淺談數(shù)字檔案資源與檔案信息化建設(shè)

孟婧媛?オ?

摘要：隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，為了滿足不同領(lǐng)域的人們對(duì)信息的渴求，檔案的數(shù)字化與信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文介紹了數(shù)字檔案資源的建設(shè)及其在檔案信息化建設(shè)中的重要意義，分析了檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)階段信息化條件下的必然趨勢(shì)，提出在實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案資源后，如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字檔案資源；建設(shè)途徑；檔案信息化建設(shè)；管理措施

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，數(shù)字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。更新原有的管理理念，充分認(rèn)識(shí)和接受數(shù)字檔案資源，學(xué)習(xí)和運(yùn)用高新技術(shù)，做好檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理方法，是檔案管理在信息化時(shí)代迫在眉睫的工作。

數(shù)字檔案資源與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有何聯(lián)系？

數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。這部分檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源在本質(zhì)上有許多不同點(diǎn)，但最大的不同就是內(nèi)容數(shù)字化，即這種檔案資源必須用計(jì)算機(jī)二進(jìn)制數(shù)字代碼來(lái)記錄和閱讀。面對(duì)這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個(gè)逐漸接納和全新的管理模式進(jìn)行改造，在這個(gè)過程中需要的第一步就是數(shù)字檔案資源的建設(shè)問題。

1如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設(shè)

1.1數(shù)字檔案資源建設(shè)的途徑主要有兩種：

1.1.1 辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)的數(shù)字檔案資源。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件轉(zhuǎn)存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網(wǎng)絡(luò)上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數(shù)字檔案資源最直接的來(lái)源，也是數(shù)字檔案資源的主體和發(fā)展主流。到目前為止，我國(guó)對(duì)數(shù)字檔案資源的積累和收集在規(guī)模和效益上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。當(dāng)務(wù)之急是要做好以下兩方面工作：一是加強(qiáng)對(duì)基層部門有關(guān)數(shù)字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規(guī)章制度的規(guī)范和管理工作；二是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行適應(yīng)數(shù)字資源的現(xiàn)代化改造工作。

1.1.2館藏檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源是整個(gè)數(shù)字檔案資源的補(bǔ)充和豐富。它主要來(lái)源于對(duì)傳統(tǒng)檔案館中開放的且利用效率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，其目的是使深藏在傳統(tǒng)檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案工作進(jìn)行過度和銜接的必經(jīng)之路。

1.2數(shù)字檔案資源建設(shè)的技術(shù)環(huán)節(jié)

1.2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)：數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是數(shù)字檔案信息保存和利用的重要技術(shù)。檔案資源是一種數(shù)量巨大、內(nèi)容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資源有效組織。

1.2.2 數(shù)字化檔案接收：隨著OA辦公自動(dòng)化的擴(kuò)展與提高，接收本身就已是數(shù)字化產(chǎn)物的電子檔案，必須重點(diǎn)抓好這幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作：密切關(guān)注電子文件的形成和積累，實(shí)行前端控制，研究其運(yùn)作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；制定電子文件歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的電子文件能按要求及時(shí)歸檔；檔案館接收電子檔案要按統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，并與館藏檔案數(shù)字化工作融為一體。

1.2.3 數(shù)字檔案安全性的保障技術(shù)：

a不同安全級(jí)別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據(jù)檔案的保密和開放范圍，對(duì)數(shù)字檔案資源利用范圍的設(shè)置是非常重要的一項(xiàng)技術(shù)工作。這方面的技術(shù)主要是通過利用權(quán)限的設(shè)置和傳播環(huán)境的設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)不同密級(jí)的檔案分別采取在線利用和脫機(jī)利用；對(duì)不同的讀者，又可以利用不同的權(quán)限來(lái)控制對(duì)檔案資源的獲取。

b保障數(shù)字檔案信息的原始性技術(shù)：數(shù)字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對(duì)這一缺陷研究出一些改善措施來(lái)最大限度的保證檔案的原始性。這些技術(shù)措施主要有：加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、消息認(rèn)證技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火墻技術(shù)、仿寫技術(shù)等。這些技術(shù)的使用在數(shù)字檔案設(shè)計(jì)和形成時(shí)就應(yīng)該成為數(shù)字檔案內(nèi)容不可或缺的一部分。

1.3數(shù)字檔案資源管理環(huán)節(jié)

數(shù)字檔案資源建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，確保電子文件的歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密意識(shí)，同時(shí)積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。要準(zhǔn)確把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。

2如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化與數(shù)字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內(nèi)涵，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它包含了檔案數(shù)字化、人員、法律、政策和標(biāo)準(zhǔn)等社會(huì)因素。可以說(shuō)，檔案信息化是由檔案信息的數(shù)字化、檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案系統(tǒng)的集成化、檔案人員的知識(shí)化構(gòu)成的有機(jī)體系。有了數(shù)字化的檔案資源，檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)也就有了保障。而處在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。

2.1加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

2.2加強(qiáng)檔案信息的安全保障體系

加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器上，實(shí)行物理隔離。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

2.3加強(qiáng)檔案信息化管理

檔案信息化管理要堅(jiān)持以下幾項(xiàng)原則：

2.3.1規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館。不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

2.3.2安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有利的安全措施，充分保障檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們要采取：物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

2.3.3效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力，分析用戶需求，考慮檔案的利用率。把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的效益。

3數(shù)字化、信息化檔案資源建設(shè)需加強(qiáng)人才的培養(yǎng)

數(shù)字化、信息化檔案資源建設(shè)最根本的是高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的根本，決定著檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展的速度和質(zhì)量。檔案事業(yè)的發(fā)展與廣大檔案工作者的整體素質(zhì)密切相關(guān)，較高思想覺悟和專業(yè)技能水平的檔案人員隊(duì)伍是做好檔案工作的保障。

檔案人員光掌握專業(yè)知識(shí)是不夠的。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，參加計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)，積極開展多種形式的技術(shù)交流，建立起高科技人才為骨干的檔案隊(duì)伍，才能滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛利用，不僅對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，更是對(duì)檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)數(shù)字檔案資源，檔案信息化建設(shè)是檔案管理適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，我們要立足現(xiàn)在，著眼未來(lái)，積極創(chuàng)造條件，充分利用先進(jìn)技術(shù)與手段探索數(shù)字檔案資源和檔案信息化建設(shè)的新途徑、新方法。推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速的發(fā)展。只有這樣檔案事業(yè)才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，從而達(dá)到更好的目的。

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（作者單位：西安長(zhǎng)峰機(jī)電研究所， 陜西 西安 710065）