探析人才機構檔案搬遷中應注意的事項

文/江婷婷

為了保證檔案工作的長期性和穩定性，促進檔案事業的發展，原始檔案庫房等硬件設施進行改造升級或重建成為首要之舉。這一過程中不可避免涉及對庫存檔案的搬遷，本文針對在搬遷過程中可能遇到的各種問題進行分析、討論，并提出解決建議。

一、人才管理機構存放檔案的類型

人才管理機構的存放規模既沒有檔案館范圍廣、門類多，也不同于單位檔案室單純的文書材料管理，具體來說人才管理機構就是保管各類流動人員的檔案。在人社部〔2014〕90號文《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》中，對流動人員的范圍給出了明確的規定。具體包括：非公有制企業和社會組織聘用人員；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業單位工作人員；與企事業單位解除或終止勞動（聘用）關系人員；未就業的高校畢業生及中專畢業生；自費出國留學及其他因私出國（境）人員；國外企業常駐代表機構的中方雇員；自由職業或靈活就業人員；其他實行社會管理人員。只有符合以上范圍內的檔案，方由人才管理機構保管。

二、檔案搬遷原因

（一）檔案數量遞增

近年來，隨著高校擴招以及成人教育的普及，每年高校和成人教育畢業生總量呈逐年遞增趨勢，轉入人才管理機構保存的檔案數量也隨之增長。加之事業單位體制改革，機構重組，企業兼并收購等因素，每年由這些單位轉入人才管理機構的成建制檔案也逐漸增多。為滿足檔案工作的需要，只有規劃新庫房，或對原有舊庫房進行改造，增加或擴充庫房的面積[1]。

（二）順應智能庫房發展趨勢

建設現代化的智能庫房，是信息社會發展的趨勢。2014年印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確提出：“各地區各部門和單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。”由此可見，現代化智能庫房的建設也是檔案信息化建設的一部分，是檔案信息化發展的必然要求，是順應時代發展的必然選擇。

三、檔案搬遷的前期準備

（一）庫房盤點

搬遷之前，要先對全部庫存檔案進行全面系統，認真仔細盤點。由于人才管理機構每天都有各類檔案往來，接收、轉出，流動頻繁，所以檔案的數量每天都在發生變化。首先，需要清點檔案數量，核對電腦數據，對每本缺失的檔案一一核對，逐一尋找出處，對外對檔案做好備注，登記造冊。必須借檔案的搬遷摸清家底，完善檔案臺賬，做到數據無偏差。其次，及時檢查檔案質量，修復破損檔案。

（二）檔案分類

根據分類情況統籌規劃新庫房的存放空間，做到按區分類存放。同時，提前做好新庫房索引的編制，做好密集架定位工作（密集架以列為單位，從外至里，從上到下流水編碼）。

（三）合理規范安排對外工作

由于人才管理機構檔案管理的特殊性，它作為社會公眾提供公共服務的一部分，在搬遷期間仍需保證檔案的查閱利用服務正常開展，不得停滯。需要對人員進行合理調配，工作進行科學安排。人員上除了已調選的搬遷人員，其余各個崗位均正常開展工作。同時建議可在搬遷期間暫停實體檔案的對外利用服務，轉為數字檔案的使用。在已完成檔案數字化的基礎上，加大對數字檔案的檢索、查詢等利用，提供對外服務。同時考慮檔案搬遷的動態過程，可采取網絡服務的形式，強化一點存檔，多點服務，實現搬遷期間檔案數據的共享[2]。在強調保證優質服務的大前提下，盡可能在最短時間內完成大量檔案的搬遷。檔案搬遷對人才管理機構的檔案管理部門和檔案管理人員提出了更高挑戰。

（四）準備搬遷材料

一是定制搬遷專用紙箱。定制紙箱的規格要與現有檔案柜架相一致，同時盡可能多預算紙箱的數量，避免在搬遷過程中，由于頻繁使用紙箱、檔案數量大等原因造成紙箱變形、損壞，不可避免加快紙箱老化，影響使用。二是備好膠帶紙、紙箱標簽貼、裁紙刀、記號筆。

（五）培訓檔案搬遷工作人員

選擇檔案搬遷外包公司，對中標的搬運公司，嚴明要點，再次強調操作過程中的檔案安全，特別是搬移和運輸過程中嚴禁煙火。由于搬遷檔案工作本身就是一項較為繁瑣的體力性質的工作，所以選擇搬遷外包公司進行檔案的搬遷工作是最好的方法，但是需要注意的是，搬遷外包公司內的員工，對搬遷檔案的專業知識相對較為匱乏，不熟悉搬遷的基本注意事項與流程，非常容易出現檔案的缺失與混亂。所以對搬遷的工作人員采取必要的崗前培訓是相當關鍵的。檔案管理機構可以指定搬遷隊，將搬遷人員劃分為各個小組，安排專業檔案人員對參與檔案搬遷的人員進行培訓。主要培訓的內容就是對檔案的清點、出庫、搬遷、裝車、卸車以及上架等各項工作事宜進行講解，形成一套相對較為完善的工作體系。能夠確保在搬遷過程中相關指令以及回饋，都能夠在第一時間內傳達到每個檔案搬遷工作人員的工作進展，并且要求工作人員都能夠嚴格地落實各項要求。

（六）挑選搬遷車輛

搬遷所用的貨車最好是封閉式貨車，最起碼也要具有雨布遮擋的貨車，不要選擇無遮擋，開放式貨車。同時安排好備用機動車輛，臨時處理突發狀況。

（七）詳細制定的搬遷方案

具體方案可參照如下：

1.提前關注天氣變化，確定搬遷時間。

2.提前溝通新庫房所聘物業，做好檔案搬遷期間車輛和人員的出入協調。

3.確定參與人員，嚴肅工作紀律。檔案搬遷分組進行，并根據實際情況分為出庫組、入庫組、押運組三個組別，明確人員分工，告知注意事項。關于每組人員的設置，出庫組和入庫組原則上每小組5 人，兩兩一組，主要是搬遷公司人員，分別負責對新、舊庫房檔案的上架、下架及打包工作。同時在新、舊兩邊庫房各安排一名專業的檔案工作人員，填寫專門的搬遷檔案工作表，從而對檔案搬遷的進度進行全方位的監督與控制，保障檔案沒有遺漏和損壞的狀況出現。押運組每小組4 人，負責檔案的裝車，卸車和押運。

4.搬遷期間庫房的操作。舊庫房檔案下架時，先將檔案按流水號一柜對一箱的原則裝箱編號，并在外箱上注明標號，搬至新庫房后，按照箱子序號，順序上架，保證檔案資料萬無一失。

5.充分預估到檔案搬遷給檔案保存帶來的影響。如遺失的風險，損壞的風險，提出相應措施。

四、檔案入庫上架

1.盡量做到檔案“下架——搬運——上架”同步進行，保證檔案在最短時間內得到使用。在檔案入庫的環節中必須要求工作人員按照規定的搬遷流程開展工作，保障各個環節都能夠精準無誤。這是檔案入庫上架有序管理的關鍵。在檔案入庫上架之后，必須要認真地核對檔案內容。檔案管理工作人員需要按照之前清點的檔案名冊進行清點，對標記的檔案箱中的流水號，逐步地進行核對與排查，再根據實際核對的狀況，將檔案箱擺放在規定的標記上。與此同時，還需要編制檔案存放的位置表，從而有利于日后的檔案管理與查找工作。

2.相關的工作人員必須要科學合理地對檔案庫房上架的空間進行分布。主要包含兩個層面：對已有檔案開展合理的布局，按照檔案的類型進行分類，對原有的檔案采取有條不紊的上架處理；檔案管理工作人員還必須要分析測量檔案架實際長度以及空間容量，合理充分地對檔案庫房，對檔案架，對剩余的空間具有的承載量進行評估，進行合理的規劃，對庫房的存儲區域進行科學合理的劃分，預留出特定的位置與空間，將未來的檔案空間預留出來。千萬不能因為圖這一時的便捷，把檔案與檔案之間的聯系切斷，要為以后的檔案管理工作，有序地開展打下夯實的基礎。所以，要求檔案管理工作人員必須要熟悉已有的檔案情況、具體狀況，站在宏觀的角度上對檔案需要的空間進行掌控。

3.重新規劃檔案柜架上的標識。眾所周知，新、舊檔案庫的功能與面積上都存在著較大的差異，新的檔案庫中已有的各類檔案都必須要進行重新的排列組合。這就要求對已搬入新庫房并上架好的檔案，安排檔案專業相關工作人員及時梳理檔案架，流水清點檔案，熟悉檔案位置。同時對已梳理完畢的檔案及時登記號段，制作并粘貼架簽，從而較好地保障日后庫房工作人員對檔案查找能夠精準迅速，保證檔案盡快投入使用[3]。

4.在檔案上架之后，需要對檔案進行合理的調整。檔案在搬運的過程中，或多或少都會出現問題與麻煩。比如，由于檔案搬遷的打包環節出現問題，對檔案的捆扎不夠結實，搬運工作人員在對檔案進行搬運的過程中，沒有嚴格按照規定開展工作，并沒有做到輕拿輕放，從而導致有的檔案包出現散架的狀況[4]。相應的檔案不能夠與批量檔案同時正常上架，不能第一時間精準找到與之匹配的檔案架，導致其暫時成為沒有“身份”的檔案。因此，要求檔案管理人員必須要對這類的零散檔案進行嚴格的管理。待全部檔案上架之后，檔案管理人員必須要對這些檔案進行逐一的核對，根據已生成的檔案架簽對相應號段的檔案進行上架，保證所有檔案都能順利上架使用。

五、結語

檔案搬遷工作時間緊、任務重，但是我們可以利用檔案的搬遷這一契機，排查檔案情況，完善相關臺賬。人才機構檔案搬遷主要由分析搬遷原因、準備工作及檔案上架三部分組成，通過檔案搬遷工作提升檔案工作人員的工作態度和責任意識，全面提高整體檔案管理工作的水平。檔案的搬遷，是一項全局性、系統性工作，除了要強調抽調人員的紀律和責任，更需要各方面的通力協作，才能確保檔案搬遷有條不紊，順利完成。