久其數(shù)據(jù)管理軟件在財務(wù)管理中的應(yīng)用

吳建剛

摘要：會計職能轉(zhuǎn)型升級對財務(wù)會計工作提出了更高的要求，但由于會計核算軟件二次開發(fā)成本高、難度大、效率低，Excel軟件本身存在一定局限性和函數(shù)參數(shù)復(fù)雜會計人員工作運(yùn)用較少等原因，使會計軟件和Excel等軟件難以滿足財務(wù)管理日常工作需求。作者從財務(wù)軟件和Excel表在財務(wù)管理中運(yùn)用的局限性和久其軟件在財務(wù)管理工作中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行分析，充分利用久其數(shù)據(jù)管理軟件效率高、功能強(qiáng)、成本低等特點(diǎn)，舉例分析久其數(shù)據(jù)管理軟件在實(shí)際財務(wù)管理中編制全面預(yù)算、資產(chǎn)管理和薪酬統(tǒng)計等方面的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：財務(wù)管理;久其軟件;應(yīng)用

引言

近年來，為推進(jìn)會計領(lǐng)域治理體系和治理能力現(xiàn)代化，提升會計工作質(zhì)量和效率，全國上下都在大力推進(jìn)管理會計體系建設(shè)，促進(jìn)會計職能轉(zhuǎn)型升級，這對財務(wù)管理工作提出了更高、更精、更細(xì)的要求。同時，隨著我國會計信息化水平的不斷提高，會計軟件、Excel電子表等電子信息技術(shù)也已深入財務(wù)管理各項(xiàng)工作中，對提高會計核算效率和財務(wù)管理水平都起著非常重要的作用。但是，由于會計核算軟件二次開發(fā)成本高、難度大、效率低，Excel軟件本身存在一定局限性和由于函數(shù)參數(shù)復(fù)雜，會計人員對函數(shù)運(yùn)用不熟練等原因，在實(shí)際財務(wù)管理工作中，會計軟件和Excel軟件難以滿足企業(yè)財務(wù)管理中很多日常工作需求。本文試從目前行政企事業(yè)單位廣泛使用的久其通用數(shù)據(jù)管理軟件（以下簡稱久其軟件）為例，深入分析久其軟件在煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)管理工作中的具體應(yīng)用。

一、會計軟件和Excel表在財務(wù)管理中應(yīng)用的局限性

（一）會計軟件的局限性

會計軟件在會計憑證、會計賬簿、會計報表等方面均具有高效、準(zhǔn)確等優(yōu)點(diǎn)，但主要缺點(diǎn)是其主要功能是會計憑證的審核記賬、編制會計報表等，財務(wù)分析仍需通過查詢會計賬簿或由軟件開發(fā)人員按照需求設(shè)計開發(fā)固定格式報表查詢后展開分析。會計數(shù)據(jù)種類繁多，財務(wù)分析點(diǎn)多面廣，特別是分析會計賬簿外管理數(shù)據(jù)，如財務(wù)預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、閑置資產(chǎn)、員工薪酬等時，會計軟件日常功能已無法滿足廣大會計人員的需要。

（二）Excel軟件的局限性

1.數(shù)據(jù)安全性差

Excel提供了有限的安全性，需要限制用戶訪問和修改權(quán)限，如果數(shù)據(jù)上報單位在表格插入或刪除一行（或列）、修改刪除數(shù)據(jù)公式或格式等時，當(dāng)處理數(shù)據(jù)量大時，這種錯誤不易發(fā)現(xiàn)，從而會導(dǎo)致匯總數(shù)據(jù)發(fā)生嚴(yán)重錯誤而會計人員無法查找或核對錯誤需要花費(fèi)大量時間，最終可能導(dǎo)致分析結(jié)果錯誤。如果經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，需重新調(diào)整報表格式、數(shù)據(jù)屬性或由上報單位重新上報等，導(dǎo)致會計工作效率下降。

2.無法實(shí)現(xiàn)多用戶管理

Excel電子表是一個單機(jī)程序，一個Excel文件通常無法被多個用戶同時管理。

3.數(shù)據(jù)分析運(yùn)用較少

數(shù)據(jù)透視等分析工具運(yùn)用不普及，財務(wù)人員運(yùn)用Excel通常只進(jìn)行簡單數(shù)據(jù)分析，復(fù)雜數(shù)據(jù)分析通常由科技信息部門完成或請Excel高手幫忙，導(dǎo)致Excel在實(shí)際財務(wù)分析中運(yùn)用較少。

二、久其軟件在財務(wù)管理工作中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)分析

久其報表軟件可以克服財務(wù)軟件和Excel軟件的上述缺點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：

（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確高效

久其軟件參數(shù)下發(fā)后，上報單位只需要也只能根據(jù)報表格式要求填報，并通過預(yù)先設(shè)定公式審核無提示錯誤后方可上報，保證了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，提高會計工作效率。

（二）分析利用簡單

數(shù)據(jù)匯總功能強(qiáng)大，可以選擇匯總條件，生成分析、匯總、差額等報表數(shù)據(jù)，滿足各種數(shù)據(jù)需求。匯總數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等可隨時導(dǎo)出到Excel中，滿足財務(wù)管理各種需要。

（三）參數(shù)設(shè)計靈活

財務(wù)人員可以根據(jù)財務(wù)管理工作實(shí)際需要靈活設(shè)計報表參數(shù)，報表格式、計算公式和審核公式等均可由會計人員靈活設(shè)置，在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)需要增加統(tǒng)計指標(biāo)、內(nèi)容、格式等，可以隨時調(diào)整任務(wù)參數(shù)后下發(fā)至填報單位，填報單位只需簡要修改錄入后重新上報或由數(shù)據(jù)統(tǒng)計人員直接修改即可。

（四）應(yīng)用要求不高

設(shè)計任務(wù)參數(shù)對會計人員會計知識和電子信息技術(shù)要求不高，只需清楚數(shù)據(jù)統(tǒng)計目的、未來可能數(shù)據(jù)需求，認(rèn)真學(xué)習(xí)久其軟件系統(tǒng)幫助，了解報表設(shè)計流程、參數(shù)公式運(yùn)用及其參數(shù)等內(nèi)容，甚至不需要計算機(jī)基礎(chǔ)知識。而對數(shù)據(jù)填報人員的要求則更低，只需熟悉一般軟件操作，按照任務(wù)參數(shù)要求填報均可完成全部操作。

（五）軟件成本不高

企業(yè)單位通過久其軟件（定義版）設(shè)計下發(fā)參數(shù)，經(jīng)簡單培訓(xùn)即可下發(fā)填報單位通過軟件（錄入版）填報。而購買錄入版、定義版久其軟件費(fèi)用低且安裝數(shù)量幾乎不受限制。對已使用該軟件填報年報的單位，軟件成本幾乎為零。

三、久其軟件在企業(yè)財務(wù)管理中的具體應(yīng)用

（一）在企業(yè)全面預(yù)算管理方面的應(yīng)用

1.設(shè)計構(gòu)架

報表封面、企業(yè)基本情況表、卷煙銷售明細(xì)表、卷煙銷售統(tǒng)計分析表、三項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算表、其他業(yè)務(wù)收支預(yù)算表、稅金預(yù)算表、資本性支出預(yù)算明細(xì)表、捐贈支出預(yù)算明細(xì)表、預(yù)算定額明細(xì)表、預(yù)算定額執(zhí)行分析表、稅利預(yù)算表和主要指標(biāo)預(yù)算表等。

2.設(shè)計思路

卷煙銷售、三項(xiàng)費(fèi)用、其他業(yè)務(wù)收支、營業(yè)外收支、稅金等預(yù)算報表錄入后自動匯總生成利潤表等報表;卷煙銷售預(yù)算由業(yè)務(wù)部門錄入后直接生成統(tǒng)計分析表;三項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算由各預(yù)算單位選擇預(yù)算指標(biāo)錄入后自動匯總。

3.前期準(zhǔn)備

新增久其任務(wù)，任務(wù)類型為年度;設(shè)置預(yù)算單位、預(yù)算指標(biāo)、資產(chǎn)類別、卷煙類別、捐贈類別、判斷類別等枚舉字典。

4.報表設(shè)計

（1）封面代碼。唯一主代碼中設(shè)置年度，必須含報表類型;設(shè)置上級代碼，構(gòu)建樹型結(jié)構(gòu)。

（2）三項(xiàng)費(fèi)用表。設(shè)計預(yù)算費(fèi)用項(xiàng)目為固定行，預(yù)算指標(biāo)設(shè)置浮動行，預(yù)算單位選擇預(yù)算指標(biāo)后錄入后自動匯總生成預(yù)算費(fèi)用項(xiàng)目。設(shè)置預(yù)算過程計算明細(xì)、預(yù)算說明、季度預(yù)算等欄目。

（3）基本情況表。包括分部門、崗位性質(zhì)人員數(shù)量，房屋資產(chǎn)，基層部所資產(chǎn)，閑置資產(chǎn)數(shù)量、租金收入，查處卷煙數(shù)量、案值計劃，扶貧人員等信息。

（4）銷售預(yù)算表。申報單位按含增值稅金額直接錄入銷售申報表;自動生成銷售統(tǒng)計表。

（5）其他業(yè)務(wù)收支表。包括其他業(yè)務(wù)收入和其他業(yè)務(wù)支出，營業(yè)外收入和營業(yè)外支出等，按照預(yù)算項(xiàng)目明細(xì)設(shè)計，表格設(shè)置固定行直接錄入。

（6）資本性支出和捐贈明細(xì)表。設(shè)置浮動行，由預(yù)算單位分別選擇支出類別錄入，按類出類別自動匯總。

（7）稅利表和主要指標(biāo)表。從其他表格中自動取數(shù)生成。

（8）預(yù)算定額和定額執(zhí)行分析表。設(shè)計參數(shù)時將已預(yù)算定額直接錄入，申報單位不可修改;預(yù)算執(zhí)行分析，根據(jù)基本情況表、預(yù)算銷售數(shù)量等與預(yù)算定額自動計算，與預(yù)算申報數(shù)雙比分析后生成比較數(shù)據(jù)。

5.報表任務(wù)效果分析

（1）提高預(yù)算編制效率。通過系統(tǒng)預(yù)設(shè)報表公式和表間取數(shù)，自動計算匯總計算實(shí)現(xiàn)利潤、稅金等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等，提高了預(yù)算報表編制效率。

（2）提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。錄入預(yù)算數(shù)據(jù)計算過程，系統(tǒng)進(jìn)行自動核驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)計算準(zhǔn)確。

（3）提高數(shù)據(jù)安全性。通過固定報表格式，填報單位只能按照報表要求錄入數(shù)據(jù)，不能更改報表格式和計算公式，保證錄入數(shù)據(jù)人為改動可能性，確保預(yù)算數(shù)據(jù)安全。

（二）在企業(yè)資產(chǎn)管理方面的應(yīng)用

1.設(shè)計構(gòu)架

報表封面、房屋資產(chǎn)及權(quán)屬證明明細(xì)表、閑置資產(chǎn)明細(xì)表等。

2.設(shè)計思路

報表設(shè)計資產(chǎn)原值、房屋面積等;權(quán)證信息;評估信息;出租信息;租金信息;填報單位錄入后按單位、類別自動匯總。

3.前期準(zhǔn)備

新增久其任務(wù)類型為不定期;設(shè)置單位代碼、單位簡碼、資產(chǎn)類別、土地性質(zhì)、出租方式、判斷類別等枚舉字典。

4.報表設(shè)計

（1）封面代碼。將年度設(shè)置到唯一主代碼中;唯一主代碼必須含報表類型。

（2）房屋資產(chǎn)及權(quán)屬證明表。按是否閑置和按單位簡碼匯總設(shè)計為固定行，資產(chǎn)明細(xì)設(shè)置浮動行，填報單位錄入資產(chǎn)基本信息、權(quán)屬、評估、出租等信息后自動匯總。

（3）閑置資產(chǎn)表。將出租性質(zhì)和單位代碼匯總設(shè)計為固定行，資產(chǎn)明細(xì)設(shè)置浮動行，填報單位錄入閑置資產(chǎn)閑置類別、出租、評估等信息后自動匯總。

5.報表任務(wù)效果分析

（1）提高準(zhǔn)確性。大量數(shù)據(jù)通過預(yù)設(shè)公式計算自動計算，保證匯總數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

（2）減少工作量。報表格式統(tǒng)一，資產(chǎn)發(fā)生變動時僅需對個別變動項(xiàng)目進(jìn)行修改，無須重新填報，保證數(shù)據(jù)適時更新，減少手工工作量。

（3）資料項(xiàng)目全。通過預(yù)設(shè)資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)，一次錄入，適時修改，可以滿足不同時期不同數(shù)據(jù)需求。

（三）在薪酬統(tǒng)計方面的應(yīng)用

1.設(shè)計構(gòu)架

報表封面、工資明細(xì)表等。

2.設(shè)計思路

按人員類別、管理環(huán)節(jié)分類，填報單位錄入后自動匯總，統(tǒng)一匯總口徑，統(tǒng)計單位可按姓名統(tǒng)計全年月份薪酬數(shù)據(jù)。

3.前期準(zhǔn)備

久其任務(wù)類型為月度;設(shè)置單位代碼、人員類別、管理環(huán)節(jié)、年度、月份等枚舉字典。設(shè)置第13月為發(fā)放年終薪酬虛擬月份。

4.報表設(shè)計

（1）封面代碼。唯一主代碼設(shè)置年度和月份;唯一主代碼必須含報表類型。

（2）工資明細(xì)表。設(shè)計人員類別匯總為固定行，人員工資明細(xì)設(shè)置浮動行，填報單位按人員類別、管理環(huán)節(jié)等錄入數(shù)據(jù)后自動匯總。

5.報表任務(wù)效果分析

（1）為年度薪酬分配提供決策參考。通過統(tǒng)計各類人員年度薪酬數(shù)據(jù)，橫向?qū)Ρ确治龈黝惾藛T年度薪酬，為薪酬分配提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐。

（2）提高會計處理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。會計稽核人員通過對比匯總數(shù)據(jù)，輔助審核會計賬務(wù)處理，發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理中存在問題。

結(jié)語

久其軟件是操作簡單、統(tǒng)計方便、應(yīng)用廣泛、成本較低的數(shù)據(jù)管理軟件，財務(wù)管理過程中數(shù)據(jù)量大、需要經(jīng)常進(jìn)行統(tǒng)計分析的管理工作，都可以通過分析研究開發(fā)數(shù)據(jù)任務(wù)參數(shù)，作為向管理會計轉(zhuǎn)型升級的重要工作方法，提高財務(wù)管理信息化水平和工作效率，促進(jìn)財務(wù)管理工作高質(zhì)量發(fā)展。