國有企業人事檔案管理的現狀問題和對策研究

文/莫雪雅

檔案文本匯集了國有企業人員的重要信息，企業人事檔案能夠反映員工的基本信息和性格特點，通過分析檔案情況可以了解員工的工作能力狀況，還可以記錄個人的成長經歷以及相應的社會關系等基本內容。同時，國有企業人事檔案與企業員工的職位晉升、職稱評審等重要內容有關，因此，對人事檔案進行科學合理的管理是促進國有企業人才隊伍建設的基本要求。

一、國有企業人事檔案管理現狀

在信息多元化的時代背景下，西方先進國家提出了人事檔案管理模式。隨著我國改革開放的深入，社會經濟地位逐步提升，我國國有企業引入了檔案管理這一概念[1]。人事檔案管理信息作為企業的重要信息資源，它對國有企業的發展有著重要的影響，國有企業人事檔案可以為企業人事調度提供直接、有效的信息，可以使公司有秩序地進行資源調動，有利于企業及員工的良好發展，不僅在一定程度上提高了國有企業的辦事效率，還加強了企業與員工之間的有效交流。

（一）國有企業人事檔案的相關政策法規

當前，我國國有企業的人事檔案共分為兩種類型，分別為干部檔案和工人檔案。兩者共同遵循《檔案法》、《勞動合同法》以及《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等相關政策法規。在實際應用中，我國國有企業需根據上述法規制定相應的規章制度。

（二）國有企業人事檔案管理制度體系的主要內容

人事檔案管理內容主要包括企業檔案管理體制、檔案信息歸檔與保管以及檔案的接收與發送，不同環節要遵循其對應管理條例的指導與規定。對于企業職工檔案實行分級管理模式，而干部檔案采用集中統一與分級管理相結合的模式，參照國有企業人事管理條例進行歸檔，保證其完整性。在轉入或轉出檔案時，按規定流程審核確定，實現檔案的傳遞。

二、國有企業人事檔案管理存在的問題

（一）管理工作重視程度低

由于多種原因，我國對國有企業人事檔案管理還缺乏重視，認為人事檔案管理與國有企業的經濟效益無直接關聯。在人事檔案管理中，大幅度地縮減人事檔案管理工作資金的投入，削弱管理人員的權力，員工學習和進修的機會較少。同時，當前部分國有企業采用粗放型模式進行人事檔案管理，導致國有企業人事檔案在進行資料收集、審核、保存過程中存在信息缺失的問題。

（二）管理不夠規范、收集的資料內容不全面

規范管理過程是國有企業人事檔案管理的基礎要求。當前，我國國有企業在人事檔案管理中仍然沒有規范的管理模式，部分地方國有企業出現了收集、分類和裝訂無序的現象。國有企業沒有制定詳盡的管理制度，導致人事檔案管理部門不清楚如何收集信息，操作順序混亂，造成檔案管理工作人員在實際操作過程中出現收集資料內容不完整或信息不真實的狀況。造成上述問題的主要原因是國有企業檔案管理工作存在形式主義，檔案管理人員在填寫相關員工信息時，沒有嚴格按照實際情況填寫，檔案無法正確反映員工的工作面貌及個人素質。

（三）存檔技術及方式落后

由于國有企業沒有利用先進的技術，造成檔案管理處于停滯狀態，進而導致人事檔案的利用價值低，不能真實的反映企業員工的真實信息，制約國有企業的進步和企業效益的提升。

我國部分國有企業人事檔案的管理方式還處于初始階段，一部分國有企業的領導對人事檔案管理工作不夠重視和投入，運用傳統的人事操作模式，導致我國國有企業人事檔案管理的信息化程度較低[2]。一般國有企業的人事檔案管理采用紙質的形式進行保存，耗時耗力，還容易出現人為錯誤。隨著我國計算機網絡技術不斷進步與發展，我國已經進入了信息化時代，各大企業從經營到管理都朝著信息化的方向發展。利用信息化技術對人事檔案進行管理可以做到規范化，減少人工操作的誤差，提升國有企業人事檔案管理工作的效率，減少企業的開支，促進國有企業檔案工作的信息化和快速化。

三、加強國有企業人事檔案管理的措施

（一）重視人事檔案管理工作

若要促進國有企業的整體發展，必須做好國有企業人事檔案管理工作。首先，國有企業需要重視人事檔案管理工作，加大人事檔案管理強度，轉變傳統的管理方式。國有企業的領導需要認識到人事檔案管理工作的意義，及其對企業發展的價值和重要性，并樹立正確的檔案管理意識。其次，國有企業的領導者需要加強對員工的人事檔案管理培訓工作，保證檔案管理人員在管理過程中認真填寫資料信息，嚴格做好員工入職工作，按照真實情況填寫檔案信息。

（二）企業加大對人事檔案人力財力投入，對人事檔案分類管理

國有企業要認識到目前人事檔案管理存在的問題，并在一定程度上增加對人事檔案管理的投入。首先，加大對檔案管理人員的投入，加大培訓力度，引進高素質、高能力的檔案管理專業人才，提升人事檔案管理的質量和水平；其次，加大對其硬件和軟件設施的投入，保證檔案管理工作人員可以結合現代化信息技術，利用先進的計算機技術對人事檔案工作進行信息存儲和查找，實現動態化管理，以此來方便人事檔案的利用，提升檔案查找的工作效率。

（三）結合信息化技術管理檔案，注重安全性

國有企業人事檔案管理工作需要跟上信息化時代的腳步，利用信息化技術對人事檔案工作進行管理。在傳統檔案管理的基礎上開發相應的智能管理信息軟件，確保軟件應用的安全性，防止黑客盜取國有企業員工的數據信息，提高企業人事檔案的使用價值，促進國有企業的發展。改變傳統紙質存儲的管理模式，保證人事檔案管理的安全性。

四、結語

規范國有企業的人事檔案管理工作，有利于促進國有企業的健康可持續發展，同時，國有企業人事檔案管理模式的轉變是必然趨勢，因此，需要引起企業對人事檔案管理工作的重視，及時發現問題，并結合信息化技術進行合理解決，提高人事檔案管理意識，規范人事檔案管理工作，在根本上提升企業的競爭力，從而使企業的綜合效益得到提升。