檔案信息化管理建設研究與應用

白玲

摘 要：檔案信息化管理與應用是實現檔案部門價值的基本要求，它能夠保證檔案資料的完整性，降低檔案管理工作難度，提高檔案信息利用效率，促進檔案管理方式優化。然而，檔案信息化管理與應用現狀與需求不對稱，檔案信息化管理意識淡薄，平臺信息化程度低，管理標準不規范，安全意識不強，缺乏主動服務思想隊伍建設滯后。本文提出相應對策，堅持科學發展觀引領，提高檔案信息化管理認識，加大對檔案建設投入，提高平臺建設水平，完善管理制度，形成統一的管理標準，人防技防相結合，提高安全意識，轉變檔案管理思想，提高服務能力，完善管理人員培訓機制，提高管理隊伍綜合素質等。

關鍵詞：檔案;信息化管理;應用

信息化時代互聯網+思維已經成為行業的基本思維模式，只有主動順應信息化時代，促進檔案信息化管理與應用，才能滿足信息化時代檔案服務需求，才能加速檔案事業的可持續發展。因此，檔案管理部門要主動轉變思維方式，加速檔案信息化管理與應用進程，抓住信息化時代帶來的發展機遇，利用信息技術手段提高檔案管理與應用效率。然而，檔案信息化管理與應用現狀與實際需求還存在一定的差距，不少檔案管理部門對檔案信息化管理與應用缺乏足夠的認識，檔案管理還存在一些突出問題，亟待提高檔案信息化管理與應用認識，加速檔案信息化管理與應用進程。

一、檔案信息化管理與應用意義

新時期檔案信息化管理與應用的意義是多元的，它不僅可以保證檔案資料的完整性，而且能夠降低檔案管理難度，提高檔案信息利用效率，優化檔案管理方式。

（一）保證檔案資料的完整性

檔案資料不僅數量龐大，而且類型眾多，既有紙質檔案資料，又形成了豐富的音像檔案資料等。這些檔案資料的保存受外界環境影響較大，一旦保管不當，就會造成檔案資料的損害甚至是丟失，影響檔案資料的完整性。檔案信息化管理與應用將改變檔案資料的存儲方式，實現無紙化存儲，將傳統的紙質檔案、影像檔案資料等進行數字化轉變，利用計算機存儲介質，這樣能夠較好地保證檔案資料的完整性，將檔案資料管理不當造成的遺失、損害現象等降低到最低程度，從而更好地發揮檔案信息的資源價值，更好地服務社會。

（二）降低檔案管理工作難度

傳統檔案管理模式下，檔案主要以紙質或者影像等形式存儲，由于檔案資料數量巨大、類型繁雜，檔案管理工作難度較大，需要消耗大量的人力、物力。檔案信息化管理與應用實現檔案資料的數字化轉變，在檔案管理過程中將借助先進的技術手段，實現自動化存儲和歸類，從而有效降低檔案管理與應用工作的難度，將更多的人力、財力等解放出來，更好地服務投入到檔案服務中，更好地發揮人力資源價值，在降低檔案管理工作難度的同時，促進檔案管理工作內涵發展。

（三）提高檔案信息利用效率

檔案資料的價值在于應用，在傳統檔案管理模式下，檔案資料的利用往往受時間與空間制約，檔案服務者在提供檔案服務時，需要耗費一定的精力查找檔案，檔案服務需求者需要親臨現場，大大降低了檔案信息利用效率。檔案信息化管理與應用將借助先進的技術，將檔案資料轉變為數字化信息數據，管理人員可以借助先進的檢索功能，就可以便捷地為檔案資料需求者提供便捷的服務。檔案服務也不再局限于現場使用，可以通過互聯網獲得便捷的檔案服務。

（四）促進檔案管理方式優化

傳統檔案管理主要是人工管理，無論是檔案資料的搜集、整理與歸類等，都需要管理人員付出大量的時間與精力。檔案信息化管理應用將促進檔案管理方式轉變，它利用先進的信息技術構建一體化的檔案管理與服務平臺，借助信息技術手段自動地完成檔案數據信息的采集、存儲、管理、轉移與檢索等，各種管理行為的發生依靠網絡檔案管理與應用平臺，從而實現檔案管理從人工管理向信息化管理的轉變，而且隨著信息技術的快速發展，檔案信息化管理模式將更加科學、高效。

二、檔案信息化管理與應用現狀

新時期檔案信息需求不斷加劇。然而，檔案信息化管理與應用現狀還存在滯后性，檔案信息化管理意識淡薄，網絡管理平臺信息化程度低，檔案管理標準不規范，檔案管理過程中安全意識不強，缺乏主動服務的思想，檔案管理隊伍建設滯后，在一定程度上制約了檔案信息化管理與應用。

（一）檔案信息化管理意識淡薄

目前，不少檔案管理部門對檔案管理認識不到位，沒有充分認識到檔案管理在服務社會、服務經濟中的積極作用。思想意識上的不到位制約了檔案信息化管理與應用進程，也制約了檔案管理事業的可持續發展。

（二）管理平臺信息化程度較低

檔案信息化管理與應用是信息技術快速發展下的產物，離不開高效運行的信息化管理平臺。然而，不少檔案部門受意識形態影響，不重視信息化管理平臺建設，信息化管理平臺建設水平較低，難以發揮檔案資源的應有價值。

（三）檔案管理缺乏規范的標準

檔案資源涉及面廣，類型多而復雜，這就加大了檔案管理的難度，需要建立起統一的標準。然而，不少檔案管理部門在檔案資源建設與平臺建設過程中還存在各自為政的現象，檔案管理缺乏規范的標準，制約了檔案資源的共享。

（四）檔案管理中安全意識不強

檔案涉及到單位各個環節，因此，檔案資源管理中涉及到檔案安全問題。一些檔案管理部門在信息化檔案建設與應用過程中，對檔案信息資源的安全性缺乏足夠的認識，從而導致一些涉密的檔案信息泄露問題，從而造成不良的社會影響。

（五）缺乏主動服務受眾的思想

檔案管理的價值在于發揮檔案信息資源作用，在信息化時代，管理理念發生了重要的變化，檔案管理的環境也發生了改變。然而一些檔案管理部門管理理念滯后，缺乏主動服務受眾的思想，沒有充分利用信息化管理平臺開發相應的服務。

三、檔案信息化管理與應用對策

目前社會發展進入轉型期，經濟發展也從快速發展時期進入常態化發展時期，檔案需求不斷升級。這就需要檔案管理部門能夠理性地審視檔案信息化管理與應用現狀，采取有效的應對策略。

（一）堅持科學發展觀引領，提高檔案信息化管理認識

當前社會與經濟環境發生了重要變化，檔案管理部門作為一個服務機構和組織，必須要根據時代發展變化做出相應的變化，這樣才能發揮檔案資源價值。因此，檔案管理部門要堅持科學發展觀為引領，將檔案信息化管理與應用放大社會發展和經濟發展大局中，進一步提高檔案信息化管理思想認識，改變傳統檔案管理與應用思想，深入市場進行市場調研，了解社會和市場對檔案資源的多元化、個性化需求等，從而明確檔案信息化管理與應用定位，提高檔案信息化管理宏觀設計能力，從而提高檔案信息化管理與應用科學性、有效性。

（二）加大對檔案建設投入，提高信息化平臺建設水平

檔案信息化管理與應用的一個關鍵環節是信息化管理與應用平臺，而檔案信息化管理與應用平臺的建設又離不開資金支持。這就需要加大對檔案管理于建設的資金投入，根據檔案信息化管理與應用定位確保信息化管理平臺建設資金。檔案管理部門也有積極轉變管理思想，在政策允許的前提下，積極推動檔案信息化管理改革，通過提供服務型檔案服務獲得一定的經濟收入，從而滿足新時期檔案信息化平臺建設資金需求，建設起一個高效運行的信息化管理平臺，從而滿足檔案資源服務需求。

（三）完善信息化管理制度，形成統一規范的管理標準

檔案信息化管理與應用要達到預期的效果，需要相應的制度作為保障。這就需要檔案部門進一步完善檔案信息化管理制度，首先對不適應時代的制度進行變革，刪除陳舊、無效的管理制度;其次，檔案管理部門要根據檔案信息化管理與應用的需要，建立起全新的管理制度，制度建設要具有可操作性，尤其是檔案信息數據的數字化轉變要堅持國家統一標準，并根據檔案管理部門實際，對檔案管理制度進行適當的調整，從而形成統一、規范的管理標準，這樣才能實現檔案資源的分享，充分發揮檔案資源時代價值，并提高檔案管理與應用效率。

（四）做好人防技防相結合，提高檔案管理的安全意識

檔案信息化管理與應用是一個系統工程，檔案資源涉及到的信息范圍廣，一些檔案資源關系著個人隱私和機密，因此檔案信息化管理與應用的一個重要前提是確保檔案資源的安全性。如何提高檔案管理的安全意識，這就需要做到人防和技防相結合。檔案管理部門首先要提高檔案信息化管理與應用過程中的安全意識，并通過制度建設落實檔案管理人員的行為，確保檔案信息化管理與應用過程中人為因素造成的安全隱患;其次，要不斷提高檔案信息化管理安全技術水平，及時升級信息化管理平臺，及時更新系統安全軟件。

（五）轉變檔案管理思想，提高檔案管理中的服務能力

檔案管理作為現代管理的一個分支，需要積極轉變檔案信息化管理與應用思想，提高檔案管理中的服務能力。首先，檔案管理部門要確立服務思想。檔案部門是服務組織，需要轉變管理理念，基于檔案事業可持續發展的需要，牢固樹立服務社會、民眾的思想，通過服務優化信息化管理品質;其次，檔案管理部門要提高服務主動性。新時期，檔案部門面臨著嚴峻的發展形勢，這就需要檔案部門根據信息化管理與應用的需要，提高服務社會的主動性，能夠深入市場加強調研，精準把握市場檔案服務需求，從而開發個性化檔案服務項目，滿足社會多元化、個性化檔案服務需求。

四、 結語

總之，檔案信息化管理與應用是檔案部門主動順應時代的積極轉變，這無疑將有助于促進檔案事業的更好發展。然而，檔案信息化管理與應用需要理性審視現狀，及時地發現檔案信息化管理與應用過程中存在的典型問題，提高思想認識，積極轉變思想理念，在實踐中探索檔案信息化管理與應用的策略，發揮檔案部門的時代價值。

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