據相關的衡量標準實施對風險的應對、評價、估計、識別、規劃等方面的控制和監控。通過風險監控可以給風險處理、風險評估、風險識別、風險規劃等其他的風險管理活動提供有效信息，進行能有效的研究出管理風險的備選方案，使風險能夠被有效的控制。該文從風險控制的角度出發，提出了管理、采購設備可追溯性等幾個方面控制具體辦法。

[關鍵詞] 采購合同;執行;風險;控制;問題研究;規劃

[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）07（b）-0104-03

Procurement Contract Execution Risk Control

PENG Li-juan， LIU Wei-jia

Purchasing Department， West China Second Hospital， Sichuan University， Chengdu， Sichuan Province， 610041 China

[Abstract] Procurement work from preparation to negotiation， signing， and execution is an interlocking systematic process， in which the procurement contract plays a central role in the entire process. In the procurement of medical equipment， non-price factors have increased the risk of purchasing medical equipment. Risk control refers to the process of managing the entire risk， and implementing the control and monitoring of risk response， evaluation， estimation， identification， and planning in accordance with relevant measurement standards. Through risk monitoring， effective information can be provided for other risk management activities such as risk treatment， risk assessment， risk identification， risk planning， etc.， and alternative solutions for managing risks can be effectively studied， so that risks can be effectively controlled. From the perspective of risk control， specific control measures have been proposed in several aspects， including management and traceability of purchased equipment.

[Key words] Procurement contract; Implementation; Risk; Control; Problem research; Planning

采購合同是一種經濟合同，是指的是賣方（供方）同買方（需方）之間，協商后在沒有反對意見的前提下簽訂的法律文件。合同雙方都具有遵守和履行合同有關規定的責任，并且簽訂條件是在雙方共同語言的基礎技術上，合同雙方均受經濟合同法的保護。遵守合同的相關條約是雙方履行合同的前提條件[1]。在簽訂合同時雙方都是以自身的目的為出發點。采購合同屬于經濟合同的一種，合同雙方均受國家相關法律保護[2]。對合同風險進行好的管理是一項非常重要的事，可以提升合同雙方的共同利益。現今市場環境繁雜多變，合同由于受方方面面的影響可能會出現違約的風險。如何防范和辨識合同風險，并能夠控制合同風險的發生，是一項重要課題[3]。采購合同屬于采購過程中的比較重要的一個環節，它在前期組織招（議）標、招標文件編制、技術參數核對、收集資料、同類產品對比、調研采購等具有重要的體現價值，同時也是后期采購付款及驗收等事項進行具體交易時就所出現的糾紛進行處理的重要依據。對采購合同的風險控制及管理，能夠有效控制和預防采購合同所出現的法律風險，為企業爭取最大的經濟利益，降低對企業造成的經濟損失[4]。

1? 采購合同概述

采購合同指的就是企業和供應商之間在公平的談判和協商過程中，實現意見一致，并簽署供需關系的法律文件，雙方需要嚴格按照合同要求開展工作，履行合同中提出的要求和責任。在研究中發現，采購合同中的主要內容如下。

企業和供應商的名稱、法人代表和雙方信息，明確采購貨物的信息和規格，制定合理性的采購數量，并提出交貨時間，對于不合格產品的處理方式等等。在對采購合同進行簽署的過程中，雙方應該嚴格貫徹和落實以下工作原則：①有效性原則。也就是合同雙方的當事人都為企業法人，具備簽署合同的資格。②合法性原則。也就是合同中簽署的內容和流程要嚴格按照國家法律要求和規范進行簽署。③平等原則。在合同簽署過程中，要保證雙方在公平協商后進行合同簽署，最終實現平等互利。

在對采購合同進行簽署之前，企業和供應商之間也要提前進行必要的風險管控研究。比如進行資格審查。在資格審查工作中，雙方當事人要對以下內容進行明確：主體資格審查和履約能力的研究。只有合同雙方的簽署者均具備主體資格才能保證合同法律效率的提升。通常情況下，企業法人才是簽署合同的主要當事人，在法人自身不方便時可以委托其他代理人進行合同簽署，經過授權的代理者所簽署的合同同樣具備法律作用。這一過程中需要注意的問題是，代理人簽署的合同，需要對代理人名稱和代理內容、時間等及內容進行明確。

此外，還要加強對企業資產信息能力的調查和履約能力的研究，通過對雙方的當事人經濟實力的分析和不良行為的研究，可以全面實現合同的順利開展，對于資信調查不過關或是履約能力不足的企業不予合同簽訂，這種方式也是合同簽署前期對執行風險進行控制的重要手段，因此在采購合同前期管理中當事人雙方都需要對相關問題進行研究，避免后續風險對合同履行產生的負面影響

2? 采購合同風險控制方法研究

采購合同在執行中，可能會出現合同驗收結果和采購合同內容不一致的情況，如合同付款進度、合同履行進度等違約現象。如果這些情況出現在履行合同中，會使合同主體的權益受到很大的損失。為了杜絕這種風險的出現，就需要從合同的驗收情況、合同履行情況、合同付款情況等進行嚴格的控制，對出現異常實施回饋并進行處理[5]。

通過對采購合同執行結果實施監控時，需對合同相關負責人就未完成的合同信息在一定時間期限內進行提醒，其中包含合同當前履行的進度，合同所規定驗收結果及合同最后的驗收日期[6]。在驗收合同時，要仔細核對驗收情況、付款條件等內容與合同內所規定的采購標準是否相同，如果合同到期，賣方未依照合同要求履約，就可以啟動對合同違約情況的處理流程。

3? 醫療設備合同的執行和風險控制

在采購執行風險控制環節中，上至招標采購部門下至采購合同驗收部門的相關負責人均會參與到采購執行的整個環節中，從采購前市場調研論證，到招標文件編制，再到投標文件響應，落到簽到合同，到最后的驗收付款合同結束。參與人員采購管理全過程實施監控，使物資采購順利完成。

（1）為防止醫療設備購入不當，應嚴把論證關，其重點在于采購前的論證。設備采購工作的首要環節是做好科學合理的論證，嚴格把好設備論證關，相當于掌握好了設備采購的“方向盤”。應用科室論證時，必須與醫院發展規劃和需求科室學科建設實際相結合，要遵循基本原則從購入設備的科學性、先進性、效益性、相宜性和服務性進行綜合考慮，對購進設備的基本配套條件、設備的后續保障、設備的價格、設備的性能特點及設備的綜合成本效益進行認真的分析論證。

（2）對物資采購工作納入項目管理，將合同風險控制關口前移，在前期論證基礎上，編制招標文件要對履約服務要求進行明確，把中標人的投標文件響應性結果納入合同內容，包括以下幾點。

①供貨內容，所需產品的數量、型號、名稱及種類，另外填報采購項目分項報價、配置清單、消耗件、選購件、零配件等清單，名稱必須與醫療器械注冊證一致。

②采購項目需求的技術參數及投標響應標注清楚，后期按照需求響應的情況進行驗收，驗收可以邀請第三方機構進行監督，防范虛假響應。

③對于報價方式，進口醫療設備類不宜采用“離岸價”，應采用“到岸價”。合同中應明示保險費和運費的承擔方;在國內力爭“到貨價”，以用戶單位為到貨點，不要按照“出廠價”簽署合同。

④明確付款方式。根據項目特點明確，應盡量爭取分段付款的方式，可采取80%的貨款在設備安裝驗收合格給付，試用滿1個月付10%，最后的10%在保質期結束后給付等方式，對中標人履約有促進約束作用。

⑤提出采購后期服務。如到貨安裝要求、維修維保條款等，并要求進行響應說明;項目談判時應盡量爭取商家對保修期的延長和本地化售后服務駐點，談判方案圍繞對采購人有利的條件，令其對修理時限和到達時限做出承諾，合同中應強調因設備保修不及時或出現產品質量問題而造成的醫療事故所產生的效益損失，由廠商承擔并負責損失的賠償。合同中要明示違約責任，促使中標人誠信履約。

⑥信息化軟件類產品，若為定制開發軟件，防范投標人過度承諾，中標后因研發能力不足導致研發計劃時間內根本無法完成，所以付款與分段實施分段驗收結合，特別是關注軟件版本以及后期使用升級是否收費，都需要一一明確要求。

⑦此外用于設備及輔助醫療的配套服務，如水、電、氣等對接，對基建安裝條件有要求的宜標注清楚責、權、利，防止后期出現糾紛。

⑧其他寫入合同的如提供配套設備的電路圖、維修手冊和使用說明書，對維修人員和使用人員進行免費的培訓。

（3）醫院在進行采購之前應當對供應商資質進行風險評估。在合同簽訂要對供應商的資格、資質進行調查，清楚供應商是否具有主體資格及履約能力。避免在簽訂合同之后，供應商沒有代理導致簽訂合同無效。并對供應商的提供的法律資質文件進行審查，避免資質出現偽造的的現象，可以通過商會等部門進行資質的求證考察。在履約能力方面可以通過銀行資信、財務報告、業績等方面進行綜合評定，避免對醫院造成損失。

（4）醫院在采購醫療設備過程中，要把好購進設備的質量關，尤其是一些大型醫療設備，其使用年限較長、品種牌號多、較強技術指標和高質量要求等特點。因此必然要求醫院在采購設備中，嚴格把關、嚴格管理及嚴格制度，從而符合醫院的治療、檢測要求，使醫院所購入的設備的精良合理，提升設備的使用效率與效益，降低不必要的浪費和損失[7]。目前，該院已經制定出完善的醫院設備管理制度，給醫療設備的采購提供了一系列行之有效的措施和辦法，嚴格為設備的驗收、采購、審核、論證及財務把好了關，效果明顯。

（5）醫療設備標識及合格證明的驗收，將標識與供應商提供的設備檔案進行對比，確認各項信息相符，如醫療器械的產品名稱、生產標準、生產企業許可證、地址、注冊證號、生產廠家、聯系電話等;進口的醫療器械應不缺少中文標識，不僅要標明生產廠家、注冊證號、規格和名稱外，還要標明聯系方式及代理商名稱等;對于消毒滅菌所用的醫療器械，應標注衛生部消毒滅菌的許可證。依據《醫療器械監督管理條例》要求，國產醫療器械每個批號都配備有合格證明，合格證上應標明檢驗人員的代號和批號等;進口醫療器械不應該缺少質量合格證;特殊性的醫療器械包括介入性和植入性的醫療器械，此類應填寫使用日期、病歷號及患者姓名等信息[8]。上述設備如出現異常或證件的缺少應不予驗收和使用。

（6）合同簽訂后由專門的負責部門保管，保管人及時做好合同的入檔登記，建立合同檔案。在采購合同的執行過程中，若涉及變更采購內容，需按照管理制度流程，經醫院相關部門討論和相關領導實施審批，方可變更。

綜上所述，伴隨著我國經濟的持續發展和政府對市場經濟制度的不斷完善，對企業采購合同的管理也越來越重要[9]，這對企業的核心競爭力以及公司的經濟利潤起到非常重要的作用。假如企業具備完善的合同采購管理制度[10]，并能夠高效開展，就能給企業帶來巨大的經濟利益。由于各行各業的結構不同、以及企業的諸多限制，我們國家的采購合同存在諸多的問題。該文主要探討我國醫療部門的相關采購合同并進行分析，發現風險監控只能控制問題的出現，無法徹底解決問題，是一種鑒別風險和處理風險結果的新方法。對于采購醫療設備合同實施嚴格的監控，能夠使所采購的設備更符合使用的要求，所購設備質量更好，從而提升設備的使用效率與效益，有效降低不必要的浪費和損失，在合同中強調的質保期和維修期延長都為設備以后的使用和維修，減少了維修費用，極大降低了維修帶來的不便。

[參考文獻]

[1]? 吳紹榮.醫院招標采購合同風險管理探討[J].中國總會計師，2017，6（11）：147-148.

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[10]? 張琳.淺談合同檔案的管理模式[J].蘭臺世界，2019（S1）：69. （收稿日期：2020-04-19）

[作者簡介] 彭麗娟（1974-），女，本科，主管護師，研究方向：醫院管理。

[通信作者] 劉維佳（1981-），女，碩士，高教研究實習員，研究方向：行政管理，E-mail：adachouchou@163.com。