關(guān)于干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與運(yùn)用的設(shè)想

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市干部人事檔案中心 章潤潤 劉燕斌

在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著政治、經(jīng)濟(jì)體制的改革和用人制度的不斷完善，干部人事檔案工作面臨著新的形勢和任務(wù)，既有現(xiàn)實(shí)困難，又有發(fā)展機(jī)遇。因此，如何在新的歷史條件下正確分析和認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的價(jià)值和存在的問題，抓住發(fā)展機(jī)遇，完善工作體系，探索管理方法以適應(yīng)新時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，充分發(fā)揮干部人事檔案工作的作用，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在干部人事檔案工作者面前的重要課題。2018年11月28日，中共中央辦公廳重新修訂印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性黨內(nèi)法規(guī)，對(duì)干部人事檔案工作進(jìn)行了全面規(guī)范和系統(tǒng)完善，《條例》的出臺(tái)和施行符合新時(shí)代干部人事檔案管理的根本要求，是全面從嚴(yán)治黨的應(yīng)有之義，也是各級(jí)干部人事檔案工作人員應(yīng)該遵循的法規(guī)和不斷開拓創(chuàng)新的根本依據(jù)。

《條例》注重干部人事檔案的效用發(fā)揮，豐富完善干部人事檔案內(nèi)容，增加檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)要求，從而為全面歷史辯證地評(píng)價(jià)干部提供翔實(shí)的檔案信息。我們有理由相信，檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展，必將為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等各項(xiàng)組織工作提供安全、精準(zhǔn)、高效的服務(wù)。干部人事檔案信息化建設(shè)離不開干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，干部人事檔案數(shù)據(jù)庫是干部人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵和核心內(nèi)容，因此對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)顯得格外重要和緊迫。

一、背景意義

近期黨內(nèi)多項(xiàng)法規(guī)的修訂印發(fā)，特別是在組織建設(shè)、干部工作、人才服務(wù)等方面出臺(tái)了一系列與干部人事檔案工作密切相關(guān)的具體法規(guī)，充分表明干部人事檔案工作在逐步邁向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的同時(shí)，服務(wù)黨的建設(shè)各項(xiàng)工作的重要性。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)在各領(lǐng)域各行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。筆者認(rèn)為，將大數(shù)據(jù)和干部人事檔案管理有機(jī)結(jié)合，是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期干部人事檔案工作的必然發(fā)展趨勢。具體到實(shí)際，現(xiàn)階段一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)程度還不高：一是停留在由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案上，即通過對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描，形成相應(yīng)的電子圖片，將形成的電子圖片經(jīng)過一定的技術(shù)處理和編輯排序等操作，保存在計(jì)算機(jī)、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中，并與檔案管理軟件進(jìn)行整合，從而形成數(shù)字檔案。在實(shí)際工作中，對(duì)數(shù)字檔案的利用也僅僅是調(diào)取紙質(zhì)檔案的掃描圖片和個(gè)人基本信息，其價(jià)值也是以永久保存?zhèn)浞莼蜃鳛榧堎|(zhì)檔案的佐證材料為主。二是個(gè)人檔案的數(shù)據(jù)主要來源于組織系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的組織、干部、人才等業(yè)務(wù)部門，由于各部門工作重點(diǎn)不同，對(duì)個(gè)人信息等數(shù)據(jù)的收集各有側(cè)重，從而造成各部門間數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，這些數(shù)據(jù)有時(shí)可能會(huì)與實(shí)體檔案、個(gè)人真實(shí)情況存在不符或有偏差。隨著各項(xiàng)工作逐步向前推進(jìn)，一個(gè)部門的數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，其他部門有時(shí)不能第一時(shí)間掌握，很有可能會(huì)出現(xiàn)“忙時(shí)用、用時(shí)問、閑時(shí)忘”的現(xiàn)象，檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)用價(jià)值發(fā)揮不明顯。三是專業(yè)化人才儲(chǔ)備不足，數(shù)據(jù)庫建設(shè)管理專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員知識(shí)單一，從事檔案工作的人員接觸的以紙質(zhì)檔案居多，對(duì)于了解掌握檔案信息化建設(shè)知識(shí)技能有限，特別在信息化建設(shè)思路、理論知識(shí)儲(chǔ)備、檔案工作視野等方面存在局限性。總體上看，當(dāng)前檔案工作由數(shù)字化向信息化轉(zhuǎn)變?nèi)沃氐肋h(yuǎn)。

提升檔案信息化建設(shè)程度，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)庫的利用價(jià)值，是檔案工作同仁們值得深思、探索的一個(gè)永恒課題。理想狀態(tài)下的數(shù)據(jù)庫不僅能夠反映個(gè)人的德、能、勤、績、廉等方面情況，還可以橫向關(guān)聯(lián)，形成以個(gè)人為中心、以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，輻射與之相關(guān)的社會(huì)歷史事件，從而體現(xiàn)其在當(dāng)時(shí)事件中發(fā)揮的作用和貢獻(xiàn)的數(shù)據(jù)網(wǎng)，為服務(wù)組織、干部、人才等各項(xiàng)工作提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，為教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理干部和評(píng)鑒人才提供重要數(shù)據(jù)支撐。因此，檔案信息化的建設(shè)發(fā)展，可積極推進(jìn)檔案管理和組織工作適應(yīng)新時(shí)代，邁向新臺(tái)階，走在最前沿。

二、建庫用庫設(shè)想

基于當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理發(fā)展趨勢和組織工作實(shí)際，我們?cè)O(shè)想由檔案管理部門牽頭，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行管理和維護(hù)。通過前期制作和各部門支持配合，建成后的數(shù)據(jù)庫可為所需部門提供準(zhǔn)確可靠、更新及時(shí)的數(shù)據(jù)，同時(shí)也能提供便捷高效、擁有智能化處理能力的管理系統(tǒng)，為新時(shí)代組織工作提供堅(jiān)實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支援。

（一）數(shù)據(jù)庫的建立。干部人事檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)想初步分為個(gè)人數(shù)據(jù)庫和公共數(shù)據(jù)庫兩個(gè)模塊。建立的個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，能夠反映干部個(gè)人政治素質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況，這些數(shù)據(jù)來源于紙質(zhì)檔案，保證數(shù)據(jù)既真實(shí)可靠又可追溯，由這些數(shù)據(jù)形成個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。公共數(shù)據(jù)是反映突發(fā)事件、群體性事件、急難險(xiǎn)重任務(wù)等情況，數(shù)據(jù)來源于各大主流媒體和相關(guān)文件材料，形成以文字、圖像、影像等資料為主的公共數(shù)據(jù)庫。我們?cè)O(shè)想的公共數(shù)據(jù)庫是作為個(gè)人數(shù)據(jù)庫的重要補(bǔ)充，能夠全面、直觀、形象地展示與個(gè)人相關(guān)的重大事件，從而分析個(gè)人在此類事件中的實(shí)際表現(xiàn)，全面展示個(gè)人的政治立場、應(yīng)急處突、思維決策等方面工作能力。比如舉全國之力應(yīng)對(duì)新冠疫情防控工作，通過建立重大事件數(shù)據(jù)庫，結(jié)合個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，全面準(zhǔn)確分析，形成科學(xué)的數(shù)據(jù)參數(shù)，為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才提供重要基礎(chǔ)信息，充分展示以上公共數(shù)據(jù)的重要性。

（二）數(shù)據(jù)庫的管理維護(hù)。數(shù)據(jù)的安全準(zhǔn)確、及時(shí)有效是保證教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部，和評(píng)鑒人才等各項(xiàng)工作有機(jī)銜接、步調(diào)一致的重要基礎(chǔ)，因此，對(duì)數(shù)據(jù)庫的管理和維護(hù)尤為重要。為確保數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性、安全性，我們?cè)O(shè)想建立的數(shù)據(jù)庫應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，當(dāng)干部個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)將涉及個(gè)人變更的信息資料，通過數(shù)據(jù)庫專網(wǎng)及時(shí)傳送到檔案管理部門，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行數(shù)據(jù)庫更新維護(hù)，確保數(shù)據(jù)更新及時(shí)，信息安全準(zhǔn)確。

（三）數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用。本設(shè)想只討論在組織系統(tǒng)內(nèi)的運(yùn)用。具體分為以下幾個(gè)方面：一是提供數(shù)據(jù)參考。根據(jù)各科室部門工作需要，可提供不同內(nèi)容的數(shù)據(jù)包，這個(gè)數(shù)據(jù)包能高效準(zhǔn)確服務(wù)于各科室部門。二是在實(shí)際工作中的運(yùn)用。通過運(yùn)用數(shù)據(jù)管理，使干部的管理、使用、考核、監(jiān)督等工作更加客觀、科學(xué)、量化。隨時(shí)收集干部日常工作、廉潔自律、參加重大任務(wù)（涵蓋公共事件數(shù)據(jù)庫展示影像資料）、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等情況，做到數(shù)據(jù)齊全完整。在人員選拔任用時(shí)，結(jié)合各單位選人用人實(shí)際，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)智能化分析得出結(jié)論，提供參考。比如，在黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任用時(shí)，根據(jù)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》中第五十五條規(guī)定的：“黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任職回避制度。任職回避的親屬關(guān)系為：夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親以及近姻親關(guān)系。有上列親屬關(guān)系的，不得在同一機(jī)關(guān)擔(dān)任雙方直接隸屬于同一領(lǐng)導(dǎo)人員的職務(wù)或者有直接上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的職務(wù)，也不得在其中一方擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的機(jī)關(guān)從事組織(人事)、紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)工作?！蓖ㄟ^大數(shù)據(jù)分析，直觀顯示是否符合任職回避規(guī)定。在人員考核評(píng)比時(shí)，通過大數(shù)據(jù)分析，對(duì)干部的工作實(shí)績、參加重大任務(wù)、日常表現(xiàn)等進(jìn)行分析，按照一定的賦分規(guī)則，得出客觀分，然后通過民主測評(píng)、個(gè)人談話等情況得出主觀分，依據(jù)兩者比重，得出最終分值，將考核結(jié)果進(jìn)行量化。

（四）運(yùn)用數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢。當(dāng)前，對(duì)干部的考察分析，主要是通過查閱紙質(zhì)檔案進(jìn)行分析，效率低，不利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，很容易造成信息泄漏，而數(shù)據(jù)庫集合了個(gè)人數(shù)據(jù)、公共數(shù)據(jù)兩大模塊，形成了一個(gè)大數(shù)據(jù)網(wǎng)，將個(gè)人工作經(jīng)歷與參與經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。結(jié)合干部管理使用相關(guān)規(guī)定，能夠提取相應(yīng)信息，這些信息主要包括個(gè)人事項(xiàng)、社會(huì)關(guān)系、特長與不足、主要成績等方面。通過信息比對(duì)，從而準(zhǔn)確、高效、安全地分析哪些干部符合任職要求，或者根據(jù)職務(wù)列出適合人選，從而達(dá)到為干部使用管理提供重要參考依據(jù)之目的。

三、工作設(shè)想

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流。經(jīng)過近幾年的工作發(fā)現(xiàn)，一些地區(qū)儲(chǔ)備人事檔案專業(yè)知識(shí)的途徑主要依靠以工代學(xué)，專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)途徑單一，地區(qū)與地區(qū)、部門與部門、地區(qū)與部門之間相互交流學(xué)習(xí)較少，而且僅限于紙質(zhì)檔案的管理與應(yīng)用，從事人事檔案管理人員的專業(yè)技能與信息化發(fā)展明顯加快的步伐相差甚遠(yuǎn)。我們?cè)O(shè)想，若條件允許，可由檔案主管部門組織相關(guān)人員赴檔案信息化建設(shè)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)參觀學(xué)習(xí)交流，切實(shí)增強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備，拓寬工作思路，促進(jìn)干部人事檔案穩(wěn)步提升。充分利用干部教育資源，聘請(qǐng)高校信息化方面專業(yè)教師授課，讓專業(yè)干部掌握信息化技術(shù)，提升專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)新時(shí)代信息化發(fā)展需要。

（二）進(jìn)一步論證完善方案。鑒于我們工作經(jīng)驗(yàn)還不夠豐富，知識(shí)儲(chǔ)備不全面，專業(yè)技能還需加強(qiáng)，提出此方案設(shè)想可能會(huì)存在認(rèn)可度不高、方案涉及面窄、推行難度大等問題。下一步還需結(jié)合工作實(shí)際，繼續(xù)深入調(diào)查研究，廣泛吸取意見建議，充分進(jìn)行論證，完善改進(jìn)工作方案。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)溝通互聯(lián)。在以個(gè)人基本信息為基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)庫的同時(shí)，還需對(duì)組織部門各業(yè)務(wù)科室數(shù)據(jù)庫格式進(jìn)行統(tǒng)一關(guān)聯(lián)，理想狀態(tài)下做到行業(yè)內(nèi)所有數(shù)據(jù)類型一致，文件格式一致，審核標(biāo)準(zhǔn)一致，工作流程一致，確保收集的數(shù)據(jù)更加全面、客觀、準(zhǔn)確、有效。只有這樣，才能更好發(fā)揮數(shù)據(jù)庫作用，便于數(shù)據(jù)的運(yùn)用。

（四）進(jìn)一步完善各項(xiàng)制度。據(jù)悉，目前數(shù)據(jù)的更新主要依靠數(shù)據(jù)管理部門主動(dòng)上門收集，有時(shí)存在數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，數(shù)據(jù)管理難度大等問題，數(shù)據(jù)管理部門的作用發(fā)揮不明顯。我們想的是，下一步應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路，建立健全由被動(dòng)收集向主動(dòng)獲取轉(zhuǎn)變的相關(guān)制度，由組織系統(tǒng)業(yè)務(wù)部門將變更數(shù)據(jù)及時(shí)傳輸?shù)綑n案管理部門，保證數(shù)據(jù)庫更新及時(shí)，準(zhǔn)確可靠，高效發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫管理部門的職能職責(zé)。