大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案數(shù)據(jù)治理路徑研究

姚恒

【摘要】本文以大數(shù)據(jù)為代表的第二次技術(shù)環(huán)境變遷視角，分析了高校檔案數(shù)據(jù)在面臨智能化管理和智慧化服務(wù)挑戰(zhàn)中存在的主要問題，提出了高校檔案數(shù)據(jù)治理的必要性，構(gòu)建了以高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境、高校檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的治理路徑。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;檔案數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)質(zhì)量;數(shù)據(jù)治理

當(dāng)前，隨著“智能”“數(shù)字”“網(wǎng)格”等新技術(shù)的推陳出新，數(shù)據(jù)作為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的地位日益凸顯：國(guó)家“十三五”規(guī)劃將“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”納入其中，國(guó)務(wù)院2015年在《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》中提出要全面推進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展，加快建設(shè)數(shù)據(jù)強(qiáng)國(guó)。在這樣的背景下，以大數(shù)據(jù)為代表的第二次技術(shù)環(huán)境變遷導(dǎo)致了各行業(yè)的業(yè)務(wù)形態(tài)發(fā)生巨大變化：如浙江省政府依托大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了“最多跑一次”改革……行業(yè)與大數(shù)據(jù)深度融合實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，擁有豐富檔案資源的高校檔案部門也正在面臨著新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，迫使其踏上智能化、智慧化檔案管理的變革之路。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案數(shù)據(jù)存在的問題

在以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)為核心特征的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理向智能化、智慧化方向發(fā)展已然成為趨勢(shì)，而實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所依賴的檔案數(shù)據(jù)目前還存在著諸多問題。

（一）高校檔案數(shù)據(jù)管理體制機(jī)制尚不健全。管理體制和運(yùn)行機(jī)制是長(zhǎng)期有效推動(dòng)高校檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的保障。2008年8月《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第五條明確指出：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)……將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展。”但據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，真正能夠發(fā)揮高校檔案工作委員會(huì)協(xié)調(diào)解決檔案數(shù)據(jù)問題的高校屈指可數(shù)。除此之外，高校檔案部門也尚未與信息化部門建立起電子化檔案數(shù)據(jù)的歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致大量有價(jià)值的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法有效歸檔。

（二）高校檔案數(shù)據(jù)管理的技術(shù)環(huán)境尚不完善。從數(shù)據(jù)的全生命周期管理（DLM）不難看出，高校檔案數(shù)據(jù)依賴于所處的內(nèi)外部技術(shù)環(huán)境而存在，而內(nèi)外部技術(shù)環(huán)境的成熟度制約著檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。近年來，各高?！皵?shù)字校園”“智慧校園”建設(shè)如火如荼，也取得了一定的成效，但由于建設(shè)中數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)用不到位、高校信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏頂層設(shè)計(jì)、分步實(shí)施的規(guī)劃性等問題，給檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等要求帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

（三）高校檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量不佳。高校檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是指高校檔案作為一種數(shù)據(jù)產(chǎn)品所具有的一系列屬性特征，包括準(zhǔn)確性、一致性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性等。2009年發(fā)布的

《電子文件管理暫行辦法》（中辦、國(guó)辦廳字〔2009﹞39號(hào)）也以歸檔電子文件的形式強(qiáng)調(diào)了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”的“四性”要求。目前，高校檔案數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)來源看，普遍存在著從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲取的歸檔數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性不高、不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交叉數(shù)據(jù)存在差異等問題;從數(shù)據(jù)類型來看，普遍存在著高價(jià)值密度的結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)較少，低價(jià)值密度的非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)較多等問題;從檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容看，歸檔范圍尚無法滿足利用的需要，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性不高等問題。

二、數(shù)據(jù)治理是大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的必由之路

鑒于高校檔案數(shù)據(jù)存在著以上問題，而以檔案大數(shù)據(jù)為支撐的檔案智能化、智慧化管理與服務(wù)是第二次技術(shù)環(huán)境變遷的必然趨勢(shì)，因此筆者認(rèn)為可以引入數(shù)據(jù)治理手段，通過體系化、規(guī)范化治理方法，理順體制機(jī)制，優(yōu)化內(nèi)外部技術(shù)環(huán)境，嚴(yán)控新增檔案數(shù)據(jù)和存量檔案質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。

（一）數(shù)據(jù)治理概述。2017年，國(guó)家發(fā)布《信息技術(shù)大數(shù)據(jù) 術(shù)語》（GB/T 35295）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)治理定義為對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處置、格式化和規(guī)范化的過程。同年，我國(guó)的數(shù)據(jù)治理模型也應(yīng)運(yùn)而生——《信息技術(shù)服務(wù)治理》（GB/T 34960），該治理模型從頂層設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)治理環(huán)境、數(shù)據(jù)治理域、數(shù)據(jù)治理過程四部分進(jìn)行了闡述，為組織在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值的過程中做到運(yùn)營(yíng)合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)可控提供了方法和思路。

（二）數(shù)據(jù)治理是高校檔案信息化跨越式發(fā)展的需要。當(dāng)前高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，突破口就在于校史編研和檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)，而這兩部分重點(diǎn)工作都有共通之處，那就是依賴于對(duì)細(xì)顆粒度的、具有多關(guān)聯(lián)關(guān)系的海量結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，一是需要對(duì)已形成的檔案數(shù)據(jù)從元數(shù)據(jù)層面按照國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)整;二是需要將非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為半結(jié)構(gòu)化或結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);三是需要多途徑匯集檔案數(shù)據(jù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。以上目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，無不依賴于數(shù)據(jù)治理。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案數(shù)據(jù)治理的路徑

數(shù)據(jù)治理作為一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及決策層、管理層、業(yè)務(wù)層、技術(shù)層等多方協(xié)作才能實(shí)現(xiàn)，具體而言，主要?dú)w結(jié)為構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、完善高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境、提升高校檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量三方面。

（一）構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是高校檔案發(fā)展戰(zhàn)略中的重要組成部分，是數(shù)據(jù)管理計(jì)劃的戰(zhàn)略，是保持和提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、完整性、安全性和存取的計(jì)劃，因此需要通過制定中長(zhǎng)期規(guī)劃和建立工作機(jī)構(gòu)來構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。1.制定高校檔案數(shù)據(jù)治理中長(zhǎng)期規(guī)劃。高校檔案數(shù)據(jù)治理中長(zhǎng)期規(guī)劃包括高校檔案數(shù)據(jù)治理總體目標(biāo)和階段目標(biāo)、治理理念和治理重點(diǎn)以及分階段的主要治理任務(wù)等，其內(nèi)容需要保持與高校檔案事業(yè)規(guī)劃、校園信息化規(guī)劃一致。通過制定高校檔案數(shù)據(jù)治理中長(zhǎng)期規(guī)劃，數(shù)據(jù)治理工作可以在未來較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)按照預(yù)定的方向穩(wěn)步推進(jìn)。2.建立高校檔案數(shù)據(jù)治理工作機(jī)構(gòu)。工作機(jī)構(gòu)是高校檔案數(shù)據(jù)治理工作的組織保障，高?？梢越Y(jié)合自身情況，建立檔案數(shù)據(jù)治理辦公室，掛靠高校檔案工作委員會(huì)或高校信息化建設(shè)職能部門，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)章制度審議、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控、跨部門數(shù)據(jù)協(xié)同共享的協(xié)調(diào)等。

（二）完善高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境。發(fā)展戰(zhàn)略的構(gòu)建從宏觀層面明確了高校檔案數(shù)據(jù)治理的方向，而治理環(huán)境的完善則從微觀層面奠定了高校檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)施的基礎(chǔ)。完善高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境主要包括：檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)規(guī)章制度的制定與完善、人員職業(yè)技能的培訓(xùn)與提升、信息系統(tǒng)的改造與優(yōu)化等。1.規(guī)章制度的制定與完善。高校檔案數(shù)據(jù)治理作為一項(xiàng)復(fù)雜、長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，規(guī)章制度的制定與完善是重中之重。筆者認(rèn)為可以從標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、流程、指南等方面進(jìn)行建設(shè)：一是梳理形成由基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理和安全標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)和平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的高校檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)支撐體系，如《數(shù)據(jù)管理能力成熟度評(píng)估模型》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等。二是結(jié)合高校實(shí)際制定檔案數(shù)據(jù)治理管理規(guī)范或管理辦法，形成指導(dǎo)業(yè)務(wù)層面的規(guī)范化文件，如高校檔案元數(shù)據(jù)管理辦法、高校檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理辦法等。三是優(yōu)化和完善檔案數(shù)據(jù)治理流程與指南，在操作層面上指導(dǎo)高校檔案數(shù)據(jù)治理的具體管理措施和技術(shù)行為。2.人員技能的培訓(xùn)與提升。高校檔案數(shù)據(jù)治理工作涉及決策層、管理層、業(yè)務(wù)層和技術(shù)層，這就需要一支高素質(zhì)隊(duì)伍作為支撐，因此要適應(yīng)這項(xiàng)工作，人員技能的培訓(xùn)和提升尤為重要。在人員類型上，高校可以從管理層、業(yè)務(wù)層和技術(shù)層分別開展人員技能的培訓(xùn);在操作形式上，高?？梢圆捎猛獬龆唐谂嘤?xùn)、專題講座、職業(yè)技能比賽、職業(yè)能力考核等多種形式促進(jìn)人員技能的提升。3.信息系統(tǒng)的改造與優(yōu)化。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著電子文件管理的不斷推進(jìn)，對(duì)涉及高校主要檔案數(shù)據(jù)源的信息系統(tǒng)進(jìn)行改造和優(yōu)化也是高校檔案數(shù)據(jù)治理的重要一環(huán)。從高校信息系統(tǒng)的改造范圍來看，筆者認(rèn)為除了涉及文書、學(xué)籍等傳統(tǒng)檔案歸檔范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)外，還可以涉及高校微信公眾號(hào)、校園一卡通系統(tǒng)等;從高校信息系統(tǒng)的改造和優(yōu)化內(nèi)容來看，主要涉及跨部門的業(yè)務(wù)流程引擎、數(shù)據(jù)可信認(rèn)證等內(nèi)容，打通高校各信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流，構(gòu)建起通暢的、安全的、可信的檔案數(shù)據(jù)流。

（三）提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)乎高校檔案信息化建設(shè)的最終效果，影響著高校檔案管理水平和服務(wù)能力，同時(shí)也是當(dāng)前電子文件歸檔和電子檔案管理的迫切要求。因此，高校檔案數(shù)據(jù)治理在完善內(nèi)外部治理環(huán)境后，應(yīng)該加快提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。筆者認(rèn)為提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量主要包括劃定檔案主數(shù)據(jù)范圍、全生命周期質(zhì)量控制和提升檔案數(shù)據(jù)附加值三部分。1.劃定檔案主數(shù)據(jù)范圍。主數(shù)據(jù)是關(guān)于業(yè)務(wù)實(shí)體的數(shù)據(jù)，被認(rèn)為是用于智能分析的“黃金”數(shù)據(jù)。從GB/T 18894中電子文件的歸檔范圍來看，廣義的檔案數(shù)據(jù)范圍較廣，要實(shí)現(xiàn)全覆蓋的檔案數(shù)據(jù)治理是不現(xiàn)實(shí)的。因此，高校檔案數(shù)據(jù)治理應(yīng)根據(jù)高校檔案部門的職能范圍、核心工作來劃定檔案數(shù)據(jù)治理范圍，可以從高校的“人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新”四大職能為出發(fā)點(diǎn)，以教學(xué)、管理和校園文化建設(shè)形成的檔案數(shù)據(jù)為主，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、個(gè)性化服務(wù)和數(shù)據(jù)化的校史編研。2.全生命周期質(zhì)量控制。數(shù)據(jù)的污染可能發(fā)生在數(shù)據(jù)產(chǎn)生、采集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、交換等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此要保證檔案數(shù)據(jù)治理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就必須對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全流程的質(zhì)量管控。在管理層面，可以引入戴明質(zhì)量環(huán)提供的PDMA模型加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控;在業(yè)務(wù)層面，可以通過高校檔案數(shù)據(jù)過程化質(zhì)量指標(biāo)和業(yè)務(wù)規(guī)則來強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，如參照DA/T 46、DA/T 54等規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)和賦值規(guī)則等;在技術(shù)層面，可以通過檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理系統(tǒng)等手段來實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的檢測(cè)、發(fā)現(xiàn)、處置、評(píng)價(jià)的全流程閉環(huán)管理。3.提升檔案數(shù)據(jù)附加值。檔案數(shù)據(jù)作為一種低價(jià)值密度的數(shù)據(jù)，高校檔案部門要實(shí)現(xiàn)智能化、個(gè)性化服務(wù)和數(shù)據(jù)化的校史編研等高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)的利用需要，除了要求檔案數(shù)據(jù)的“四性”外，還需要通過各種手段提升高校檔案數(shù)據(jù)的附加值：可以在保留原有檔案實(shí)體分類體系的基礎(chǔ)上，引入新的電子檔案分類體系，以“人”“文件”“項(xiàng)目”等為數(shù)據(jù)主體對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行重組優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案一人一件，文書檔案一文一件，科技檔案一項(xiàng)一件等;同時(shí)還可以在檔案系統(tǒng)中通過數(shù)據(jù)標(biāo)簽的方式強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的有效組織和管理。

【本課題為中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)科研項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)ZGD-Y-2018-30）】

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