中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

何秀霞

摘 要：在中職學(xué)校，檔案管理與教學(xué)活動(dòng)、研究活動(dòng)、學(xué)校管理、學(xué)科教學(xué)等領(lǐng)域有著密切聯(lián)系。在新時(shí)代背景下，我國(guó)中職學(xué)校涌現(xiàn)出非常多的問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案管理方案已難以適應(yīng)當(dāng)下的需求。因此，中職院校需要不斷加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，對(duì)其內(nèi)容不斷創(chuàng)新，并努力開展信息化建設(shè)，通過(guò)檔案管理工作的完善與健全來(lái)實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展。本文就中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)對(duì)策，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;規(guī)范;創(chuàng)新;信息化;建設(shè)途徑

中職學(xué)校的檔案管理往往能夠體現(xiàn)學(xué)校各個(gè)階段的工作與活動(dòng)，包括學(xué)校招生就業(yè)、人事變更、教育發(fā)展過(guò)程，是學(xué)校良好發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性、持久性工程。然而，隨著科技技術(shù)的日新月異，導(dǎo)致檔案管理的問(wèn)題不斷凸顯，需要學(xué)習(xí)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求來(lái)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新與規(guī)范，并落實(shí)信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的實(shí)效性與高效性，中職學(xué)校檔案管理是檔案管理發(fā)展必要趨勢(shì)，需要相關(guān)人員給予足夠的重視與關(guān)注。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化現(xiàn)狀

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，大多數(shù)中職學(xué)校逐漸開始部署檔案管理信息化，不過(guò)就目前而言，中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，很多學(xué)校并沒(méi)有實(shí)行檔案管理的在線檢索與查詢，其網(wǎng)絡(luò)范圍也只是局限于校園網(wǎng)內(nèi)互通，信息系統(tǒng)鏈接與在線功能匱乏，離真正意義上的信息化檔案管理還存在較大的距離。該結(jié)論與2019年中職學(xué)校檔案管理信息化調(diào)查數(shù)據(jù)一致，詳情如圖1所示。

二、中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必要性

1.中職學(xué)校檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展必要需求

十八大以來(lái)，黨中央在以習(xí)近平為核心的基礎(chǔ)上牢牢把握住了信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇，并出臺(tái)了一系列的信息化改革政策，積極推動(dòng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快信息化服務(wù)的普及。尤其是5G技術(shù)的布局，使得信息技術(shù)得到了巨大創(chuàng)新成就，在這種背景環(huán)境下，中職學(xué)校的信息化建設(shè)就顯得尤為必要。所以，中職學(xué)校為了能夠更好融入到信息化時(shí)代中，需要對(duì)相關(guān)文字檔案、影像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，并予以規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)存儲(chǔ)、編碼等方式將復(fù)雜繁多的紙質(zhì)資料與影像資料進(jìn)行數(shù)字化存檔，能夠更好地推動(dòng)數(shù)字化校園的建設(shè)。

2.中職學(xué)校檔案管理信息化是學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要

中職學(xué)校的教育教學(xué)、學(xué)生管理、行政管理都與檔案管理信息化有著密切聯(lián)系，是學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要條件。首先，針對(duì)學(xué)校有限的空間資源，檔案管理信息化是能將檔案本身所占有的資源最大程度的縮小，從而使得檔案管理所產(chǎn)生的成本大大降低;針對(duì)學(xué)生來(lái)講，不管是在校生還是畢業(yè)生，都可以通過(guò)信息化檔案管理來(lái)有效查找個(gè)人相關(guān)信息，不僅方便，而且非常快捷，學(xué)生通過(guò)學(xué)習(xí)資源、生活資源的下載與預(yù)覽，能夠更好地促進(jìn)自我成長(zhǎng);針對(duì)教師而言，檔案管理信息化能夠幫助教師更多用有教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)資源，從而充分掌握發(fā)展軌跡，有利于教育工作的質(zhì)量提升;針對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)檔案管理信息化的參數(shù)對(duì)比來(lái)清晰了解學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中的不足與缺陷，并及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)與改進(jìn)，能夠幫助學(xué)校更穩(wěn)定的發(fā)展。

3.中職學(xué)校檔案管理信息化是檔案管理者自我完善的需要

檔案管理人員的自我全面發(fā)展、自我素養(yǎng)提升是學(xué)校良好發(fā)展的重要因素，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的今天，檔案管理者的自我完善對(duì)檔案管理的質(zhì)量提升有著直接聯(lián)系。信息化建設(shè)是能夠幫助工作人員從復(fù)雜、繁重的工作中解脫出來(lái)，從而使檔案管理者有更多的時(shí)間與精力去促進(jìn)自我發(fā)展，而且檔案管理信息化建設(shè)能夠極大增加檔案管理的準(zhǔn)確率，從而使得檔案管理人員的精神壓力降低，能夠?yàn)闄n案管理者自我完善奠定好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.檔案管理體制陳舊

許多中職學(xué)校的檔案管理方式依舊以手工操作為主，檔案管理的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程推進(jìn)較慢，且檔案管理缺乏統(tǒng)一安排，存在各自為政的情況，從而極大的浪費(fèi)了人力資源、財(cái)力資源與物理資源，不符合節(jié)約型社會(huì)構(gòu)建原則。許多中職學(xué)校有著比較分散的檔案存放，如教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、人事處等部門均有各自的檔案存放，檔案管理體制的陳舊會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作難以落實(shí)規(guī)范化、科學(xué)化、統(tǒng)一化與標(biāo)準(zhǔn)化，且數(shù)據(jù)接口擴(kuò)展性差，不利于實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.檔案管理形式單一

信息化檔案管理建設(shè)與其形式、內(nèi)容有著密切聯(lián)系，但目前大多數(shù)中職學(xué)校的檔案管理結(jié)構(gòu)極為單一，缺乏個(gè)性化。比如，中職學(xué)校有著較大比重的文書檔案，但針對(duì)教學(xué)、科研以及畢業(yè)生狀況等方面的檔案占比較小，這種人事檔案結(jié)構(gòu)會(huì)導(dǎo)致檔案信息的開發(fā)利用范圍變得非常狹小，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息多樣化功能的需求與需要。“千人一面”是中職學(xué)校檔案管理的通病，檔案記錄通常只注意教職員工的政治面貌、成長(zhǎng)歷程與思想表現(xiàn)，很少有對(duì)個(gè)人道德、能力等方面的記錄，這種檔案管理形式缺乏個(gè)性化，不利于檔案管理信息化建設(shè)的深層次開發(fā)。

3.檔案管理開發(fā)滯后

中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)離不開檔案數(shù)字化，但目前大部分中職學(xué)校存在數(shù)字檔案資源少，開發(fā)利用率低的問(wèn)題。究其原因，是因?yàn)樵擃愔新殞W(xué)校依舊采取傳統(tǒng)的管理模式來(lái)運(yùn)行檔案管理，不僅利用層次低，而且開發(fā)力度明顯不足，只注重檔案的收集整理與歸檔備查，使得檔案管理所提供的信息利用服務(wù)方式難以滿足當(dāng)下需求。除此之外，檔案管理還普遍缺乏微機(jī)化管理，同時(shí)也缺少高效實(shí)用的信息化管理軟件，使得中職學(xué)校無(wú)法及時(shí)動(dòng)態(tài)地分析教職工的年齡分布、專業(yè)構(gòu)成與知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策與人事工作缺乏高質(zhì)量數(shù)據(jù)支持。

4.檔案管理重視不夠

中職學(xué)校對(duì)檔案管理的重視不夠主要體現(xiàn)在資金投入方面，大多數(shù)中職學(xué)校相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重老化，而且很多中職學(xué)校沒(méi)有專用的服務(wù)器，通常都是利用普通微機(jī)來(lái)代替。信息化檔案管理建設(shè)需要開發(fā)信息化軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，同時(shí)還需要進(jìn)行人員配置、軟硬件設(shè)備購(gòu)置等，而這些內(nèi)容都離不開資金的支持。除此之外，存儲(chǔ)設(shè)備的容量性、穩(wěn)定性、安全性以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的高速、穩(wěn)定都需要大量資金投入，而且電子產(chǎn)品生命周期較短，更新?lián)Q代速度較快，使得資金投入無(wú)法一勞永逸，需要連續(xù)不間斷的投入，再加上檔案管理工作不屬于一線工作，這也導(dǎo)致了學(xué)校對(duì)檔案管理信息建設(shè)缺乏足夠的重視，難以籌集資金。

5.檔案管理規(guī)范度低

統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化意識(shí)的缺乏是如今中職學(xué)校檔案管理普遍存在的問(wèn)題。認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是為了能夠在互聯(lián)網(wǎng)中共享檔案信息，使檔案資源能夠充分利用，而這種信息資源的共享，需要在各個(gè)檔案信息化系統(tǒng)之間建立起一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這種標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則的建立是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理的前提。但當(dāng)前的中職學(xué)校檔案管理規(guī)范度低，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺乏通用性與實(shí)用性，使得檔案管理信息化建設(shè)缺乏保障。

四、中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新途徑

1.完善檔案管理體制

中職學(xué)校檔案管理體制的完善與健全需要嚴(yán)格按照我國(guó)頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》來(lái)執(zhí)行。首先，中職學(xué)校需要對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行規(guī)范，除了要構(gòu)建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)還需要明確各個(gè)部門的相應(yīng)職責(zé)，將工作內(nèi)容落實(shí)到個(gè)人，并對(duì)工作中的矛盾與問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理。其次，需要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，有層次性、階段性的形成一個(gè)良好的檔案管理體制。比如，針對(duì)規(guī)模較小的學(xué)校，可以將人事檔案劃分為人事處或者檔案管理室，這樣能夠便于管理，并且能夠有效避免管理上的混亂;針對(duì)規(guī)模較大的學(xué)校，其檔案類別廣、數(shù)量多，短時(shí)間內(nèi)無(wú)法對(duì)其進(jìn)行改善，所以可以將重心傾向于工作流程的理順。最后，中職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)建立其人員制度、轉(zhuǎn)遞制度、保存制度、安全保密制度等，使得檔案管理體制能夠充分發(fā)揮其本身作用。

2.提高檔案管理價(jià)值

為了避免檔案出現(xiàn)“千人一面”，缺少個(gè)性特點(diǎn)的情況，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)盡可能的提高檔案管理價(jià)值，除了要能夠反映人員的個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)以及政治思想外，還需要能夠充分體現(xiàn)出專業(yè)特長(zhǎng)、興趣愛好、科研水平以及知識(shí)結(jié)構(gòu)等，重視人員的職業(yè)偏好與個(gè)性特征。檔案管理還需要定期的更新、鑒別檔案材料，促使檔案內(nèi)容不斷更新，有利于為學(xué)校人事工作、領(lǐng)導(dǎo)決策提供高價(jià)值的信息參考。除此之外，中職學(xué)校還需要實(shí)現(xiàn)檔案載體的多樣性，對(duì)于有意義的事件與活動(dòng)可以利用多媒體形式將其儲(chǔ)存，進(jìn)而更好落實(shí)檔案管理的個(gè)性化[。除此之外，檔案管理還需要具備高效性、科學(xué)性，保證操作行之有效、流程合理合規(guī)，同時(shí)還需要與質(zhì)量要求相契合，以此達(dá)到信息資料提取的便利性、提供的準(zhǔn)確性。管理人員還需要對(duì)檔案信息進(jìn)行不斷檢查與查漏，避免數(shù)據(jù)的缺失以及信息的漏洞，確保信息的最終匯總結(jié)果精準(zhǔn)無(wú)誤。

3.推進(jìn)檔案管理開發(fā)

在以往的人事檔案信息管理中，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔資料工作模式較為復(fù)雜且繁瑣，在進(jìn)行日常核實(shí)與查詢工作時(shí)，通常需要對(duì)大量文件資料進(jìn)行翻閱，導(dǎo)致工作效率低下。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起與普及，人事檔案信息管理則可以將智能化信息技術(shù)利用起來(lái)，通過(guò)掃描的方式將紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，以此來(lái)構(gòu)建現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)。管理人員在對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢、核實(shí)以及修改、增刪時(shí)，都能夠通過(guò)電子文檔進(jìn)行及時(shí)處理，不僅能夠大大降低工作難度，還能夠提高管理的效率與質(zhì)量。這種檔案信息現(xiàn)代化管理模式，在對(duì)檔案資料信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與匯總時(shí)，是能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重復(fù)勞動(dòng)和手工勞作，通過(guò)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)完成復(fù)雜工作，是能夠更好的滿足如今高校人事工資檔案信息管理的高效率、高質(zhì)量要求。現(xiàn)代化管理形勢(shì)在不斷變化，高校應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的轉(zhuǎn)變而做出改變，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化管理手段的不斷提升來(lái)實(shí)現(xiàn)高效作業(yè)。首先，中職學(xué)校可以構(gòu)建基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立過(guò)程中需要確保信息資料的真實(shí)性，一旦出現(xiàn)檔案與原始材料記載不一致的情況，就需要對(duì)其仔細(xì)審查。其次，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案的過(guò)程中，需要保障檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。最后，檔案資料內(nèi)容需要全面詳實(shí)且準(zhǔn)確。以此為前提對(duì)檔案管理進(jìn)行開發(fā)，建立起變異查找、比較、分析以及統(tǒng)計(jì)的檢索工具，而且在開發(fā)過(guò)程中，要確保該系統(tǒng)有著較為良好的人機(jī)交互界面，同時(shí)還需要保證用戶信息導(dǎo)入、導(dǎo)出的便捷快速。檔案管理信息化建設(shè)還需要實(shí)現(xiàn)資源共享，在確保員工利用資源便利性的情況下，對(duì)資源調(diào)用的規(guī)范性進(jìn)行明確，加強(qiáng)與相關(guān)學(xué)校、單位之間的信息交流與合作，實(shí)現(xiàn)檔案資源能夠面向全社會(huì)。同時(shí)，需要盡可能的消除資源共享所帶來(lái)的安全隱患，嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)外網(wǎng)的分離，定時(shí)備份數(shù)據(jù)，提高相關(guān)工作人員的信息安全意識(shí)與網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)。

4.加大管理資金投入

檔案管理信息化建設(shè)屬于資金密集型工程，其軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備都需要花費(fèi)大量資金，這就導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程成為了一個(gè)高投入過(guò)程，這種情況在前期尤為明顯。所以，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層需要充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并給予高度的重視，將檔案管理信息化建設(shè)所需要的資金投入納入到學(xué)校的財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，并盡可能的將其常態(tài)化、制度化以及專項(xiàng)化，只有這樣，才能夠?qū)鹘y(tǒng)的手工操作為主的工作現(xiàn)狀進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)而加快信息化檔案管理的整體進(jìn)程。

5.規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為了更好的提高檔案管理信息化總體水平，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，中職學(xué)校需要重視相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定與推行，同時(shí)需要研發(fā)有著統(tǒng)一規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的管理應(yīng)用軟件。首先，需要對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定、規(guī)劃、規(guī)范，通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)促使電子數(shù)據(jù)整理、使用、轉(zhuǎn)發(fā)、保存的有序化，從而減少重復(fù)建設(shè)、各自為政的情況。其次，需要對(duì)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范。比如，文件數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的壓縮，數(shù)據(jù)的交換、加密等。除此之外，還需要規(guī)范檔案管理工作規(guī)章制度，使其有章可循。

五、結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，檔案管理信息化建設(shè)的前提條件是規(guī)范化與創(chuàng)新發(fā)展，需要中職學(xué)校樹立正確的認(rèn)知，并不斷規(guī)范相關(guān)制度，創(chuàng)新管理內(nèi)容，通過(guò)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與完善的軟硬件設(shè)備來(lái)提高檔案管理信息化水平，從而更好地為學(xué)校科研、教學(xué)提高服務(wù)。

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（作者單位：菏澤市牡丹區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校）