淺談數字檔案資源與檔案信息化建設

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摘要：隨著信息技術以及網絡技術的飛速發展，人們對信息的需求量越來越大，為了滿足不同領域的人們對信息的渴求，檔案的數字化與信息化建設勢在必行。本文介紹了數字檔案資源的建設及其在檔案信息化建設中的重要意義，分析了檔案信息化建設在現階段信息化條件下的必然趨勢，提出在實現了數字化檔案資源后，如何更好地實現檔案信息化建設。

關鍵詞： 數字檔案資源；建設途徑；檔案信息化建設；管理措施

當今社會已經進入信息時代，數字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。更新原有的管理理念，充分認識和接受數字檔案資源，學習和運用高新技術，做好檔案信息化建設，創新管理方法，是檔案管理在信息化時代迫在眉睫的工作。

數字檔案資源與加強檔案信息化建設有何聯系？

數字檔案資源是檔案信息化建設的基礎和前提。這部分檔案資源與傳統檔案資源在本質上有許多不同點，但最大的不同就是內容數字化，即這種檔案資源必須用計算機二進制數字代碼來記錄和閱讀。面對這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個逐漸接納和全新的管理模式進行改造，在這個過程中需要的第一步就是數字檔案資源的建設問題。

1如何實現數字檔案資源建設

1.1數字檔案資源建設的途徑主要有兩種：

1.1.1 辦公自動化條件下形成的電子文件直接轉化而來的數字檔案資源。這部分數字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動化條件下形成的電子文件轉存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網絡上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數字檔案資源最直接的來源，也是數字檔案資源的主體和發展主流。到目前為止，我國對數字檔案資源的積累和收集在規模和效益上還遠遠不夠。當務之急是要做好以下兩方面工作：一是加強對基層部門有關數字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規章制度的規范和管理工作；二是對傳統檔案工作現狀進行適應數字資源的現代化改造工作。

1.1.2館藏檔案數字化后形成的數字檔案。這部分數字檔案資源是整個數字檔案資源的補充和豐富。它主要來源于對傳統檔案館中開放的且利用效率高的檔案進行數字化處理，其目的是使深藏在傳統檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統檔案工作向數字檔案工作進行過度和銜接的必經之路。

1.2數字檔案資源建設的技術環節

1.2.1 數據庫技術：數據庫技術是數字檔案信息保存和利用的重要技術。檔案資源是一種數量巨大、內容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入、保存，對各種數據庫進行資源有效組織。

1.2.2 數字化檔案接收：隨著OA辦公自動化的擴展與提高，接收本身就已是數字化產物的電子檔案，必須重點抓好這幾個環節的工作：密切關注電子文件的形成和積累，實行前端控制，研究其運作規律，提出質量要求；制定電子文件歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件能按要求及時歸檔；檔案館接收電子檔案要按統一的格式轉換數據，并與館藏檔案數字化工作融為一體。

1.2.3 數字檔案安全性的保障技術：

a不同安全級別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據檔案的保密和開放范圍，對數字檔案資源利用范圍的設置是非常重要的一項技術工作。這方面的技術主要是通過利用權限的設置和傳播環境的設置來實現。對不同密級的檔案分別采取在線利用和脫機利用；對不同的讀者，又可以利用不同的權限來控制對檔案資源的獲取。

b保障數字檔案信息的原始性技術：數字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對這一缺陷研究出一些改善措施來最大限度的保證檔案的原始性。這些技術措施主要有：加密技術、電子簽署技術、消息認證技術、身份驗證技術、防火墻技術、仿寫技術等。這些技術的使用在數字檔案設計和形成時就應該成為數字檔案內容不可或缺的一部分。

1.3數字檔案資源管理環節

數字檔案資源建設要堅持規范性原則，統一標準，統一規范，確保電子文件的歸檔，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計算機網絡保密意識，同時積極構建本部門信息系統主體，及其與外界關聯行為約束機制。凡涉密網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網。要準確把握紙質檔案與電子檔案的關系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。

2如何實現檔案信息化建設

檔案信息化與數字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內涵，檔案信息化建設是一項龐大的系統工程，它包含了檔案數字化、人員、法律、政策和標準等社會因素。可以說，檔案信息化是由檔案信息的數字化、檔案傳輸的網絡化和檔案管理的標準化、檔案系統的集成化、檔案人員的知識化構成的有機體系。有了數字化的檔案資源，檔案信息化的物質基礎和技術基礎也就有了保障。而處在當前迅猛發展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。

2.1加強檔案部門基礎設施建設

加強檔案管理現代基礎設施建設，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上與辦公自動化、互聯網等系統相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數據庫的建設。

2.2加強檔案信息的安全保障體系

加強對計算機檔案信息系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器上，實行物理隔離。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

2.3加強檔案信息化管理

檔案信息化管理要堅持以下幾項原則：

2.3.1規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館。不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規。

2.3.2安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有利的安全措施，充分保障檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們要采取：物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網絡安全管理策略等。

2.3.3效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當大的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力，分析用戶需求，考慮檔案的利用率。把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。

3數字化、信息化檔案資源建設需加強人才的培養

數字化、信息化檔案資源建設最根本的是高素質人才的培養。檔案人員的隊伍建設是實現檔案信息化建設的根本，決定著檔案數字化、信息化發展的速度和質量。檔案事業的發展與廣大檔案工作者的整體素質密切相關，較高思想覺悟和專業技能水平的檔案人員隊伍是做好檔案工作的保障。

檔案人員光掌握專業知識是不夠的。加強信息技術人才的培養工作，參加計算機技術、網絡技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓，積極開展多種形式的技術交流，建立起高科技人才為骨干的檔案隊伍，才能滿足檔案信息化建設的需要。

4 結束語

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛利用，不僅對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，更是對檔案工作也提出了新的挑戰。加強數字檔案資源，檔案信息化建設是檔案管理適應時代和社會發展的必然選擇，也是檔案管理現代化的客觀要求，更是提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，我們要立足現在，著眼未來，積極創造條件，充分利用先進技術與手段探索數字檔案資源和檔案信息化建設的新途徑、新方法。推進檔案資源信息化建設的進程，促進檔案事業持續、健康、快速的發展。只有這樣檔案事業才能適應社會和時代發展的需要，從而達到更好的目的。

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（作者單位：西安長峰機電研究所， 陜西 西安 710065）