固定資產管理系統改進構想分析

李芳 袁悅

[摘 要]隨著計算機技術的快速發展，各行各業開始廣泛應用信息技術，管理系統在技術上逐步成熟。企業要想生存發展，必須高效率地組織企業活動，加強企業管理，即加強企業內部各種資源的有效管理，尤其是固定資產管理，建立與自身特點相適應的管理系統。基于此，本文以A公司為研究對象，在A公司現有固定資產管理系統使用體驗的基礎上，結合A公司固定資產管理現狀及管理中存在的問題與難點進行研究與分析，提出對現有固定資產管理系統改進的構想，旨在為相關研究提供參考。

[關鍵詞]國有企業;固定資產管理;信息化;系統改進

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.032

[中圖分類號]F232;TP315[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）18-00-02

0? ? ?引 言

A公司是一家大型勘察設計科研單位，擁有60余年的建院歷史，是國務院國有資產監督管理委員會管理的某中央企業集團的成員企業。隨著A公司業務的擴大，固定資產規模和數量增加，信息化、精細化管理理念不斷深入，A公司引入了一套固定資產管理軟件——用友NC資產管理系統，并利用該系統對固定資產進行管理。該系統的使用，對優化A公司的固定資產管理運行機制，促進固定資產管理與財務管理有機結合，提高固定資產管理效率起到了良好的作用，但是用友NC資產管理系統畢竟是一個通用化的財務資產管理平臺，需要根據公司管理的具體情況進行調整與改進。

1? ? ?A公司固定資產管理系統應用的現狀與需求分析

1.1? ?A公司固定資產管理系統應用的現狀

自用友NC資產管理系統在A公司上線應用開始，經過多次的合作開發，在原有系統基礎上進行了一系列修改調整。截至目前，A公司的用友NC資產管理系統已經具備了從“預算—年度購置計劃—申請與審批—采購訂單—到貨驗收—設備資產卡片—資產變動與調撥—資產報廢與處置—資產盤點—資產臺賬”的全鏈條模塊與功能（功能模塊構成如圖1所示），較好地實現了固定資產設備的閉環管理。此外，為了提升盤點模塊的工作效率與后續管理的便捷性，還開發了條形碼與二維碼管理系統，在到貨驗收環節即進行嵌入應用，以實現對固定資產設備的全生命周期監控與管理。

1.2? ?A公司固定資產管理系統改進需求

A公司在引入用友NC資產管理系統并進行了一系列開發后，從源頭開始，對固定資產設備進行全生命周期管理，有效避免了各環節分散管理帶來的多種問題，在一定程度上加強了A公司固定資產管理的規范化核算和精細化管理。但就目前而言，還只是加強基礎信息數據庫形成，綜合性的數據分析與輔助決策支持功能比較薄弱，信息對決策、管理和服務的支撐作用未得到充分體現，距離優秀的綜合管理輔助決策系統仍存在較大差距。具體而言，主要體現在缺乏靈活、操作方便、可擴展、功能強大的報表子系統。目前，用友NC資產管理系統相關模塊的功能非常簡陋，提供的數據過于龐雜，基本上沒有加工處理，不夠直觀精簡，每當管理決策需要時，都要臨時從系統中導出海量數據，借助其他工具進行加工整理與統計分析，不僅速度慢，也容易產生錯誤。此外，現有的用友NC資產管理系統難以解決A公司存量固定資產管理難題，難以提供業務支持，沒有充分發揮出技術手段對提升管理效能的作用。

2? ? ?A公司固定資產管理系統的改進構想

在對A公司固定資產管理系統應用情況與需求進行分析后，可以發現現有的用友NC資產管理系統難以完全滿足A公司管理的多種需求，本節將對A公司現有用友NC資產管理系統的改進構想進行詳細闡述。

2.1? ?增加報表管理模塊，輔助決策

從圖1可以看出，系統內存在資產使用臺賬模塊，卻缺乏報表管理模塊，雖然通過對臺賬的加工處理，最終可以形成報表，但是同類型的管理報表，每次都要手動進行加工整理，缺乏效率。本文的構想是通過對各類管理目的與需求進行調查與分析，明確需要查詢的信息、數據項、過濾條件、統計口徑和邏輯關系以及是否需要固定的報表表樣等，整理出完備的需求清單，并據此進行設計、開發、測試。通過對數據的分析挖掘以及數據存取檢索技術等運用，構建一個數據可視化的輔助決策系統，不僅能夠對日常常用報表進行定制展示和實時更新，還能提供自定義報表查詢，滿足不同用戶的管理需求，幫助不同類型的管理人員清晰直觀地了解各類數據的概況和趨勢變化，促進固定資產管理信息對相關決策、管理和服務業務的系統支撐。

2.2? ?完善后臺管理系統，增強資產購置管理模塊的數據統計分析功能

目前，A公司的系統雖然實現了采購業務鏈條流程完整，但在實際使用中，查詢功能分散煩瑣，所有數據都只保留在原來的單項審批流程中，層級多，需要人為點進每一條流程內查看詳細數據，并進行手工統計匯總。本文的構想是通過完善后臺管理系統，讓系統對審批流程中的設備自動歸并同類項，并同時保留多級條目及特殊標注字段（如品牌規格型號等），使幾級條目之間既有關聯又可分開，這樣在采購時，既能節省時間，還能提高相關統計數據的準確性。在此基礎上，還可以對申請審批—采購訂單—到貨驗收每個環節進行分類標注與統計，以便一目了然地掌握各環節的執行情況，做到不漏項、不重復。

2.3? ?完善資產處置模塊，實現全過程電子化智能管理

目前，A公司的資產處置流程主要采用紙質申請審批與系統銷賬相結合的方式，很多工作存在重復、前期申請審批與后期系統銷賬脫節等問題。通過完善資產處置模塊，能夠實現“申請—審批—處置—銷賬”的全過程電子化智能管理。通過在系統內增設資產處置的申請審批流程，并連接設備卡片數據庫，實現在申請環節就可以直接從固定資產卡片數據庫進行勾選，在審批環節可以繼續選擇保留或刪除申請中的部分項目，直至流程結束，最終保存審批同意處置的固定資產設備，待處置后再啟動系統銷賬流程完成銷賬，這樣一來，通過創新工作銜接機制，不僅可以規范資產處置操作，還能提高資產處置效率。

2.4? ?增設模擬庫，重點解決存量固定資產賬實不符問題

在A公司固定資產管理過程中，存量固定資產管理是最大的難題。由于歷史悠久，機構改革頻繁，加上早期管理粗放等原因，A公司存量固定資產中存在部分資產賬實不符問題，雖然相關部門一直在努力解決這個問題，但效果都不理想，主要原因在于：一方面，存量固定資產卡片與實物眾多;另一方面，一些遺留問題無法追溯考證。增設模擬庫的主要目的是在不影響固定資產卡片真實數據庫的情況下，不斷縮小范圍，化繁為簡。模擬庫內的卡片數據與真實數據庫一致，設有接口，可以通過嚴格的審批流程對真實數據庫產生或大或小的影響，但在流程完成前，模擬庫內的卡片數據無論怎么調整，都不會對真實數據庫產生任何影響。這樣就可以在模擬庫內，實時根據清查盤點情況，對存量設備卡片進行分區分類管理。例如，賬實一致的設備卡片，分為一區，疑似賬在實物不存在的分為一區，疑似實物在無賬的分為一區，在后續清查盤點中，如果發現有類似疑似情況，再通過設備的多項屬性進行匹配，認定屬于匹配一致的卡片，再調回到賬實一致的分區，如此循環往復，待公司所有部門所有設備都清查盤點完后，仍然待在兩個疑似分區內的設備，就可以啟動相關程序，盤虧的做盤虧處理，盤盈的作盤盈處理，這樣能在一定程度上減少工作量，也能提高準確性，降低難度。

3? ? ?結 語

本文所構想的固定資產管理系統，是結合A公司的管理現狀與需求，在現有用友NC資產管理系統基礎上進行的改進，目的是完善A公司固定資產管理系統的功能與業務流程，彌補A公司固定資產管理在清查、盤點、報廢處置和統計分析等方面存在的不足，提高A公司固定資產管理系統對公司成本管理、財務分析和相關決策支持的效率，幫助公司開展各項生產工作。但本文是從管理角度提出的一種構想，能否推行以及如何從技術上實現，還有待與相關管理人員以及系統開發人員進行深入的討論和溝通。

主要參考文獻

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