中職檔案管理模式思考

孫毅

【摘要】檔案管理對于中職學校的教學管理來說，是非常重要的組成部分。基于此，本文主要討論了中職學校檔案管理的重要性，并分析了目前我國中職檔案管理過程中所存在的問題，并以此為切入點，討論中職學校檔案管理中需要使用的策略。

【關鍵詞】中職;檔案管理;模式

檔案管理對中職學校的教學管理是非常重要的，對學校的教育以及社會服務等各方面都具有一定的參考價值，而在實際工作中卻很容易被忽略，導致檔案管理工作存在很多不同的問題，將嚴重影響到檔案管理在實際教育教學當中的應有作用。隨著我國教育事業的不斷發展，中職學校對檔案更為依賴，這也給檔案管理工作帶來了新的挑戰。

一、中職檔案管理存在的問題分析

對中等職業學校來說，教育科研等各種任務都是為了培養專業人才，促進學校發展，在教學的過程中形成各類不同的檔案信息，真實記錄學校發展的過程。認清學校形勢，對學校未來發展決策都是具有非常重要作用的，比如財務檔案可以有效地反映出學校在財務方面的收支情況，以及固定資產的情況等;學籍檔案對學生的生源以及教學質量等各方面情況都能夠予以真實反映，也可以為畢業生就業的單位提供服務;教師業務檔案能夠有效地記錄教師在實際教學時所獲得的科研價值與成果，對教師的業務評定以及獎懲具有很高的參考價值，所以必須對各類檔案進行合理管理。隨著我國信息化時代的到來，檔案信息對中職學校的發展將體現出更加重要的作用，并且對管理人員也是很大挑戰，因此需要及時認清形勢，不斷解決目前工作中存在的問題，讓信息價值能夠體現出來。

（一）檔案信息缺乏多元化載體。目前在我國中職學校中，對于檔案的存放一般需要設置專門檔案館或者檔案室，且檔案的形式主要是紙質檔案。隨著我國招生數量的不斷增加，檔案信息的積累導致紙質檔案的儲存需要更多的空間。在檔案積累到一定數量的時候，便需要擴建檔案館或者銷毀一些陳年舊檔案，使得資源浪費現象比較嚴重，給檔案管理人員在檔案收集分類以及整理維護等各方面加重了勞動負荷。可以說，傳統紙質檔案在一定程度上會制約整個檔案的管理工作及發展。

（二）校領導缺乏對檔案管理工作的重視。目前隨著檔案電子化以及網絡化的不斷發展，中職學校的領導必須更加重視檔案管理工作，同時也需要具備檔案管理工作的基本理論知識與政治素養，還要擁有比較基本的計算機技術人員和網絡維護人員等。由于在很長時間之內，檔案管理工作未給予重視，因而導致我國目前中職學校檔案管理人員的整體素養難以獲得提升，甚至有些檔案管理人員是由其他崗位人員所兼職的，不能保障管理工作的實際質量獲得提升，而且檔案管理人員大部分年紀偏大，對檔案管理的知識及技術的了解不足，導致目前檔案管理落后于學校及社會對檔案的實際需求。

二、優化中職檔案管理工作的策略分析

（一）建立完善的檔案管理機制。首先，需要健全檔案管理制度，讓學校檔案管理工作有據可依。目前中職學校檔案梳理工作一般由各部門自立卷之后上交檔案館，這樣做存在一定弊端，個別部門對檔案管理工作配合不到位，消耗很多的資源和人力，甚至有些部門在實際工作當中總是找各種理由進行推脫，或是延期進行檔案的收集與上交，很多檔案在進行歸檔立卷時并不及時，工作效率也極其低下。在對檔案文件進行保存使用的時候，即使資料到了指定歸還的日期，卻未予以歸還。還有一些資料在使用之后受到破壞或是殘缺不全，甚至有些檔案資料出現遺失等問題，無法對檔案從收集到使用過程進行全面的約束及監督，使檔案管理工作較為雜亂，因此需要將所有檔案進行統一集中管理。同時，對不同的檔案資料進行分門別類區別對待。其次，需要健全中職學校檔案管理制度，把比較復雜的檔案管理工作科學分離開來，真正落實到人，并且把責任制與績效工資以及職位遷升等各方面緊密聯系在一起，嚴格對檔案進行管理;與此同時，檔案館或者檔案室也要建立獨立的組織與機構，確保檔案管理人員全職工作，避免由其他崗位人員兼職，從而保障檔案管理工作的高效性以及檔案信息的保密性。

（二）加強各部門之間的協調溝通。各部門之間的溝通是檔案管理工作獲得提升的一個重要方式。目前我國檔案管理受到各部門不配合的制約，因此很難健康發展。必須要求領導干部充分了解檔案管理工作的重要性，以及對學校發展產生的作用，定期組織各部門工作人員學習檔案法的相關內容，用以提高人們對檔案管理方面的法制觀念。同時也要組織一些大型的講座等，有助于工作人員對檔案管理有充分的認識。只有從領導到工作人員都重視學校的檔案管理工作，才能夠真正使檔案管理工作不斷與教學改革的步伐相適應。從而使檔案管理工作獲得全面提升，為了盡量讓檔案設施建設落到實處，防止一些奠基性的材料缺失，學校的教學檔案要統一保存以及科學管理。各部門要配合檔案管理工作，配備一些責任心較強，同時對學校的工作比較熟悉，了解辦學規律的，并且具有優秀政治素質和業務能力的工作人員，負責相關的檔案管理工作。始終健全工作人員崗位責任制以及檔案室的管理制度，同時也要嚴格地按照規章制度來辦事。另外，硬件建設也是非常重要的，能夠讓檔案工作水平獲得提高，讓檔案管理質量有所保障的硬件要配妥。使檔案材料的保管更加安全，利用起來更加方便，能夠得到更加規范的管理。

（三）加強檔案的信息化建設。一直以來，我國的中職學校檔案管理都是以手工作業的方法，把檔案收集之后，以手工進行分類編碼，并使用手工簽字的方式進行登記，這樣不但會造成檔案管理人員勞動力增加，而且還會受到人為因素的影響，很難真正保障工作精細程度，這都會導致檔案在進行檢索的時候查詢困難，以及經常產生分類出錯的現象，無法對每一個檔案資料的實際狀態進行跟蹤，且工作效率比較低，工作質量也難以提升。檔案管理工作現代化主要包括觀念與現代化技術，這二者缺一不可。首先，需要正確了解檔案管理工作，在此基礎上，領導應該樹立檔案管理工作整體的發展方向，同時要建立與現代化檔案管理相互適應的管理系統，并且盡量提升對檔案管理方面的人力、物力以及各方面資源的投入。讓檔案管理工作順利進行。其次，要充分利用計算機技術等，在對檔案文件科學分類的前提之下，將所有檔案信息都進行數字化處理，以電子檔案的方式儲存在檔案室的硬盤當中。與此同時，對于相對重要的信息，要盡量使用無紙化和紙質化進行共存的儲存方式，從而盡量讓管理更加嚴格。

（四）提升檔案管理工作人員的職業素養。管理人員在中職學校的檔案管理工作中是非常重要的主體，對檔案管理的具體狀況能夠起到重要的影響作用，特別是隨著檔案管理現代化步伐的不斷加快，各種不同電子檔案的使用和檔案共享的網絡化對于傳統檔案管理的方式都將造成極大的沖擊，提高檔案管理人員的整體素質，讓檔案管理人員能夠滿足目前現代化的檔案管理工作需要是非常重要的一件事，所以必須盡量提升對相關工作人員綜合素質的培養，采用崗位競爭的方式，適當淘汰素質較差且責任心比較低的工作人員。文檔管理是一個專業性相對比較高的工作，管理人員需要有比較高的工作責任心以及職業道德。要始終堅持求真務實的工作態度以及樂于奉獻的工作精神。要擁有扎實的專業基礎理論和科技知識，同時也要有現代化的手段以及先進的管理方法來進行基本的管理，要了解《檔案法》等相關法律法規。管理人員要充分了解自己，認識到檔案管理工作是自己需要盡到的法律責任以及義務，要明確文件材料的基本構成以及整理還有鑒定等。建立一個檔案管理組織方面的領導體系，提升對檔案工作的領導以及考察力度，不斷提升檔案管理工作水準。同時，也要注重建立一個長效培訓機制。可以參加當地檔案局舉辦的各種不同類型的專業培訓班，建立教育激勵機制，讓檔案人員能夠將專業教育和技術支撐相互掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的，不能給予職稱評定。對檔案工作實施績效考核評估機制，把檔案工作進行更加精確的量化，將優秀或是其他評定標準當作考核結果。對于一些表現比較突出的部門，要進行物質精神獎勵，對一些表現有問題的部門要追究責任。對一些嚴重違紀違法的工作人員給予嚴厲的處罰，同時讓檔案工作者清楚，自己的工作成績和單位生存發展是有直接關系的，從而使自己的工作活力得以增加，盡量挖掘自身潛力，積極參加培訓活動。工作人員要不斷更新自己的知識，全面提升自己在檔案管理方面的業務能力，使職業水準獲得全方位的提升。

三、結語

綜上所述，中職學校在檔案管理過程中，對學校的各項工作都具有比較重要的輔助作用，所以校領導需要重視檔案管理工作，能夠從思想與制度、人員與硬件設施等各個方面采取有效的措施，促進檔案工作在教育教學的過程中發揮應有的作用。