網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理

摘要：5G技術(shù)大規(guī)模應(yīng)用在即，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，為創(chuàng)新高校檔案管理創(chuàng)造了良好的技術(shù)條件。同時(shí)，科學(xué)研究的社會(huì)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作模式，有對(duì)高校檔案管理提出了新要求。在需求與技術(shù)環(huán)境的雙重推動(dòng)下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動(dòng)高校檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行。本文簡(jiǎn)要梳理了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理的特點(diǎn)與原則，還探究了創(chuàng)新高校檔案管理的多項(xiàng)策略，旨在為高校在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案服務(wù)水平和效率提供參考和建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校;檔案管理

引言

雖然高校檔案管理早已進(jìn)入數(shù)字化管理模式之中，各種檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫程序?qū)映霾桓F。但是隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用和5G技術(shù)的逐步開展應(yīng)用，對(duì)高校檔案管理和高校檔案利用的方式提出了新的挑戰(zhàn)。各類高校檔案信息管理部門如何充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)資源，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案的有效同步，提高檔案利用效率，拓展檔案服務(wù)范圍，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，依然是值得檔案管理者不斷進(jìn)行探索。

1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理的特點(diǎn)

1.1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理的云端化特點(diǎn)

檔案管理包括檔案的整理、命名、分類、保存、加密、調(diào)取等等多個(gè)環(huán)節(jié)。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，其中的大部分操作可以以數(shù)字云形式操作。將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字云形式，有利于通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)作的方式完成整套的管理流程。此外，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字云處理，還有利于提高檔案加密的安全性。在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理可以利用網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算的強(qiáng)大能力和區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密認(rèn)證管理。云端化的目的是為了提供高效便捷的檔案服務(wù)，紙質(zhì)檔案材料與數(shù)字云材料要虛實(shí)配合，這樣才能充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)方便接入的特點(diǎn)，方便檔案使用者靈活使用。利用數(shù)字化檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行管理，需要充分利用數(shù)字云特點(diǎn)，有利于提高高校檔案管理服務(wù)的有效性、時(shí)效性和安全性。

1.2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理的分布式與集成化特點(diǎn)

在實(shí)際操作中，高校檔案自身就呈現(xiàn)著分散性的特征，各類檔案龐雜，內(nèi)容各異，差別巨大，而檔案管理又有著集中化管理的要求。面對(duì)分散于集中的矛盾，現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供了很好的解決方案。這就是利用網(wǎng)絡(luò)分布式技術(shù)，分散建立數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，各自收集檔案信息;再利用信息技術(shù)整合各個(gè)節(jié)點(diǎn)上傳數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行集成式管理。同時(shí)，在分散到集中的過程中，也有利于信息的標(biāo)準(zhǔn)化收集，避免數(shù)據(jù)材料間的重復(fù)收集帶來的人力財(cái)力浪費(fèi)和可能的重復(fù)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理的原則

2.1以滿足檔案管理需求為原則

檔案管理無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化，還是數(shù)字化管理，或者是現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)云端管理，這些都只是檔案管理的措施和手段。管理檔案的目的是為了方便使用，方便利用已有材料進(jìn)行信息情報(bào)研究。各項(xiàng)創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)服務(wù)于檔案管理自身的需求，以需求引導(dǎo)創(chuàng)新，以問題為導(dǎo)向開展。例如，新進(jìn)入學(xué)校的大學(xué)生需要報(bào)送入學(xué)信息，檔案部門可以利用手機(jī)小程序跨前一步，為學(xué)生推送鏈接，讓學(xué)生在入學(xué)前就在手機(jī)上方便的填報(bào)信息，這樣既有利于信息收集，又有利于第一時(shí)間掌握有效信息，便于學(xué)校決策。

2.2以教學(xué)和科研為中心的創(chuàng)新原則

科技服務(wù)于人。高校利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行升級(jí)改造，就是要突出高校檔案信息的輔助教學(xué)和科研的作用。利用新技術(shù)喚醒那些深藏于檔案室中的科研資料，為教師教學(xué)和科研提供指引與參考，給教師和學(xué)生在信息海洋中尋找與自身研究有關(guān)的內(nèi)容提供便捷高效的手段。檔案室中珍貴的校史材料，也需要利用新互聯(lián)網(wǎng)的多媒體技術(shù)創(chuàng)新呈現(xiàn)方式與學(xué)生見面，讓學(xué)生被新形式所吸引，將校史檔案變?yōu)閷W(xué)生思政教育的一份重要材料之一。檔案管理從教學(xué)和科研出發(fā)，為教師和學(xué)生服務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)思維，充分顯現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的大數(shù)據(jù)作用。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理的策略

3.1充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)豐富檔案服務(wù)手段

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的涌現(xiàn)，為創(chuàng)新高校檔案管理提供了眾多手段。

一是可以運(yùn)用H5網(wǎng)頁技術(shù)結(jié)合微信小程序，建立微信檔案館，積極改造現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫，使學(xué)生和教師隨時(shí)隨地使用手機(jī)就能方便查看檔案資料。同時(shí)，利用微信小程序便利電子數(shù)據(jù)采集和匯總整理，提高一手檔案資料的收集效率。

二是應(yīng)用云端大數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)處理能力，引進(jìn)外部計(jì)算資源擴(kuò)建“云端數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心”，促使高校檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)習(xí)數(shù)據(jù)信息資源庫的關(guān)鍵組成部分。例如，可以利用大數(shù)據(jù)方式對(duì)學(xué)生的各項(xiàng)學(xué)習(xí)成績，平時(shí)作業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，為學(xué)生提供學(xué)生學(xué)習(xí)能力分析，為學(xué)生提供學(xué)習(xí)建議。這樣既能擴(kuò)展學(xué)校數(shù)據(jù)處理能力，又能為檔案管理提供大數(shù)據(jù)背景下的新平臺(tái)，為檔案管理的下一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。

三是利用互聯(lián)在線課程工具，面向?qū)W校管理層，教師和學(xué)生設(shè)計(jì)不同的檔案信息使用技巧課程，提高學(xué)校內(nèi)的各類人群對(duì)檔案使用的了解，提高現(xiàn)有檔案的使用率，讓檔案充分發(fā)揮信息作用。

四是充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)即時(shí)通信工具，做好在線客服工作，及時(shí)回應(yīng)各類需求，做到有問必答，實(shí)時(shí)回應(yīng)。

3.2充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)檔案信息互聯(lián)共享

互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用將原本破碎的世界聯(lián)系成為一個(gè)整體，讓一個(gè)個(gè)信息孤島相互溝通。高校檔案管理應(yīng)當(dāng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)的這一特點(diǎn)，推進(jìn)校內(nèi)各項(xiàng)信息的互聯(lián)共享，共融共通。創(chuàng)新檔案管理模式可以從突破檔案管理、圖書整理、情報(bào)收集不同職責(zé)部門的界限與壁壘著手，嘗試建立統(tǒng)一大數(shù)據(jù)中心。當(dāng)然這一目標(biāo)不是一蹴而就的，需要檔案管理人員付出辛苦的努力。例如，溝通學(xué)校下屬的各個(gè)院系，為各個(gè)院系制定既能符合他們各自要求的規(guī)范檔案格式，又能全校相對(duì)統(tǒng)一檔案規(guī)范，促使檔案數(shù)據(jù)庫在建立之初就具體共用共通的基礎(chǔ)。又例如，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)證的作用，對(duì)不同部門的不同檔案材料應(yīng)用相同標(biāo)準(zhǔn)保密規(guī)范，讓科研材料在保密的基礎(chǔ)上發(fā)揮最大的功效，盡可能地讓相關(guān)人士接觸了解，為加快創(chuàng)新提供便利。

3.3充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)信息服務(wù)社會(huì)化

隨著我國對(duì)科研投入的不斷增加，科學(xué)研究早已不是過去單槍匹馬的單人突破的狀態(tài)，科學(xué)研究越來越需要社會(huì)化的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。社會(huì)化協(xié)作就離不開信息服務(wù)的社會(huì)化。過去簡(jiǎn)單的檔案信息服務(wù)已經(jīng)被檔案、文件、數(shù)據(jù)、情報(bào)等綜合數(shù)字信息服務(wù)所取代。同時(shí)，檔案服務(wù)對(duì)象的外延也在不斷地變化，從校內(nèi)地教師與學(xué)生拓展達(dá)到與合作交流共建的社會(huì)化團(tuán)體。創(chuàng)新高校檔案管理，需要注重培養(yǎng)檔案管理人員的社會(huì)化互聯(lián)網(wǎng)思維模式，不能簡(jiǎn)單拘泥自身掌握的信息，更要利用新技術(shù)更多與社會(huì)組織交流協(xié)作，促進(jìn)擴(kuò)大大學(xué)創(chuàng)新能力的輻射帶動(dòng)作用。

結(jié)束語：總之，依托新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新高校檔案管理，是在5G技術(shù)大規(guī)模應(yīng)用和工業(yè)4.0時(shí)代來臨的大背景下的一種必然選擇。數(shù)字檔案云端化處理使得檔案的管理與使用更具使用性和便捷性。利用互聯(lián)網(wǎng)思維，以為問題為導(dǎo)向，充分滿足社會(huì)化需要，也將推動(dòng)高校檔案管理人才的進(jìn)一步成長，讓更多具有數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才或?qū)I(yè)企業(yè)進(jìn)入到檔案管理領(lǐng)域，促進(jìn)高校檔案管理和信息服務(wù)現(xiàn)代化發(fā)展。只有堅(jiān)持高校檔案創(chuàng)新，才能使得檔案信息服務(wù)為高校創(chuàng)新助力。

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作者簡(jiǎn)介：熊小慧（1987年11月21日），女，湖南益陽人，漢族，本科，初級(jí)，研究方向：檔案。