淺談新冠肺炎防控檔案的收集與整理

陳輝英 王家鈺

【摘要】新冠肺炎防控檔案能夠全面詳細(xì)地記錄醫(yī)院防控工作的全過程，具有檔案收集整理的及時(shí)性和重要性。

【關(guān)鍵詞】新冠肺炎;防控;檔案;收集;整理

習(xí)近平總書記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。新冠肺炎疫情肆虐期間，各行各業(yè)在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，積極行動(dòng)，為遏制疫情竭盡所能。疫情就是命令，防控就是責(zé)任。在防控新冠肺炎疫情的嚴(yán)峻形勢(shì)下，黨中央要求各級(jí)黨委和政府把疫情防控工作作為最重要的工作來抓，全國(guó)各地、各部門自上而下積極貫徹落實(shí)黨中央聯(lián)防聯(lián)控的決策部署，成立應(yīng)對(duì)疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組，疫情防控呈現(xiàn)群防群治的局面。

疫情發(fā)生的第一時(shí)間，國(guó)家檔案局下發(fā)文件，要求加強(qiáng)疫情防控期間的檔案工作。紹興市委、市政府堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院以及省委、省政府重要決策部署，市檔案局快速下發(fā)《關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的通知》，我院積極響應(yīng)紹興市檔案局的工作部署，全力加強(qiáng)新冠肺炎爆發(fā)期間的檔案工作，為疫情防控工作貢獻(xiàn)力量。

我院作為紹興市新冠肺炎治療定點(diǎn)醫(yī)院，在收治新冠肺炎病例和疑似病例的過程中形成了大量文件材料。根據(jù)《檔案法》《浙江省檔案館管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，在防控過程中有目的、有計(jì)劃地對(duì)新冠肺炎檔案信息進(jìn)行收集、整理，以確保防控工作中珍貴材料及時(shí)、齊全、完整歸檔。

一、強(qiáng)化新冠肺炎檔案意識(shí)

在新冠肺炎防治活動(dòng)中形成的珍貴檔案，是反映我院全體職工在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，抗擊新冠肺炎斗爭(zhēng)的真實(shí)記錄，對(duì)當(dāng)前和今后正確應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件，有重要的參考價(jià)值。因此，我們首先要強(qiáng)化醫(yī)院檔案工作者的使命意識(shí);二是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí);三是強(qiáng)化全院涉及歸檔部門的配合意識(shí)。檔案能否完整地保存下來和充分利用，離不開全院職工的支持與配合。

二、新冠肺炎檔案的產(chǎn)生

（一）行政管理類。行政部門都在疫情防控的不同時(shí)期記錄和形成了有關(guān)新冠肺炎防治的檔案信息，具體包括：1.上級(jí)單位下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的重要批示、指示，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)檢查我院疫情防控工作的相關(guān)文件材料。2.院內(nèi)建立疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成的有關(guān)疫情防控工作的規(guī)定、辦法、意見、通知、應(yīng)急預(yù)案等文件材料。3.有關(guān)疫情防控工作的請(qǐng)示、報(bào)告等文件材料。4.召開疫情防控工作會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料。5.有關(guān)疫情防控工作的計(jì)劃、安排、措施、報(bào)表、總結(jié)、大事記等文件材料。

（二）醫(yī)療科教類。主要指新冠肺炎病例入院觀察、治病的病歷材料，應(yīng)由新冠肺炎病人的主管醫(yī)生按歸檔要求整理歸檔，交給醫(yī)院病案室統(tǒng)一保管。新冠肺炎患者或疑似新冠肺炎患者診治過程中形成的病歷檔案屬于個(gè)人隱私，除治療和科研外，一般不能隨便提供利用。同時(shí)也包括對(duì)新冠肺炎開展醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究、醫(yī)藥用品研制、專利申請(qǐng)形成的文件材料。

（三）院感防護(hù)類。包括成立發(fā)熱門診，建立隔離收治區(qū)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的保護(hù)，對(duì)病區(qū)實(shí)行隔離管理，加強(qiáng)消毒管理，嚴(yán)格污物和垃圾處理，對(duì)出入醫(yī)院大門、辦公場(chǎng)所等進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和管控等過程中形成的文件材料。做好疫情防控工作相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料。以及人事部門對(duì)員工返崗疫情防控工作相關(guān)工作材料。

（四）宣傳教育類。包括《新冠肺炎防控工作每日動(dòng)態(tài)通報(bào)》等有關(guān)新冠肺炎防治宣傳欄、科普宣傳資料、外發(fā)新聞報(bào)道，防治新冠肺炎宣傳活動(dòng)的計(jì)劃、小結(jié)等，及抗擊新冠肺炎中涌現(xiàn)出來的先進(jìn)事跡，新冠肺炎防治工作的總結(jié)、報(bào)告等材料。也包括新聞媒介、社會(huì)團(tuán)體、上級(jí)單位等多方面的關(guān)愛所產(chǎn)生的新聞報(bào)道、錄音錄像、照片、慰問信等，形成大量與新冠肺炎相關(guān)的信息資源。

三、疫情防控工作檔案資料管理的復(fù)雜性

疫情防控工作檔案資料管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，具體表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

（一）檔案資料時(shí)效性強(qiáng)，來源復(fù)雜，載體繁多。新冠肺炎的產(chǎn)生周期短，時(shí)間性特別強(qiáng)。其來源有上級(jí)文件、防控活動(dòng)中產(chǎn)生的信息資料、新聞媒介制作的錄像、錄音、圖片攝影集等等，涉及門類廣，來源復(fù)雜。并且各種文件的載體有所不同，既有結(jié)構(gòu)化的文件資料和數(shù)據(jù)，也有非結(jié)構(gòu)化的信息和數(shù)據(jù)，既有紙質(zhì)文件，也有電子文件。這些特點(diǎn)給文件檔案管理工作帶來一定的困難。

（二）檔案資料的形成具有一定的變化性。疫情防控工作檔案資料主要來源于疫情防控工作，其隨著疫情的發(fā)展變化而變化，疫情的突發(fā)性和發(fā)展的不確定性決定了防控工作的被動(dòng)性與變化性，這必然影響檔案資料的形成情況。

（三）檔案資料的收集難度較大。在沒有事先明確疫情防控檔案資料收集管理范圍、移交管理等制度的情況下，各部門在疫情防控工作中都處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，檔案資料收集整理工作易被忽視，導(dǎo)致檔案資料收集整理很難齊全。

（四）檔案資料實(shí)用性強(qiáng)，具有重大價(jià)值。在未完全了解新冠肺炎這個(gè)新病種之前，要進(jìn)行有關(guān)尋找致病元兇、尋找病毒變化規(guī)律、研制疫苗技術(shù)等科研，相關(guān)檔案有重大價(jià)值，應(yīng)作永久保存。因此，新冠肺炎檔案收集的內(nèi)容要廣泛而全面，同時(shí)追求精準(zhǔn)，盡善盡美。

新冠肺炎防控工作是一場(chǎng)持久戰(zhàn)，檔案能夠全面詳細(xì)地記錄醫(yī)院防控工作的全過程，檔案的收集整理工作一定要及時(shí)。檔案管理人員在日常工作中要養(yǎng)成隨時(shí)收集、整理的良好工作習(xí)慣，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、完善防控工作材料。盡管在檔案的收集與歸檔中存在一些困難，我們也必須努力克服，通過對(duì)醫(yī)院防控工作檔案的整理，深刻總結(jié)防治工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院做好當(dāng)前工作、謀劃長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展指明方向。